学院采购制度内部控制度

PAGE学院采购制度内部控制度一、总则（一）目的为了加强学院采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购过程中的风险，确保学院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位在教学、科研、行政及后勤等活动中发生的各类采购业务，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益，实现学院资源的优化配置。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受学院内部和社会的监督，确保采购信息的透明度。4.归口管理原则：明确各职能部门在采购活动中的职责，实行归口管理，避免多头采购和重复采购。5.制衡性原则：建立健全采购业务的决策、执行、监督等环节的相互制约机制，防止权力滥用和腐败行为的发生。二、采购业务流程（一）采购需求申请1.各部门、各单位根据教学、科研、行政及后勤等工作的实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至归口管理部门。（二）采购预算编制与审核1.归口管理部门收到《采购需求申请表》后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、必要性、可行性等。2.根据审核结果，归口管理部门会同财务部门编制采购预算，明确采购项目的预算金额，并提交至学院预算管理部门进行审核。3.学院预算管理部门对采购预算进行审核，审核通过后，将采购预算纳入学院年度预算计划。（三）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，归口管理部门确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购；对于未达到公开招标数额标准，但符合邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式适用条件的采购项目，可以采用相应的采购方式进行采购。3.在确定采购方式后，归口管理部门填写《采购方式审批表》，详细说明采购项目的基本情况、采购方式选择的理由等内容，并提交至学院采购管理部门进行审批。（四）采购文件编制1.采购管理部门根据批准的采购方式，组织编制采购文件。采购文件包括招标文件、谈判文件、询价文件等，应当明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应当充分征求相关部门和专家的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。3.采购文件编制完成后，采购管理部门应当组织对采购文件进行审核，审核通过后，方可发布采购文件。（五）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式进行采购的项目，采购管理部门应当在指定的媒体上发布采购公告，公开采购项目的基本情况、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行采购的项目，采购管理部门应当向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书、单一来源采购协商书、询价通知书等采购文件，邀请其参加采购活动。3.采购信息发布应当确保信息的准确性、完整性和及时性，不得隐瞒、歪曲或泄露采购信息。（六）供应商选择与管理1.供应商应当具备良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等条件。2.采购管理部门应当对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、财务状况等。3.建立供应商库，对合格供应商进行分类管理和动态评估。定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等情况进行评价，对于评价不合格的供应商，及时清理出库，并禁止其参与学院的采购活动。（七）采购评审1.采购管理部门组织成立评审小组，评审小组由学院内部相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成。评审小组的成员应当具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的特点和要求，且与供应商无利害关系。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准、谈判程序、询价规则等，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。3.评审过程应当严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公正性和客观性。评审小组成员应当独立发表评审意见，不得相互串通或受供应商的影响。（八）采购合同签订1.根据评审结果，采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应当对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，应当及时将合同副本送学院财务部门、归口管理部门等相关部门备案。（九）采购验收1.采购项目到货后，归口管理部门组织相关部门和人员按照采购合同的约定进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。2.对于大型或复杂的采购项目，可以邀请专业的检测机构或专家进行验收。验收合格后，验收人员应当签署验收报告。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定情况的，应当及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、维修、退货等措施，直至验收合格为止。（十）采购付款1.财务部门依据采购合同、验收报告等相关文件，审核采购项目的付款申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。2.对于采用预付款方式的采购项目，应当在合同中明确预付款的比例和支付条件，并严格按照合同约定执行。3.对于分期付款的采购项目，应当在合同中明确每期付款的金额、时间和条件，并跟踪供应商的履约情况，确保学院的利益不受损失。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，定期对采购业务流程中的各个环节进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如采购需求不合理、采购预算不准确、采购方式选择不当、供应商选择失误、采购合同签订不规范、采购验收不严、采购付款失控等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险等级分为高、中、低三个级别，影响程度分为严重、较大、一般、较小四个等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级和影响程度的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应当采取重点监控、严格审批、加强内部控制等措施；对于中风险因素，应当采取定期检查、加强沟通、完善制度等措施；对于低风险因素，应当采取一般关注、适当提醒等措施。2.建立采购风险预警机制，及时发现和预警采购过程中的风险信号。当风险指标达到设定的预警值时，应当及时采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。（三）风险监督与评价1.定期对采购风险管理工作进行监督检查，确保风险应对措施的有效执行。检查内容包括风险识别与评估的准确性、风险应对措施的合理性和有效性、风险预警机制的运行情况等。2.对采购风险管理工作进行评价，总结经验教训，不断完善采购风险管理制度和流程。评价结果应当作为改进采购管理工作的重要依据。四、采购内部控制监督（一）内部审计监督1.学院内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，审查采购活动的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购需求申请、采购预算编制与审核、采购方式确定、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择与管理、采购评审、采购合同签订、采购验收、采购付款等环节。2.内部审计部门应当出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）纪检监察监督1.学院纪检监察部门对采购活动进行全程监督，重点监督采购过程中的廉洁自律情况，防止发生腐败行为和违规违纪问题。2.纪检监察部门应当受理对采购活动中违规违纪行为的举报和投诉，