单位自行采购制度

PAGE单位自行采购制度一、总则（一）目的为规范单位自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门、各分支机构在开展业务活动过程中，使用自有资金进行的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足业务需求的前提下，注重采购成本控制，追求资金使用效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，保障所有潜在供应商平等参与竞争，确保采购结果公平公正。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序和合作关系。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善单位自行采购制度，并组织实施和监督检查。汇总各部门采购需求，编制采购计划，报单位领导审批后组织采购活动。建立供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。负责采购合同的签订、履行、验收等工作，并对采购项目进行档案管理。2.需求部门根据业务需要，提出采购需求，详细说明采购项目的规格、数量、质量要求、技术参数等内容。协助采购管理部门开展采购活动，参与采购项目的验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，对采购资金进行支付管理和核算。监督采购资金的使用情况，确保资金安全、合规使用。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。对采购项目的资金使用情况进行审计，防范财务风险。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.各需求部门应根据业务开展情况，提前制定采购需求计划，并在规定时间内提交给采购管理部门。2.采购需求计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、预算金额、预计采购时间等详细信息。3.对于紧急采购需求，需求部门应及时向采购管理部门说明情况，并提供相关证明材料。（二）采购计划编制1.采购管理部门收到各需求部门的采购需求计划后，进行汇总和审核。2.根据审核后的采购需求，结合单位资金状况、库存情况等因素，编制年度采购计划和月度采购计划。3.采购计划应包括采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间安排、采购方式等内容。4.采购计划应报单位领导审批后实施，审批通过后的采购计划应严格执行，不得擅自变更。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因业务发展变化、市场价格波动等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时向采购管理部门提出申请。2.采购管理部门对调整申请进行审核，并根据实际情况编制采购计划调整方案，报单位领导审批。3.采购计划调整方案应明确调整的采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、调整原因、调整后的采购时间安排等内容。4.经审批后的采购计划调整方案应作为采购活动的依据，采购管理部门应按照调整后的计划组织实施采购。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。3.公开招标采购程序如下：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件，并组织开标、评标、定标活动。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[X]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大且不值得的。3.邀请招标采购程序如下：采购管理部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的资格条件和名单。向邀请供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。对邀请供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件，并组织开标、评标、定标活动。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购程序如下：采购管理部门成立谈判小组，小组成员由采购人代表和有关专家共[X]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判活动，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序如下：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并附相关证明材料。单位领导对单一来源采购申请进行审批，审批通过后，采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容。采购管理部门与供应商签订采购合同，并将采购情况报单位审计部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购程序如下：采购管理部门成立询价小组，小组成员由采购人代表和有关专家共[X]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门负责人和供应商法定代表人或授权代表签字并加盖双方单位公章。4.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购管理部门应按照采购合同约定，及时向供应商支付货款。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货义务，并提供相关的售后服务。3.需求部门应配合采购管理部门做好采购合同的履行工作，对采购货物、工程和服务进行验收。4.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购货物、工程和服务进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准和质量要求，服务是否满足合同约定等。3.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。4.如验收不合格，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、返工等措施，直至验收合格为止。因供应商原因导致验收不合格的，采购管理部门有权扣除相应的货款，并要求供应商承担违约责任。（四）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。2.采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、验收报告、付款凭证等资料。3.采购合同档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，并建立电子和纸质档案，便于查询和管理。4.采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般不得少于[X]年。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。2.采购管理部门应定期对采购项目进行自查，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。3.财务部门应加强对采购资金的核算和监督，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用。4.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性，对发现