旅行社旅游合同签订制度

旅行社旅游合同签订制度第一章总则第一条为加强旅行社旅游合同签订管理，有效防控合同履行过程中的专项风险，规范业务操作流程，提升合同管理效能，保障公司及客户的合法权益，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。本制度旨在通过系统性管理措施，确保旅游合同签订的合法性、合规性与严谨性，防范法律纠纷与经济损失，促进公司业务可持续发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属旅行社单位及全体员工，涵盖旅行社旅游合同的全生命周期管理，包括合同拟定、审批、签订、履行、变更及终止等环节。具体适用范围包括但不限于：入境旅游合同、出境旅游合同、国内旅游合同、商务考察合同、团队拓展合同及其他旅游相关服务协议的签订管理。第三条本制度涉及以下核心术语，其内涵与外延界定如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对旅游合同签订过程中的特定风险点，实施的系统性管控措施，包括但不限于业务操作规范、合规审查、风险预警及应急处置等。（二）“XX风险”是指旅游合同签订及履行过程中可能存在的法律风险、合规风险、财务风险及声誉风险等，需通过专项管理手段进行识别、评估与控制。（三）“XX合规”是指旅行社旅游合同签订活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的要求，确保业务操作合法、流程规范、权责清晰。第四条旅行社旅游合同签订管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保所有旅游合同签订活动均纳入专项管理范围，不留管理空白。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门及岗位的合同管理职责，确保责任可追溯。（三）“风险导向”原则：聚焦合同签订过程中的重点风险环节，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估合同管理效果，优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司旅游合同签订管理的第一责任人，对合同管理的全面有效性负最终责任；分管领导为公司合同管理的直接责任人，负责组织协调、监督考核及重大事项决策。第六条公司设立旅游合同签订管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括法务合规部、财务部、业务运营部及下属旅行社单位负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定和完善公司旅游合同签订管理制度，协调跨部门协作。（二）审批重大合同签订事项及风险处置方案，确保决策科学合规。（三）定期听取合同管理工作报告，监督制度执行情况，推动问题整改。第七条设立旅游合同签订管理专责部门（以下简称“专责部门”），由法务合规部牵头，负责：（一）制定合同模板及业务操作指南，组织合同评审与合规审查。（二）开展合同风险识别与评估，发布风险预警通知。（三）指导业务部门规范合同签订流程，提供法律支持。第八条各业务部门及下属旅行社单位（以下简称“业务部门”）负责本领域旅游合同签订的日常管理，具体职责包括：（一）落实合同模板及操作规范，确保业务操作合规。（二）组织合同签订前的内部审查，收集客户需求与合规证明材料。（三）监控合同履行情况，及时上报异常问题。第九条各级基层执行岗位（如业务员、合同管理员等）应履行以下合规操作责任：（一）签订合同前确认客户身份及授权，核对合同内容合法合规。（二）妥善保管合同文本及附件，确保资料完整可追溯。（三）发现合同风险或客户投诉时，第一时间向专责部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十条合同主体资格审核：所有旅游合同必须明确双方当事人名称、地址、联系方式及资质证明，境外合同需核实境外合作方的经营许可及信用状况。禁止与无资质或存在重大经营风险的机构签订合作合同。第十一条合同内容合法性审查：合同条款必须符合《中华人民共和国民法典》《旅游法》等法律法规要求，禁止设置排除客户权利、强制捆绑销售或限制客户依法维权的不合理条款。第十二条风险告知义务履行：合同签订前必须向客户明确告知旅游服务内容、费用构成、违约责任及应急联系方式，客户书面确认后归档备查。禁止以格式条款或隐性条款规避风险告知义务。第十三条收款与资金管理：旅游款项应通过公司指定账户收取，严禁现金交易或第三方支付。合同签订后应及时向财务部门备案，明确收款时间节点及逾期处理措施。第十四条服务供应商尽职调查：签订涉及第三方供应商（如酒店、景区、地接社等）的合同前，必须核查其资质、服务评价及信用记录，建立合格供应商名录，定期复核。第十五条不可抗力条款设置：合同必须明确不可抗力事件（如自然灾害、政策调整等）的认定标准、处理流程及责任分担，禁止遗漏该条款或设置不合理免责条件。第十六条合同解除与争议解决：合同应约定解除条件、通知程序及争议解决方式（如协商、调解、仲裁或诉讼），明确管辖机构及适用法律，禁止约定不合理的争议解决程序。第十七条未成年人旅游保护：涉及未成年人旅游合同的，必须核实监护人授权，明确安全保障措施及紧急联系人，禁止未经监护人同意签订合同。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：法务合规部每年牵头对制度进行评估，根据法律法规变化、业务发展及风险案例及时修订，修订后报领导小组审批并发布实施。第十九条风险识别预警机制：专责部门每季度组织合同风险排查，结合行业动态及投诉数据发布风险预警，业务部门据此调整审查重点，重大风险需上报领导小组决策。第二十条合规审查机制：所有旅游合同签订必须经过专责部门或业务部门合规审查，未经审查或审查未通过的合同不得签订，审查记录存档备查。第二十一条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险需成立专项小组协同处理，制定应急预案并上报领导小组审批，处置过程全程记录。第二十二条责任追究机制：对违反合同管理规定的责任人，视情节轻重采取绩效扣减、纪律处分或解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理，责任追究标准明确列入公司绩效考核体系。第二十三条评估改进机制：每年由领导小组组织对合同管理有效性进行评估，结合业务数据、客户投诉及违规案例，提出优化建议并纳入制度修订范围。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部应亲自部署合同管理工作，定期听取汇报，协调解决重大问题，确保制度落实到位。第二十五条考核激励机制：将合同合规情况纳入部门及个人绩效考核，对表现突出的单位及个人给予奖励，违规行为实行“一票否决制”。第二十六条培训宣传机制：每年开展合同管理培训，管理层重点学习合规履职要求，一线员工重点学习操作规范，培训考核结果与绩效挂钩。第二十七条信息化支撑：开发合同管理系统，实现合同模板自动生成、风险实时监控、电子签章等功能，提升管理效率。第二十八条文化建设：编制《旅游合同管理合规手册》，发布典型案例及合规指引，组织签订《合规承诺书》，营造全员重视合规的氛围。第二十九条报告制度：业务部门每月向专责部门报送合同签订情况，专责部门每季度向领导小组报送风险分析报告，重大事件需即时上报。