关于制定政府采购制度

PAGE关于制定政府采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益、社会公共利益和政府采购当事人的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各级部门使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购活动应公开透明，采购信息应及时、准确地向社会公布，确保采购过程和结果的公开性。2.公平竞争原则：通过公平竞争，为供应商提供平等的参与机会，促进市场竞争，提高采购质量和效率。3.公正原则：采购活动应遵循公正的原则，确保采购程序和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则：政府采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动的顺利进行。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立政府采购领导小组，作为公司/组织的采购决策机构。其职责包括：1.审议和批准政府采购制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购程序和中标供应商。3.协调解决政府采购活动中的重大问题。（二）采购执行机构设立采购部门，作为公司/组织的采购执行机构。其职责包括：1.负责编制采购计划和采购预算，报政府采购领导小组审批。2.组织实施政府采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、评标定标等。3.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。（三）监督管理机构设立监督部门，作为公司/组织的政府采购监督管理机构。其职责包括：1.对政府采购活动进行全过程监督，确保采购活动符合法律法规和本制度的规定。2.受理对政府采购活动的投诉和举报，及时进行调查处理。3.对采购部门和相关人员的采购行为进行监督检查，对违规行为提出处理意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和事业发展规划，编制年度政府采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等详细信息。3.采购预算应按照财政部门的要求和规定格式进行编制，并报经公司/组织领导审核后，提交政府采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经政府采购领导小组批准。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目的预算金额发生较大变化的。因工作需要，增加或减少采购项目的。其他需要调整采购预算的情形。2.采购部门应及时向政府采购领导小组提交采购预算调整申请，并说明调整的原因和金额。3.政府采购领导小组应根据实际情况进行审核，并作出是否批准调整采购预算的决定。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购项目符合下列情形之一的，必须采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标限额标准的。采用公开招标方式能够满足采购需求、具有明显竞争优势的。2.公开招标应按照以下程序进行：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对潜在供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购部门确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，并在规定的时间内完成谈判。谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等。政府采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，并作出是否批准的决定。采购部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、售后服务等条款，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用询价方式：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间要求等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初审，核实采购项目的必要性、可行性和预算情况等。2.采购部门将初审通过的采购申请提交政府采购领导小组审批。3.政府采购领导小组对采购申请进行审议，作出是否批准采购的决定。（三）采购实施1.采购部门根据政府采购领导小组的批准意见，组织实施采购活动。2.采购部门按照选定的采购方式，编制采购文件，发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、评标定标等工作。3.在采购过程中，采购部门应严格按照法律法规和本制度的规定，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、监督部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收应按照采购合同的要求和相关标准进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。2.验收合格后，采购部门填写《政府采购验收报告》，并提交财务部门办理付款手续。3.财务部门按照采购合同的约定和相关财务制度，及时支付采购资金。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.供应商应具备《中华人民共和国政府采购法》规定的条件，具有独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.采购部门应根据采购项目的特点和要求，制定具体的供应商资格条件，并在采购文件中明确规定。（二）供应商登记1.有意参与本公司/组织政府采购活动的供应商，应向采购部门提交《供应商登记表》，并提供相关证明材料，进行供应商登记。2.采购部门对供应商提交的登记材料进行审核，符合条件的予以登记，并建立供应商档案。（三）供应商考核1.采购部门应定期对供应商的履约情况进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、合同履行情况等。2.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对考核结果为优秀的供应商，在下次采购活动中可给予优先考虑；对考核结果为不合格的供应商，采购部门应暂停其参与本公司/组织政府采购活动的资格，并责令其限期整改。（四）供应商淘汰1.供应商如有下列情形之一的，采购部门应将其从供应商名单中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。有其他严重违反法律法规和本制度规定行为的。2.被淘汰的供应商在三年内不得参与本公司/组织的政府采购活动。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动有关的各类文件和资料。（二）档案整理采购部门应在采购活动结束后及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并建立档案目录。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、涂改、损毁档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制和审核情况以及采购合同的签订和履行情况等。2.监督部门在监督检查过程中，有权查阅、复制有关文件和资料，询问相关人员，调查了解采购活动的有关情况。（二）投诉处理1.供应商对政府采购活动有异议的，可以向采购部门提出质疑。采购部门应在规定的时间内对质疑进行答复。2.供应商对采购部门的答复不满意或者采购