农业农村局采购管理内部控制制度

PAGE农业农村局采购管理内部控制制度一、总则（一）目的为加强农业农村局采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于农业农村局机关及所属事业单位（以下统称“本局”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商和服务商，确保采购项目的质量和性价比。4.公正原则：采购决策应基于客观、公正的标准，不得偏袒任何一方供应商或服务商。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购需求编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷和投诉。建立和管理采购档案，对采购活动进行记录和存档。2.预算管理部门负责审核采购项目的预算安排，确保采购资金的合理性和可行性。会同采购管理部门编制采购预算，将采购资金纳入年度预算计划。监督采购资金的使用情况，对超预算采购进行审核和控制。3.财务部门负责采购资金的核算和支付管理，按照财务制度和采购合同规定及时支付采购款项。对采购资金的使用情况进行监督和检查，确保资金安全。参与采购项目的预算审核和合同评审，提供财务方面的专业意见。4.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等详细信息。配合采购管理部门进行采购项目的前期调研和市场分析，提供相关技术支持和业务指导。参与采购合同的签订和验收工作，对采购项目的质量和性能进行验收和评价。5.监督部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，确保采购活动合法合规。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。定期对采购管理内部控制制度的执行情况进行评估和审计，提出改进建议和意见。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本部门工作任务和事业发展需要，结合实际情况，提出年度采购需求计划。采购需求计划应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等详细信息，并附相关说明和依据。2.采购管理部门会同预算管理部门对需求部门提交的采购需求计划进行审核和汇总，结合本局年度预算安排，编制年度采购预算草案。采购预算草案应按照采购项目的性质和类别进行分类编制，明确各项采购项目的预算金额和资金来源。3.预算管理部门将年度采购预算草案提交本局预算管理委员会审议，经审议通过后，报本局领导班子审批。审批后的采购预算纳入本局年度预算计划，作为采购活动的资金依据。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照本局预算调整程序进行申报和审批。2.需求部门应在采购预算范围内提出采购需求，不得提出超预算采购申请。如因业务发展需要确需增加采购项目或提高采购标准的，应按照预算调整程序办理相关手续。3.财务部门应按照采购合同和预算安排，及时、足额地支付采购款项。对超预算采购的款项，财务部门有权拒绝支付，并及时向采购管理部门和预算管理部门报告。（三）预算监督1.预算管理部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的核算和监督，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用或挤占采购资金。3.监督部门应定期对采购预算的执行情况进行审计和监督，对违反预算管理规定的行为进行严肃处理。三、采购流程控制（一）采购计划制定1.需求部门根据工作需要和实际情况，提前制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、预算金额等详细信息，并附相关说明和依据。2.采购计划应报采购管理部门审核。采购管理部门对采购计划的合理性、必要性和可行性进行审核，提出审核意见。审核通过的采购计划报本局领导审批后实施。（二）采购方式选择1.采购管理部门根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标应作为本局采购的主要方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，以及供应商资格条件、投标报价要求、评标标准等商务条款。3.采购文件应报本局领导审批后发布。采购文件发布后，不得擅自修改。如因特殊情况需要修改采购文件的，应按照规定程序进行，并及时通知所有潜在供应商。（四）供应商选择与管理1.采购管理部门应通过公开渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与投标或谈判。供应商应具备良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等条件。2.采购管理部门对参与投标或谈判的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等方面的内容。3.采购管理部门组织评标委员会或谈判小组对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审，并按照评审结果确定中标供应商或成交供应商。评标委员会或谈判小组应由本局相关部门人员、技术专家、法律专家等组成，成员人数应符合规定要求。4.采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，并明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，以及违约责任、争议解决方式等条款。5.采购管理部门建立供应商管理档案，对供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等进行记录和管理。定期对供应商的履约情况进行评价，对表现优秀的供应商给予奖励，对存在问题的供应商进行警告或处罚，直至取消其供应商资格。（五）采购合同签订与执行1.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交本局法律顾问进行合法性审查。法律顾问应对合同的条款、内容、格式等进行审查，确保合同符合法律法规和政策规定，避免合同风险。2.采购合同经合法性审查通过后，由本局法定代表人或授权代表签字并加盖本局公章。采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。3.采购管理部门应按照采购合同的约定，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购管理部门做好合同执行过程中的协调和监督工作，及时向采购管理部门反馈合同执行情况。4.供应商如未能按照采购合同的约定履行义务，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。如供应商的违约行为给本局造成损失的，本局有权要求供应商赔偿损失。5.在采购合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括需求部门人员、技术专家、质量检验人员等，验收人员应具备相应的专业知识和技能。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。3.如采购项目验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应在规定的时间内完成整改或退换货，并重新组织验收。如供应商拒绝整改或退换货，本局有权扣除相应的货款，并追究供应商的违约责任。4.采购管理部门应将采购验收情况及时反馈给财务部门，作为支付采购款项的依据。财务部门应按照采购合同和验收报告的约定，及时支付采购款项。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、采购合同签订不规范、采购验收不严等。2.采购管理部门应根据风险识别和评估的结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。对于高风险的采购项目，应采取重点监控和防范措施。（二）风险应对措施1.针对采购计划不合理的风险，采购管理部门应加强与需求部门的沟通和协调，充分了解需求部门的工作任务和实际情况，合理制定采购计划。同时，应建立采购计划审核机制，对采购计划进行严格审核，确保采购计划的合理性和可行性。2.针对采购方式选择不当的风险，采购管理部门应加强对采购方式选择的研究和学习，熟悉各种采购方式的适用范围和条件，根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式。同时，应建立采购方式审批机制，对采购方式的选择进行严格审批，确保采购方式的选择符合法律法规和政策规定。3.针对供应商选择失误的风险，采购管理部门应加强对供应商的资格审查和管理，建立供应商评价体系，对供应商的商业信誉、财务状况、技术能力、履约情况等进行全面评价，选择优质的供应商。同时，应加强对供应商的监督和考核，及时发现和解决供应商存在的问题，确保供应商能够按时、按质、按量履行合同义务。4.针对采购合同签订不规范的风险，采购管理部门应加强对采购合同签订的管理，建立采购合同审核机制，对采购合同的条款、内容、格式等进行严格审核，确保采购合同符合法律法规和政策规定。同时，应加强对采购合同执行情况的监督和检查，及时发现和解决采购合同执行过程中存在的问题，确保采购合同的顺利履行。5.针对采购验收不严的风险，采购管理部门应加强对采购验收的管理，建立采购验收制度，明确采购验收的程序、标准和责任，确保采购验收工作的规范和严格。同时，应加强对采购验收人员的培训和管理，提高采购验收人员的专业素质和业务能力，确保采购验收工作的质量和效果。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现和解决采购过程中存在的风险问题。2.采购管理部门应建立采购风险预警指标体系，对采购计划执行情况、采购方式选择情况、供应商管理情况、采购合同签订与执行情况、采购验收情况等进行实时监控，当出现风险预警信号时，及时发出预警通知，并采取相应的风险应对措施。3.采购管理部门应定期对采购风险管理工作进行总结和分析，评估采购风险管理措施的有效性，不断完善采购风险管理体系，提高采购风险管理水平。五、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购管理部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括采购政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目信息等。2.采购管理部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，提取有价值的信息，为采购决策提供参考依据。3.采购管理部门应建立采购信息数据库，将采购信息进行分类存储，方便查询和使用。（二）信息发布与共享1.采购管理部门应通过本局官方网站、政府采购信息平台等渠道，及时发布采购信息，包括采购公告、采购文件、中标公告、成交公告等。2.采购管理部门应建立采购信息共享机制，与本局相关部门、供应商、社会公众等进行信息共享，提高采购活动的透明度和公正性。3.采购管理部门应定期对采购信息发布和共享情况进行检查和评估，确保采购信息的及时、准确、完整发布和共享。（三）信息安全管理1.采购管理部门应加强对采购信息的安全管理，建立信息安全管理制度，明确信息安全责任，采取有效的信息安全技术措施，保障采购信息的安全。2.采购管理部门应加强对采购信息系统的管理和维护，定期对系统进行升级和优化，确保系统的稳定运行。3.采购管理部门应加强对采购信息操作人员的培训和管理，提高操作人员的信息安全意识和业务能力，防止因操作人员失误或违规操作导致采购信息泄露。六、监督与评价（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检