单位货物及服务采购制度

PAGE单位货物及服务采购制度一、总则（一）目的为了规范本单位货物及服务采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位机关各部门、所属各单位货物及服务采购活动。货物包括各类原材料、设备、办公用品、办公家具等；服务包括各类咨询服务、技术服务、维修服务、劳务服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现采购性价比最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购部门，负责具体采购业务的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，具有良好的职业道德和沟通协调能力。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出货物及服务的采购需求，明确采购规格、数量、质量要求、交货时间等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合规使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督检查，审查采购程序是否合规、采购结果是否公正、采购资金使用是否合理等，对发现的问题及时提出整改意见。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作计划和业务发展需要，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、金额、采购时间等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合单位整体预算安排，提出采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据单位发展战略和实际情况，对采购预算草案进行审定，确定年度采购预算，并报单位财务部门备案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批，并报财务部门备案。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素，导致采购项目成本大幅增加，原采购预算无法满足采购需求；因单位业务发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整，原采购预算已无法涵盖；其他确需调整采购预算的情形。2.预算调整申请由需求部门提出，经采购部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况进行审议，必要时可组织相关部门进行论证，合理确定调整后的采购预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物及服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标活动，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物及服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。采购部门应按照规定程序组织开标评标活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物及服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等事项与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物及服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报采购领导小组审批。采购部门应与供应商就采购价格、技术标准、服务要求等事项进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门应根据报价情况，对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合理性、合规性进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购预算和实际情况，对采购申请进行审批。审批通过的，采购部门组织实施采购；审批不通过的，采购部门应及时通知需求部门，并说明理由。（三）采购实施1.确定采购方式：采购部门根据采购项目的特点和金额大小，按照本制度规定的采购方式，确定具体的采购方式。2.编制采购文件：采购部门根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价单等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求等内容。3.发布采购信息：采购部门按照规定的程序和渠道，发布采购信息。公开招标和邀请招标的采购信息应在指定的媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购和询价的采购信息应在单位内部网站或其他合适的渠道发布。4.组织采购活动：采购部门按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。采购活动应严格按照相关法律法规和行业标准进行，确保采购过程的公平公正。5.确定成交供应商：采购活动结束后，如果采用招标方式采购的，由评标委员会按照评标标准推荐中标候选人，采购领导小组根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商；如果采用竞争性谈判、单一来源采购或询价方式采购的，由谈判小组、采购部门或询价小组根据评审结果确定成交供应商。（四）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款完整、明确、合法。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本送财务部门、审计部门等相关部门审核。审核通过后，采购部门与成交供应商签订合同，并报采购领导小组备案。（五）验收付款1.验收：采购项目到货后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准和方法，及时组织验收。验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商限期整改或退换货物。2.付款：财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核无误后办理付款手续。付款方式应符合国家法律法规和单位财务制度的规定，确保资金支付安全。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督检查，审查采购程序是否合规、采购结果是否公正、采购资金使用是否合理等。审计部门可采取定期审计、专项审计、离任审计等方式，对采购活动进行全过程监督。2.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。纪检监察部门可通过设立举报信箱、举报电话等方式，接受群众举报，对发现的问题及时进行调查处理。3.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和考核，规范采购行为，提高采购工作效率和质量。采购部门应定期对采购工作进行总结分析，查找存在的问题和不足，及时采取措施加以改进。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查。采购部门应积极配合政府部门的监督检查工作，如实提供采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料，对政府部门提出的问题及时进行整改。2.采购活动应接受社会公众的监督。采购部门应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等内容，确保采购信息公开透明，接受社会公众的监督。七、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。2.采购部门应通过公开征集、供应商推荐、行业协会推荐等方式，建立供应商信息库。对申请准入的供应商，采购部门应进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、业绩情况、信誉状况等内容。3.经资格审查合格的供应商，采购部门应将其纳入供应商信息库，并向其发放供应商准入通知书。供应商信息库应定期更新，对不符合准入条件或出现违规行为的供应商，应及时清理出库。（二）供应商评价与考核1.采购部门应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等的重要依据。2.采购部门可通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式，对供应商进行评价与考核。评价与考核指标应根据采购项目的特点和要求，设定合理的权重，确保评价与考核结果客观公正。3.采购部门应将供应商评价与考核结果及时反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行整改。对评价与考核结果优秀的供应商，采购部门可给予适当的奖励；对评价与考核结果不合格的供应商，采购部门应责令其限期整改，整改仍不合格的，应取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与退出1.供应商有下列情形之一的，采购部门应取消其供应商资格，将