医院采购院内询价制度

PAGE医院采购院内询价制度一、总则（一）目的为规范医院采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本院内询价制度。本制度旨在确保医院在采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，获取性价比最优的物资、设备及服务，满足医院医疗、教学、科研等工作的需要。（二）适用范围本制度适用于医院各部门（科室）使用财政性资金、自有资金等进行的物资、设备、服务采购活动，包括但不限于医疗设备、医用耗材、办公用品、药品、后勤服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，确保询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地向相关方公开，包括询价文件、询价过程、询价结果等，接受医院内部和社会监督。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益，实现性价比最优。二、询价组织与职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善医院采购院内询价制度及相关流程，并组织实施。2.汇总各部门（科室）的采购需求，根据采购项目的特点和要求，确定询价方式和询价小组组成人员。3.审核询价文件，确保文件内容完整、准确、合法，并符合医院采购需求。4.组织询价活动，协调解决询价过程中出现的问题，监督询价小组的工作。5.负责与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同，并对采购合同的执行情况进行跟踪和监督。6.建立采购档案，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档和保管。（二）询价小组1.由医院采购管理部门、使用部门（科室）、财务部门、审计部门等相关人员组成，成员人数根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。2.负责对采购项目进行询价，收集供应商报价信息，对报价进行评审和比较。3.根据评审结果，推荐中标候选人或确定中标供应商，并撰写询价报告。4.对询价过程中发现的问题提出处理意见和建议，参与采购合同的签订和验收工作。（三）使用部门（科室）1.根据实际工作需要，提出采购需求，详细填写采购申请单，明确采购物资、设备或服务的名称、规格、型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额等内容。2.参与询价过程，提供采购项目的相关技术资料和使用要求，协助询价小组进行评审和比较。3.负责采购项目的验收工作，对采购物资、设备或服务的质量、数量、规格等进行检查和确认，并出具验收报告。（四）财务部门1.参与采购项目的预算编制和审核工作，提供财务方面的专业意见和建议。2.负责对采购资金的使用进行监督和管理，确保资金使用合规、安全、有效。3.审核采购合同中的付款条款，参与采购项目的付款结算工作。（五）审计部门1.对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和医院相关制度的要求。2.参与询价过程，对询价文件、询价过程、询价结果等进行审计，提出审计意见和建议。3.对采购项目的合同执行情况、资金使用情况等进行审计，防范采购风险。三、询价流程（一）采购申请1.使用部门（科室）根据工作需要，填写采购申请单，并提交至采购管理部门。采购申请单应详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。如审核通过，将采购申请单提交至采购管理部门负责人签字批准；如审核不通过，应及时与使用部门（科室）沟通，说明原因，并要求其修改或补充采购申请。（二）询价准备1.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，确定询价方式（公开询价、邀请询价等）和询价小组组成人员。询价小组应具备相关专业知识和经验，熟悉采购项目的技术要求和市场情况。2.采购管理部门编制询价文件，询价文件应包括采购项目的基本情况、技术要求、商务条款、报价要求、评审标准等内容。询价文件应确保内容完整、准确、合法，并符合医院采购需求。3.采购管理部门将询价文件发送给符合条件的供应商，邀请其参与询价。供应商应在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价函、技术方案、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。（三）询价评审1.询价小组对供应商提交的报价文件进行评审，评审内容包括报价、技术方案、商务条款、售后服务等方面。评审过程中，询价小组应充分考虑采购项目的质量、性能、价格、售后服务等因素，确保选择性价比最优的供应商。2.询价小组根据评审标准，对各供应商的报价进行比较和评估，确定中标候选人或中标供应商。如出现两个或以上供应商报价相同且均满足询价文件要求的情况，询价小组应根据采购项目的特点和需求，采取其他评审方法（如综合评分法、最低价法等）确定中标候选人或中标供应商。3.询价小组撰写询价报告，询价报告应包括采购项目的基本情况、询价过程、评审结果、中标候选人或中标供应商推荐意见等内容。询价报告应客观、公正、准确，并经询价小组全体成员签字确认。（四）合同签订1.采购管理部门根据询价报告，确定中标供应商后，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交至财务部门、审计部门等相关部门进行审核，审核通过后方可签订合同。合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本发送给使用部门（科室）、财务部门、审计部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。（五）验收付款1.使用部门（科室）负责采购项目的验收工作，应在采购项目到货后及时组织验收。验收内容包括采购物资、设备或服务的质量、数量、规格、型号等是否符合采购合同要求。验收合格后，使用部门（科室）应出具验收报告，并签字确认。2.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，办理付款手续。付款方式应符合采购合同约定，确保资金支付安全、合规、有效。3.审计部门对采购项目的合同执行情况、资金使用情况等进行审计监督，确保采购活动合法合规，资金使用效益最大化。四、询价文件编制要求（一）基本要求1.询价文件应明确采购项目的基本情况，包括项目名称、采购内容、采购数量、技术要求、商务条款等内容，确保供应商能够准确理解采购项目的要求。2.询价文件应规定报价要求，包括报价范围、报价方式、报价有效期等内容，确保供应商报价的准确性和规范性。3.询价文件应制定评审标准，评审标准应客观、公正、合理，能够充分体现采购项目的质量、性能、价格、售后服务等方面的要求。（二）技术要求1.技术要求应详细、准确地描述采购物资、设备或服务的技术参数、性能指标、质量标准等内容，确保供应商能够提供符合要求的产品或服务。2.技术要求应明确验收标准和方法，验收标准应与采购合同约定一致，验收方法应具有可操作性和公正性。（三）商务条款1.商务条款应包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保双方权利和义务明确。2.商务条款应符合法律法规和相关政策要求，不得设置不合理的限制条件或歧视性条款。（四）报价要求1.报价要求应明确报价范围，包括采购物资、设备或服务的价格、运输费、安装调试费、售后服务费等所有费用，确保供应商报价的完整性。2.报价要求应规定报价方式，如总价报价、单价报价等，并明确报价有效期，确保供应商报价的准确性和规范性。（五）评审标准1.评审标准应包括价格、技术方案、商务条款、售后服务等方面的内容，确保选择性价比最优的供应商。2.评审标准应客观、公正、合理，能够充分体现采购项目的质量、性能、价格、售后服务等方面的要求。对于技术方案和商务条款的评审，应制定明确的评审细则，确保评审过程的科学性和公正性。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与医院采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等方面。2.采购管理部门应定期更新供应商资格审查标准和流程，确保资格审查工作的科学性和公正性。对于新参与医院采购活动的供应商，应在采购活动开始前进行资格审查；对于已参与医院采购活动的供应商，应定期进行资格复审，确保供应商资格持续有效。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商选择、续用、淘汰的重要依据。2.采购管理部门应定期收集使用部门（科室）对供应商的评价意见，结合采购项目的验收情况、付款情况等，对供应商进行综合评价与考核。评价与考核结果应及时反馈给供应商，并要求其采取改进措施。3.对于评价与考核结果优秀的供应商，采购管理部门应给予适当的奖励和优惠政策，如优先采购、增加采购份额等；对于评价与考核结果不合格的供应商，采购管理部门应及时采取警告、暂停采购、淘汰等措施，确保采购质量和服务水平。（三）供应商信息管理1.采购管理部门应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查情况、评价与考核结果、采购项目参与情况等进行全面、准确的记录和管理。2.采购管理部门应定期更新供应商信息，确保信息的及时性和准确性。同时，应加强对供应商信息的保密管理，防止信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.医院内部审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和医院相关制度的要求。审计内容包括采购申请的合理性、询价文件的编制与审核、询价过程的合规性、评审结果的公正性、合同签订与执行情况、资金使用情况等方面。2.医院纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对于发现的问题，应及时督促相关部门进