医院询价工作制度

PAGE医院询价工作制度一、总则（一）目的为规范医院询价工作流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障医院医疗工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内部所有涉及物资、设备、服务等采购项目的询价工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准，确保询价工作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.透明性原则：询价过程公开透明，接受医院内部监督和相关部门的检查。4.效益性原则：在保证质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高资金使用效益。二、询价工作组织架构及职责（一）询价小组1.组成：由医院采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。采购部门负责人担任组长。2.职责负责制定询价计划和询价文件。组织实施询价活动，包括发布询价公告、邀请供应商、接收报价文件等。对供应商的报价文件进行初步审查，筛选出符合要求的供应商进入评审环节。组织评审会议，对进入评审环节的供应商进行综合评审，确定成交供应商。整理询价工作资料，归档保存。（二）使用部门1.职责根据医院实际需求，提出采购项目的技术规格、质量标准、数量等要求。参与询价文件的制定，提供专业技术支持和意见。协助采购部门对供应商进行考察，参与评审会议，对供应商的产品或服务进行评估。负责验收采购项目，反馈使用过程中的问题。（三）财务部门1.职责参与询价文件中关于预算、付款方式等财务条款的制定。对询价项目的资金预算进行审核，确保资金安排合理。协助采购部门对供应商的报价进行财务分析，评估采购成本。负责对采购项目的付款进行审核和监督。（四）审计部门1.职责对询价工作进行全程审计监督，确保询价过程符合法律法规和医院内部制度要求。审查询价文件、报价文件、评审记录等相关资料，检查是否存在违规操作。对询价结果进行审计，如有必要，提出审计意见和建议。三、询价工作流程（一）需求提出1.使用部门根据医院医疗业务发展需要、设备更新计划、物资消耗情况等，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、预算金额、预计使用时间等内容，并提交至采购部门。2.采购部门对《采购需求申请表》进行初步审核，确认需求的合理性和完整性。如发现需求不明确或不合理，及时与使用部门沟通协商，进行修改完善。（二）询价准备1.组建询价小组：采购部门根据采购项目的性质和规模，从相关部门抽调人员组成询价小组。询价小组人数应符合相关规定，一般不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：项目概述：采购项目的名称、用途、数量、质量要求等。技术规格：详细的技术参数、性能指标、验收标准等。商务条款：报价要求、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等。供应商资格要求：营业执照、资质证书、业绩证明、信誉情况等。询价程序和要求：报价文件的格式、内容、提交方式、截止时间等。评审标准：明确评审的方法、因素和权重，如价格、质量、服务、信誉等。3.发布询价公告：采购部门通过医院官网、采购平台、行业媒体等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。询价公告应包含询价文件的主要内容，确保供应商能够全面了解采购项目要求。（三）供应商报名及资格审查1.供应商在规定时间内，按照询价公告要求，向采购部门提交《供应商报名登记表》及相关证明材料，进行报名。2.询价小组对报名供应商进行资格审查，对照供应商资格要求，审核其提交的证明材料。如发现供应商不符合资格要求，及时通知其不得参与询价。3.对通过资格审查的供应商，询价小组向其发放询价文件，并告知其询价相关事宜。（四）报价文件接收1.供应商按照询价文件要求，编制报价文件，并在规定时间内提交至采购部门。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺、资格证明文件等内容。2.采购部门指定专人负责接收报价文件，对收到的报价文件进行登记，检查文件的完整性和密封性。如发现报价文件存在问题，及时与供应商联系，要求其进行补正。（五）初步审查1.询价小组对供应商的报价文件进行初步审查，主要审查以下内容：报价文件是否完整，是否按照询价文件要求编制。报价是否清晰、准确，有无计算错误。技术规格和商务条款是否响应询价文件要求，有无偏离。资格证明文件是否齐全、有效。2.对初步审查合格的报价文件，询价小组进行编号，进入综合评审环节。对初步审查不合格的报价文件，询价小组应及时通知供应商，并说明理由。（六）综合评审1.询价小组组织召开评审会议，对进入评审环节的供应商进行综合评审。评审会议应按照询价文件规定的评审标准和方法进行，确保评审过程公正、公平。2.评审过程中，询价小组成员应认真阅读供应商的报价文件，对供应商的产品或服务进行详细评估，并填写评审记录。评审记录应包括供应商名称、报价、技术规格、商务条款、评审意见等内容。3.根据评审标准，询价小组对供应商进行打分或排序。评审标准可根据采购项目的特点和需求进行设定，一般包括价格、质量、服务、信誉等方面。价格因素可根据其重要性设定一定的权重，其他因素也应进行合理量化。4.综合评审结束后，询价小组根据评审结果，推荐成交候选人。成交候选人一般为得分最高或排序最前的供应商。询价小组应编写评审报告，详细说明评审过程、评审结果及推荐成交候选人的理由。（七）结果确定及公示1.采购部门根据询价小组的评审报告，将评审结果报医院主管领导审批。主管领导对评审结果进行审核，如无异议，确定成交供应商。2.采购部门将成交结果在医院官网、采购平台等渠道进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，接受医院内部职工和社会公众的监督。如有异议，可向采购部门提出，采购部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给异议人。（八）合同签订及履行1.采购部门与成交供应商签订采购合同，合同内容应与询价文件和评审结果一致。合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购部门负责跟踪合同履行情况，监督供应商按照合同约定提供产品或服务。使用部门负责验收采购项目，如发现问题，及时与采购部门和供应商沟通协商解决。3.财务部门按照合同约定，及时办理付款手续。审计部门对合同执行情况进行审计监督，确保资金使用合理、合规。四、询价文件编制规范（一）项目概述1.准确描述采购项目的名称、用途、数量、质量要求等基本信息，确保供应商能够清楚了解采购项目的全貌。2.对于复杂的采购项目，可提供项目背景、现状及发展需求等相关信息，以便供应商更好地理解项目需求。（二）技术规格1.详细列出采购项目的技术参数、性能指标、验收标准等内容，应符合国家相关标准和行业规范。2.对于关键技术指标，可提供技术说明或技术要求的解释，避免供应商产生误解。3.如有特殊技术要求或定制化需求，应在询价文件中明确说明，并提供相应的技术图纸、规格书等资料。（三）商务条款1.报价要求：明确报价的范围、方式、有效期等内容。例如，报价应包含设备采购、运输、安装调试、培训、售后服务等所有费用；报价方式可为总价报价或分项报价；报价有效期一般为[X]个工作日等。2.交货期：规定供应商的交货时间和地点，明确交货期的计算方式和逾期交货的违约责任。3.交货地点：详细说明采购项目的交货地点，确保供应商清楚了解交货要求。4.付款方式：明确付款的阶段、比例和时间节点，如预付款[X]%，货到验收合格后付[X]%，质保期满后付[X]%等。5.售后服务：要求供应商提供售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、质保期等。例如，质保期为自验收合格之日起[X]年，质保期内免费提供维修、更换零部件等服务；接到维修通知后，[X]小时内响应，[X]个工作日内到达现场等。（四）供应商资格要求1.明确供应商应具备的基本资格条件，如具有独立承担民事责任的能力、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度等。2.根据采购项目的特点，规定供应商应具备的特定资质证书或业绩要求。例如，采购医疗设备需具备医疗器械经营许可证；供应商应具有类似项目的成功案例，并提供相应的业绩证明材料等。3.对供应商的信誉情况进行要求，如无重大违法记录、无不良信用记录等。可要求供应商提供信用中国、中国政府采购网等相关网站的信用查询截图。（五）询价程序和要求1.详细说明报价文件的格式、内容要求，包括报价表的格式、技术规格偏离表和商务条款偏离表的填写要求等。2.明确报价文件的提交方式，如现场提交、邮寄、电子邮件等，并规定提交的截止时间和地点。3.告知供应商询价过程中的注意事项，如报价文件的密封要求、逾期提交报价文件的处理方式等。（六）评审标准1.根据采购项目的特点和需求，合理设定评审因素和权重。评审因素一般包括价格、质量、服务、信誉等方面。2.对每个评审因素进行详细描述，明确评审的具体标准和方法。例如，价格评审可采用最低价成交法或综合评分法，质量评审可根据产品的技术参数、性能指标、质量认证等进行评估，服务评审可考察供应商的售后服务承诺、响应时间、维修能力等，信誉评审可参考供应商的信用记录、业绩情况等。3.在询价文件中公布评审标准，确保供应商能够清楚了解评审的依据和方法，提高询价工作的透明度。五、询价工作监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对询价工作进行审计检查，审查询价文件的编制、发布，供应商资格审查，报价文件接收、评审过程等环节是否符合规定程序和要求。2.医院内部设立举报邮箱和电话，接受职工对询价工作中违规行为的举报。对举报内容进行及时调查核实，如发现违规行为，严肃处理相关责任人。3.采购部门定期对询价工作进行总结分析，查找存在的问题和不足，及时采取措施进行改进。（二）外部监督1.主动接受政府采购监管部门的监督检查，按照要求提供询价工作相关资料，配合监管部门的工作。2.在询价公告中明确告知供应商如有疑问或异议，可通过规定渠道向医院提出，医院应及时回复处理，并接受供应商的监督。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在询价过程中如有提供虚假材料、串通报价、恶意低价竞争等违规行为，一经查实，取消其参与本次询价及后续相关采购项目的资格。2.对已成交的供应商，如发现存在违规行为，取消其成交资格，没收其履约保证金，并依法追究其法律责任。3.将违规供应商的不良行为记录在医院供应商诚信