医院总务采购制度

PAGE医院总务采购制度一、总则（一）目的为加强医院总务采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，满足医院业务发展和日常运行的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院总务部门负责的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于办公用品、医用耗材、后勤设备、物业服务、维修保养服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的原则，为所有供应商提供平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立总务采购领导小组，由总务部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购政策和决策采购计划，监督采购过程，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门总务部门作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.根据医院需求，编制采购预算和采购计划。2.收集、整理采购需求信息，进行市场调研，选择合适的采购方式和供应商。3.起草采购文件，组织采购谈判、招标、询价等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收、结算等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件和资料。（三）相关部门职责1.使用部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作，对采购物资和服务的质量、性能等负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付结算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性以及采购资金的使用效益等。三（此处序号应为三，你可能打错了）、采购预算与计划（一）采购预算编制1.总务部门应根据医院年度工作计划和实际需求，结合上一年度采购情况，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额等内容，并报财务部门审核。2.财务部门按照医院预算管理要求，对采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。审核通过后的采购预算纳入医院年度预算体系。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，总务部门制定详细的采购计划。采购计划应包括采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应根据医院业务发展和实际需求的变化及时进行调整。调整后的采购计划需报采购决策机构审批。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上的。服务类采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上的。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，按照规定的程序进行开标、评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同，并报采购决策机构备案。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并签字盖章后提交给总务部门。2.采购申请表应经使用部门负责人审核同意，并报分管领导审批。对于重大采购项目，需报采购决策机构审批。（二）采购审批1.总务部门收到采购申请表后，对采购申请的合理性、必要性进行审核。审核通过后，将采购申请表提交给采购决策机构或相关领导审批。2.采购决策机构或相关领导根据医院实际情况和采购政策，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请进入采购实施阶段，未通过的采购申请应及时反馈给使用部门并说明原因。（三）采购实施1.根据采购方式确定供应商：公开招标、邀请招标方式：总务部门按照规定发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标等活动，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判方式：谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订谈判纪要。询价方式：向供应商发出询价通知书，收集报价，确定成交供应商，并签订询价成交确认书。单一来源采购方式：与供应商协商一致后签订采购合同。2.签订采购合同：采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，由总务部门负责跟踪合同的履行情况。（四）验收1.采购物资到货前，总务部门应通知使用部门准备验收工作。使用部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认，并加盖验收章。对于验收不合格的物资，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（五）结算1.采购物资验收合格后，总务部门应及时办理结算手续。供应商凭采购合同、发票、验收报告等资料到财务部门申请付款。2.财务部门按照合同约定和财务管理制度，对供应商提交的付款申请进行审核无误后，办理款项支付手续。六、供应商管理（一）供应商选择1.总务部门应建立供应商库，通过市场调研、招标、询价、推荐等方式，收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估，选择合格的供应商纳入供应商库。2.选择供应商时应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择具有良好信誉、较强实力、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。（二）供应商评价1.总务部门定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予适当的奖励和优先合作机会；对表现不合格的供应商，及时进行整改或淘汰出供应商库。（三）供应商沟通与合作1.总务部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等信息，协调解决合作过程中出现的问题。2.鼓励供应商积极参与医院的采购活动，提供优质的产品和服务。对于供应商提出的合理化建议和意见，应认真研究并给予反馈。七、采购监督与审计（一）内部监督1.医院内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金使用的合理性等。2.总务部门应建立健全采购内部控制制度，加强对采购过程的自我监督，确保采购工作规范有序进行。（二）外部监督1.接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题，并将整改情况向医院报告。2.设立举报信箱和举报电话，接受医院员工和社会公众对采购活动中违规行为的举报，并及时进行调查处理。八、采购档案管理1.总务部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应