完善合同管理工作制度

PAGE完善合同管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。2.职责：审议合同管理制度、流程和重大合同。协调解决合同管理中的重大问题。监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门1.设立：公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一管理工作。2.职责：制定和完善合同管理制度、流程和示范文本。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。监督合同的履行情况，及时发现和解决合同履行中的问题。负责合同纠纷的处理工作。（三）合同承办部门1.职责：负责合同的起草、谈判、签订等具体工作。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门报告合同履行情况。配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义、易引起误解的表述。（二）合同审核1.合同承办部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从以下方面进行审核：合同主体是否合法，是否具备签订合同的资格和能力。合同内容是否符合法律法规和政策规定，是否公平合理。合同条款是否齐全，权利义务是否明确，违约责任是否具体。合同签订程序是否符合规定，是否经过必要的授权和审批。2.合同管理部门审核后，应出具审核意见。审核意见应明确指出合同文本存在的问题，并提出修改建议。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。（三）合同签订1.合同文本经审核通过后，由合同承办部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。2.合同签订人应具备相应的授权和资格。签订合同前，应核实对方当事人的身份、资质、信用等情况，确保合同的真实性和合法性。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本副本提交合同管理部门备案。合同管理部门应按照规定对合同进行编号、归档管理。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本发送给相关部门和人员，明确合同履行的责任和要求。2.合同履行过程中，如发生需要通知对方当事人的事项，合同承办部门应及时以书面形式通知对方，并保留相关证据。（二）履行跟踪1.合同承办部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行跟踪记录。跟踪记录应包括合同履行的时间、进度、质量、付款等情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行中的问题。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本提交合同管理部门备案。合同管理部门应按照规定对合同变更情况进行登记和管理。（四）解除管理1.合同履行过程中，如需要解除合同，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、时间、方式等内容。2.合同解除协议签订后，合同承办部门应及时将解除协议副本提交合同管理部门备案。合同管理部门应按照规定对合同解除情况进行登记和管理。五、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别，分析合同可能存在的风险因素，如合同主体风险、合同内容风险、合同履行风险、合同变更风险、合同解除风险等。2.合同承办部门在合同签订、履行过程中，如发现可能存在风险的情况，应及时向合同管理部门报告。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别的结果，对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估应采用科学的方法和工具，如风险矩阵、层次分析法等。（三）风险应对1.针对不同等级和影响程度的合同风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等措施。2.合同承办部门应按照合同管理部门制定的风险应对措施，采取有效的措施防范和控制合同风险。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的管理，规范合同行为，预防合同纠纷的发生。2.合同承办部门在合同签订、履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，及时与对方当事人沟通协调，避免产生纠纷。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，并向合同管理部门报告。合同管理部门应组织相关人员对纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、特点和实际情况，选择合适的处理方式，如协商解决、仲裁解决、诉讼解决等。3.合同承办部门应按照纠纷处理方案的要求，积极与对方当事人进行协商、仲裁或诉讼，维护公司的合法权益。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门。合同管理部门应按照规定对合同档案进行收集、整理和归档。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同履行记录、合同变更协议、合同解除协议、相关证据等资料。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同的类别、编号、时间等顺序对合同档案进行整理，确保档案的完整性和系统性。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理。电子档案应按照规定进行备份和存储，确保档案的安全性和可查阅性。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。保管期限届满后，合同管理部门应按照规定对档案进行销毁处理。（四）档案查阅1.公司内部人员查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出