青协外联部工作制度

PAGE青协外联部工作制度一、总则（一）目的本工作制度旨在规范青年志愿者协会（以下简称“青协”）外联部的工作流程，提高外联部工作效率，加强与校内外各组织、机构及企业的沟通与合作，拓展志愿服务资源，推动青协各项志愿服务活动的顺利开展，为社会公益事业做出积极贡献。（二）适用范围本制度适用于青协外联部全体成员，包括部长、副部长及部员。（三）工作原则1.合法性原则：外联部的一切工作活动必须遵守国家法律法规以及学校的各项规章制度。2.诚信原则：在与合作方沟通、洽谈及合作过程中，秉持诚实守信的态度，履行承诺，维护青协的良好形象。3.互利共赢原则：积极寻求与各方的合作机会，在满足对方合理需求的基础上，实现青协志愿服务事业的发展壮大，达到互利共赢的目的。4.高效协作原则：内部成员之间保持密切协作，高效完成各项工作任务；与外部合作方建立良好的沟通协调机制，确保合作项目顺利推进。二、部门职责（一）外联部部长职责1.全面负责外联部的整体工作规划与决策，制定年度工作计划和目标，并组织实施。2.领导和管理外联部团队，定期召开部门会议，传达工作任务，指导和监督部员工作进展，协调解决工作中出现的问题。3.拓展和维护与校内外各组织、机构及企业的合作关系，积极寻求合作机会，洽谈合作项目，签订合作协议。4.代表青协与外部合作方进行沟通协调，及时反馈合作进展情况，处理合作过程中的突发问题，确保合作项目的顺利进行。5.向上级领导汇报外联部工作情况，提交工作总结和财务报告，接受工作指导和监督。6.负责与其他部门的沟通协作，共同策划和组织志愿服务活动，整合各方资源，为活动提供支持和保障。（二）外联部副部长职责1.协助部长开展工作，负责具体工作任务的分配与落实，督促部员按时完成工作。2.参与外联部工作计划的制定和执行，提出合理化建议和意见，为部长决策提供参考。3.负责与部分合作方的日常沟通联系，跟进合作项目的进展情况，及时向部长汇报。4.组织和参与外联部的各项活动，如洽谈会、交流会等，协助部长做好活动的策划、组织和协调工作。5.收集和整理合作方的反馈意见和建议，及时反馈给部长，以便调整工作策略和方法。6.在部长不在岗时，代行部长职责，确保外联部工作的正常运转。（三）外联部部员职责1.遵守青协外联部的各项规章制度，服从组织安排，积极参与部门各项工作活动。2.协助部长和副部长开展工作，按照要求完成分配给自己的具体任务，如信息收集、资料整理、活动筹备等。3.主动拓展志愿服务资源，积极与校内外潜在合作方进行联系和沟通，了解对方需求，寻求合作机会，并及时向部长汇报。4.参与合作项目的洽谈、签约及执行过程，协助处理合作过程中的相关事务，如文件起草、合同签订、活动执行等。5.收集和整理与外联部工作相关的信息资料，建立和维护合作方信息库，为部门工作提供数据支持。6.积极参加部门组织的培训和学习活动，不断提高自身业务能力和综合素质。三、工作流程（一）合作项目洽谈1.项目信息收集部员通过多种渠道收集校内外各组织、机构及企业的合作意向和项目需求信息，包括但不限于网络搜索、实地走访、行业交流等。对收集到的信息进行初步筛选和整理，提取有价值的合作项目线索，并及时向部长汇报。2.合作意向沟通部长根据部员提供的线索，评估合作项目的可行性和潜在价值，确定重点洽谈对象。安排专人与合作方进行初步沟通，了解对方基本情况、合作需求和期望，介绍青协的宗旨、业务范围和优势，建立初步联系。3.洽谈准备成立洽谈小组，由部长或副部长带队，相关部员参与，共同商讨洽谈方案，明确洽谈目标、重点内容和策略。根据洽谈方案，收集和整理青协相关资料，如组织简介、志愿服务项目案例、合作成功经验等，制作洽谈资料。提前了解合作方的背景信息、行业动态和市场需求，分析对方可能关注的问题和关注点，制定应对措施。4.正式洽谈按照约定时间和地点，与合作方进行正式洽谈。洽谈过程中保持礼貌、专业，清晰阐述青协的合作意向和方案，认真倾听对方意见和建议，积极回应对方关切。针对合作项目的具体内容，如合作方式、服务内容、权益分配、时间安排等进行深入沟通和协商，争取达成共识。记录洽谈过程中的重要信息和达成的共识，形成洽谈纪要。（二）合作协议签订1.协议起草根据洽谈达成的共识，由外联部负责起草合作协议文本。协议内容应明确双方的权利和义务、合作项目的具体内容、服务标准、费用支付方式、保密条款、违约责任等条款，确保协议合法合规、条款清晰、权责明确。在起草协议过程中，充分征求青协内部相关部门和法律专业人士的意见，对协议条款进行审核和修改，确保协议的严谨性和可行性。2.协议审核将起草好的合作协议提交给青协管理层进行审核。审核内容包括协议的合法性、合规性、条款完整性、风险防范等方面。管理层根据审核意见，对外联部进行反馈，外联部对协议进行修改完善，直至协议通过审核。3.协议签订审核通过的合作协议，由青协法定代表人或授权代表与合作方签订。签订协议前，确保双方对协议条款无异议，并按照协议约定的方式和程序完成签字盖章手续。协议签订后，外联部负责将协议原件进行妥善保管，并按照规定进行存档。同时，将协议副本分发给相关部门，以便各部门了解合作项目情况，做好后续配合工作。（三）合作项目执行1.项目启动外联部组织召开合作项目启动会议，向参与项目的各部门介绍合作项目的基本情况、目标任务、工作安排和注意事项，明确各部门的职责分工。协调各方资源，确保项目所需的人力、物力、财力等资源及时到位，为项目执行做好准备工作。同时，建立项目沟通协调机制，确定项目负责人和联系人，确保信息传递畅通。2.项目实施各部门按照分工和项目计划，认真组织实施合作项目。在项目实施过程中，严格按照合作协议和相关标准要求，确保服务质量和工作效果。外联部负责与合作方保持密切沟通，及时了解项目进展情况和对方需求，协调解决项目执行过程中出现的问题。定期向合作方反馈项目进展情况，提交工作汇报和相关资料。建立项目监督和评估机制，定期对项目执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。同时，收集合作方和受益方的反馈意见，不断改进项目实施过程中的工作方法和服务质量。3.项目收尾合作项目结束后，外联部组织相关部门对项目进行总结和验收。总结项目实施过程中的经验教训，评估项目目标完成情况和工作效果，撰写项目总结报告。按照合作协议约定，与合作方进行费用结算和相关事项的交接。清理项目执行过程中产生的各类文件、资料和物资，做好归档和保管工作。对在合作项目中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，激励全体成员积极参与志愿服务工作，不断提高工作水平和服务质量。四、资源管理（一）合作方信息管理1.建立合作方信息库，对外联部拓展的所有合作方信息进行详细记录和管理。信息库内容包括合作方名称、联系人、联系方式、合作项目内容、合作时间、合作成果等。2.定期对合作方信息库进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。及时录入新的合作方信息，删除已终止合作或不再有合作价值的信息。3.加强对合作方信息的保密管理，严格限制信息的查阅和使用范围。未经合作方同意，不得向任何第三方泄露合作方信息。（二）物资管理1.对于合作项目中涉及的物资，如活动设备、宣传资料、礼品等，建立物资管理制度，明确物资的采购、保管、使用、回收等流程。2.物资采购应按照相关规定进行，选择正规渠道和供应商，确保物资质量和价格合理。采购过程中要做好记录，包括采购时间、采购物品、采购数量、采购金额等信息。3.物资保管要指定专人负责，建立物资台账，对物资的出入库情况进行详细登记。物资存放要分类存放、妥善保管，确保物资安全无损。4.在合作项目执行过程中，严格按照物资使用计划和审批程序使用物资，避免浪费和滥用。项目结束后，及时对剩余物资进行清理和回收，做好物资的盘点和核销工作。（三）财务管理1.外联部的财务管理应严格遵守国家财务法律法规和学校的财务管理制度，建立健全财务管理制度和内部控制制度。2.合作项目经费的收支应纳入学校财务统一管理，按照规定的财务流程进行报销和核算。经费使用要严格按照合作协议约定的用途和标准执行，不得擅自挪用或超支。3.建立经费预算制度，在项目洽谈阶段，根据合作项目的内容和要求，编制详细的经费预算方案，报学校相关部门审批。在项目执行过程中，严格按照预算控制经费支出，定期对经费使用情况进行检查和分析。4.加强财务报销管理，报销凭证要真实、合法、有效，报销手续要齐全。报销人员应按照规定填写报销单，附上相关发票、清单等凭证，经审批后到财务部门办理报销手续。5.定期对外联部的财务状况进行审计和公示，确保财务信息公开透明，接受学校和社会的监督。五、沟通协调（一）内部沟通协调1.建立定期的部门会议制度，每周至少召开一次部门例会，总结上周工作进展，安排本周工作任务，交流工作经验和心得，及时解决工作中存在的问题。2.在开展合作项目过程中，外联部与其他部门之间要保持密切沟通和协作。外联部应及时向其他部门提供合作项目的相关信息和要求，其他部门应积极配合外联部的工作，共同推进项目顺利实施。3.加强内部成员之间的沟通交流，鼓励部员积极分享工作经验和想法，营造良好的工作氛围。对于工作中出现的矛盾和问题，要通过沟通协商的方式及时解决，避免影响工作进展。（二）外部沟通协调1.与合作方建立定期的沟通联系机制，根据合作项目的特点和需求，确定沟通频率和方式。如通过电话、邮件、面谈等方式，及时向合作方反馈项目进展情况，了解对方意见和建议，协调解决合作过程中出现的问题。2.积极参加各类行业交流活动、志愿服务研讨会等，加强与同行业组织和机构的沟通与交流，学习借鉴先进经验和做法，拓展合作渠道和资源。3.关注社会热点问题和公众需求，及时调整青协的志愿服务项目和合作方向，更好地满足社会对志愿服务的期望和要求。同时，加强与政府部门、社会组织、媒体等的沟通协调，争取各方对青协志愿服务工作的支持和关注。六、培训与发展（一）培训计划1.根据外联部成员的业务需求和发展状况，制定年度培训计划。培训内容包括志愿服务理念、沟通技巧、商务礼仪、合作项目洽谈与管理、财务管理等方面。2.培训方式采用内部培训与外部培训相结合的方式。内部培训由外联部部长或经验丰富的部员担任讲师，分享工作经验和专业知识；外部培训邀请专业机构或专家学者进行授课，提升成员的综合素质和业务能力。（二）培训实施1.按照培训计划组织实施培训活动，确保培训时间、地点、内容和人员落实到位。培训过程中要注重互动交流，鼓励部员积极参与讨论和实践操作，提高培训效果。2.建立培训考核机制，对参加培训的部员进行考核评估。考核方式可以包括考试、撰写心得体会、实际操作等。对于考核合格的部员，颁发培训结业证书；对于考核不合格的部员，进行补考或重新培训。（三）职业发展1.为外联部成员提供广阔的职业发展空间和晋升机会，根据成员的工作表现和能力水平，合理安排职务晋升和岗位调整。2.鼓励部员参加各类志愿服务相关的竞赛、评选活动，对在活动中表现优秀的部员给予表彰和奖励，提高部员的积极性和荣誉感。3.关注部员的个人发展需求，为部员提供个性化的职业发展指导和建议，帮助部员制定个人职业发展规划，并在工作中给予支持和帮助。七、考核与奖惩（一）考核标准1.制定详细的外联部成员考核标准，考核内容包括工作业绩、工作态度（包括责任心、团队协作精神、服从安排等）、业务能力（包括沟通能力、组织协调能力、应变能力等）等方面。2.工作业绩考核主要根据成员在合作项目洽谈、执行过程中的工作表现和成果进行评估，如合作项目数量、合作质量、经费使用效益等。3.工作态度考核通过日常工作表现、考勤情况、团队合作等方面进行评价。业务能力考核通过成员在培训、实践操作、解决问题等方面的表现进行衡量。（二）考核方式及周期1.考核方式采用自评、互评和上级评价相结合的方式。部员先进行自我评价，然后由其他部员进行互评，最后由部长根据部员的日常工作表现和考核标准进行综合评价。2.考核周期为每学期一次，在学期末进行。考核结束后，对外联部成员的考核结果进行汇总和公示，确保考核结