宁夏农牧厅物资采购制度

PAGE宁夏农牧厅物资采购制度一、总则（一）目的为了规范宁夏农牧厅物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保障农牧厅各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本厅实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁夏农牧厅机关及所属各事业单位的物资采购活动，包括办公设备、办公用品、农牧生产物资、科研设备及物资等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商公平对待，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立宁夏农牧厅物资采购领导小组，由厅领导担任组长，相关处室负责人为成员。采购领导小组负责审议物资采购的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式的确定等，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行机构设立专门的物资采购办公室（以下简称“采购办”），作为采购执行机构，负责具体的采购工作。采购办应配备专业的采购人员，明确各人员的职责分工，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，遵守职业道德。（三）各部门职责1.需求部门：负责提出物资采购需求，详细说明所需物资的规格、数量、质量要求、使用时间等信息，并对采购需求的合理性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，提供资金保障，对采购资金的使用进行监督和管理，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等，对发现的问题提出整改意见。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作任务和实际需求，于每年年底前编制下一年度的物资采购预算。采购预算应详细列出采购项目、规格、数量、预计采购金额等内容，并说明采购的必要性和资金来源。2.采购办对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合厅年度工作计划和资金状况，提出年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据审议结果，对年度采购预算草案进行调整和确定，报厅财务部门审核后，纳入厅年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用进行检查和分析，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：1.因国家政策调整、工作任务变化等原因，确需增加或减少采购项目的；2.因市场价格波动等原因，原采购预算无法满足实际采购需求的；3.其他确需调整采购预算的情况。预算调整申请由需求部门提出，经采购办审核、采购领导小组批准后，报厅财务部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标数额标准按照国家和自治区有关规定执行。采购办应按照规定的程序组织公开招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与投标的机会。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，采购领导小组根据评标结果确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购办应根据采购项目的特点和要求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商数量不得少于三家。采购办应向被邀请的供应商发出投标邀请书，组织投标、开标、评标、定标等活动，程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.采购办应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组由采购办代表和有关专家组成，人数不得少于三人，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购办应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并形成论证报告。单一来源采购项目应报采购领导小组批准。采购办应与供应商就采购价格、合同条款等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购办应根据采购项目的特点和要求，确定询价供应商名单。询价供应商数量不得少于三家。采购办应向询价供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购办对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《宁夏农牧厅物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购办。（二）采购审批1.采购办收到《采购申请表》后，对采购需求的合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购必要性、采购预算、采购方式等。2.对于符合采购规定的申请，采购办提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的具体情况，做出审批决定。3.经采购领导小组批准的采购申请，采购办方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.制定采购文件：采购办根据采购项目的特点和要求，制定采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。2.发布采购信息：根据采购方式的不同，采购办通过相关媒体、网站等渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。3.供应商报名与资格审查：供应商按照采购文件的要求进行报名，采购办对报名供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。4.采购评审：采购办组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标或成交供应商。5.签订采购合同：采购办与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，内容应详细、准确、完整。（四）采购验收1.采购物资到货后，采购办应及时通知需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资的数量、质量、规格等进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。3.验收过程中发现的问题应及时记录，并向采购办报告。采购办应根据验收情况，督促供应商履行合同义务，确保采购物资符合要求。（五）采购付款1.采购物资验收合格后，需求部门应填写《宁夏农牧厅物资采购付款申请表》，附上采购合同、验收报告等相关资料，报采购办审核后，提交财务部门。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项。3.采购办应建立采购付款台账，记录采购项目的付款情况，确保付款信息准确、完整。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购办应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购办应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核，确保合同条款符合法律法规和厅相关规定。审核通过后，采购办方可与供应商签订合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办应督促供应商按时、按质、按量提供采购物资，需求部门应做好接收和验收工作。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，采购办应及时与供应商协商，并按照规定的程序办理相关手续。合同变更或解除应签订书面协议，明确双方的权利和义务。（三）合同档案管理1.采购办应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档保存。采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判记录、询价文件、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家和自治区有关规定执行。在保存期限内，采购合同档案应便于查阅和使用，不得随意销毁或丢失。七、采购监督与管理（一）内部监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等。审计部门可采取定期审计、专项审计等方式，对采购项目进行全面或部分审计。2.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。对发现的问题，及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。3.采购办应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，确保采购活动的公正、公平、公开。（二）供应商管理1.采购办应建立供应商诚信档案，记录供应商的基本信息、参与采购活动情况、合同履行情况、违规违纪记录等内容。2.对在采购活动中存在不良行为的供应商，采购办应视情节轻重，采取警告、限制参与采购活动、列入黑名单等措施进行处理。3.通过公开招标、邀请招标等方式确定的供应商，应在规定时间内签订采购合同。如供应商无正当理由拒绝签订合同，采购办应按照规定没收其投标保证金，并将其列入不良供