2026年电力系统科技公司销售合同签订与审批管理制度

2026年电力系统科技公司销售合同签订与审批管理制度第一章总则第一条为规范公司销售合同签订与审批管理工作，防范合同法律风险、经营风险，保障公司合法权益，提升合同履约效率，依据《中华人民共和国民法典》《电力行业合同管理规范》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规及公司经营管理制度，结合电力系统科技行业销售合同技术属性强、履约周期长、保密要求高的特点，制定本制度。第二条本制度所称销售合同，指公司与电力行业客户（电网企业、发电集团、新能源项目运营方、工业用电企业等）签订的设备销售、技术服务、项目合作、定制化开发等各类销售类合同；所称合同审批，指对合同起草、修改、签订全流程的合规性、合理性、风险性进行审核批准的工作；本制度适用于公司本部及全资、控股子公司所有销售合同管理工作。第三条销售合同管理遵循“合法合规、权责清晰、风险可控、流程规范、效率适配”的原则，严禁无审批签订合同、擅自修改合同核心条款、超越授权范围承诺履约义务，确保合同条款符合公司经营战略与风险管控要求。第四条公司建立“销售部门牵头起草、法务部门法律审核、财务部门成本审核、技术部门条款审核、管理层分级审批”的合同管理机制，将合同审批合规性、履约准确率纳入相关部门绩效考核范畴，考核结果与绩效奖金挂钩。第五条公司定期开展销售合同管理复盘分析，对比合同审批时效、法律风险发生率、履约率、纠纷发生率等核心指标，识别管理漏洞，优化审批流程，平衡风险管控与业务效率。第二章组织架构与管理职责第六条销售部门职责：（一）根据客户合作意向起草销售合同，确保合同条款贴合业务实际，核心商务条款（价格、交付周期、验收标准）准确；（二）收集客户合同修改意见，协调相关部门沟通确认，形成合同修订稿；（三）按流程提交合同审批申请，补充审批所需的客户资质、合作背景等资料；（四）合同签订后负责履约跟踪，及时反馈履约异常情况；（五）配合完成合同纠纷处理，提供业务层面的事实依据。第七条法务部门职责：（一）审核合同条款的合法性、合规性，识别法律风险点并提出修改建议；（二）制定标准化合同模板（设备销售、技术服务等），明确核心条款底线；（三）对非标准合同、重大合同进行专项法律审核，出具审核意见；（四）处理合同相关法律纠纷，提供法律支持与解决方案；（五）开展合同法律知识培训，提升销售团队风险意识。第八条财务部门职责：（一）审核合同价格、付款方式、发票类型、结算周期等财务条款的合理性，测算成本与收益；（二）核查合同付款条件是否符合公司财务管理制度，评估资金回收风险；（三）审核合同违约金、赔偿金等条款对公司财务的影响；（四）配合完成合同履约后的财务结算，核对收款与开票信息。第九条技术部门职责：（一）审核合同中技术参数、交付标准、验收流程、质保期限等技术条款的可行性；（二）确认技术服务、定制化开发等合同的履约能力，避免超范围承诺技术指标；（三）对涉及电力安全、设备适配的条款进行专项审核，确保符合行业规范；（四）配合制定合同技术附件，明确技术验收标准与责任划分。第十条采购部门职责（涉及设备销售合同）：（一）审核设备采购成本与销售价格的匹配性，评估库存与交付能力；（二）确认设备交付周期的合理性，避免因供应链问题导致履约违约；（三）配合销售部门明确设备运输、安装、调试等条款的责任划分。第十一条合同管理部门（行政/市场部门）职责：（一）建立合同台账，统一编号、归档管理所有销售合同；（二）审核合同审批流程的完整性，确保各环节审核意见齐全；（三）保管公司合同专用章，按审批结果加盖印章；（四）定期整理合同档案，配合审计、法务部门调取查阅。第十二条公司管理层职责：（一）按授权范围审批销售合同，重大合同提交股东会/董事会审议；（二）审定合同管理年度计划、标准化模板修订方案；（三）协调解决跨部门合同审核争议，审批合同例外条款；（四）审批合同纠纷处理方案、重大违约赔偿事项。第十三条审计部门职责：（一）定期开展销售合同专项审计，核查审批流程、条款合规性、履约情况；（二）识别合同管理漏洞（如越权审批、条款失控），提出整改建议；（三）跟踪整改进度，验证整改效果；（四）对违规签订合同的行为提出责任追究建议。第三章合同起草与审核第十四条起草规范要求：（一）优先使用公司标准化合同模板，非标准合同需说明原因并经法务部门审核；（二）合同条款需明确当事人基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心要素；（三）技术类合同需附技术附件，明确技术参数、验收标准、质保范围等；（四）涉及保密要求的合同需单独约定保密条款，明确保密期限与违约责任。第十五条客户资质审核：（一）起草合同前，销售部门需核查客户营业执照、电力行业相关资质、履约能力证明等资料，确保客户具备合法签约主体资格；（二）对重大客户需开展信用调查，评估资金实力与履约信誉，避免合作风险；（三）客户资质资料需作为合同审批附件一并提交，留存归档。第十六条多部门审核要求：（一）销售部门完成合同初稿后，先提交技术部门审核技术条款，技术部门需在预设时限内出具审核意见；（二）技术审核通过后，提交财务部门审核财务条款，财务部门需在预设时限内出具成本、收款风险审核意见；（三）财务审核通过后，提交法务部门审核法律条款，法务部门需在预设时限内出具法律风险审核意见；（四）所有审核意见需书面留存，作为合同审批的重要依据。第十七条条款修改规范：（一）针对各部门审核意见，销售部门需与客户沟通修改合同条款，修改内容需再次提交对应部门复核；（二）严禁擅自修改已通过审核的核心条款（价格、履约标准、违约责任），确需修改的需重新走审核流程；（三）合同修改记录需完整留存，标注修改原因、修改人、修改时间。第四章合同审批管理第十八条分级审批标准：（一）常规合同（金额低于预设标准、条款无例外）：销售部门负责人审核→法务/财务/技术部门审核→分管领导审批；（二）重要合同（金额达到预设标准、涉及定制化开发）：常规审批流程→总经理审批；（三）重大合同（金额高于预设标准、涉及重大合作项目）：重要合同审批流程→董事会/股东会审批；（四）分级审批标准每年由管理层审定，根据公司经营规模调整。第十九条审批流程要求：（一）销售部门通过公司合同管理系统提交审批申请，附合同初稿、审核意见、客户资质、合作背景等资料；（二）审批人需在预设时限内完成审批，未按时审批的需说明原因，超时未处理的自动流转至上级审批人；（三）审批意见需明确“同意”“修改后同意”“不同意”，并注明具体理由；（四）“修改后同意”的合同，销售部门完成修改后需重新提交该审批人复核。第二十条例外条款审批：（一）合同条款突破公司标准化模板底线（如低于成本价、超长质保期、无担保付款）的，需提交例外条款申请，说明原因、收益与风险防控措施；（二）例外条款需经法务、财务、技术部门联合评估风险，报总经理/董事会审批；（三）未经审批的例外条款，严禁纳入合同文本。第二十一条紧急审批机制：（一）因客户紧急履约需求需加快审批的，销售部门需提交紧急审批申请，注明紧急原因与履约保障措施；（二）紧急审批需经分管领导批准，各审核部门优先处理，缩短审核时限；（三）紧急审批完成后，需在2个工作日内补全所有审批资料，确保流程完整。第五章合同签订与备案第二十二条签订主体要求：（一）合同签订主体需为公司法定名称，严禁以部门、个人名义签订销售合同；（二）签约人需为公司法定代表人或经授权的委托代理人，委托代理人需持有正式授权委托书，明确授权范围与期限；（三）严禁超越授权范围签订合同，授权委托书需作为合同附件归档。第二十三条用章管理要求：（一）合同审批通过后，销售部门凭审批单至合同管理部门加盖合同专用章，严禁无审批用章、倒签用章；（二）合同专用章需专人保管、专章专用，用章记录需注明合同编号、用章日期、用章人、审批人；（三）合同需加盖骑缝章，多页合同未加盖骑缝章的，不得交付客户。第二十四条合同送达要求：（一）合同签订后，销售部门需在预设时限内将合同正本送达客户，确保客户盖章后回收；（二）合同送达与回收需留存凭证（快递记录、签收单），避免合同丢失或客户拒签；（三）客户需电子版签订合同的，需确认电子签章的合法性，留存电子签收回执。第二十五条备案归档要求：（一）合同签订完成后，销售部门需在2个工作日内将合同正本、审批单、客户资质、授权委托书等资料提交合同管理部门归档；（二）合同管理部门按“年度-合同类型-客户类型”分类编号，建立电子与纸质双台账；（三）电子合同需加密存储，纸质合同存放于保密档案柜，仅限授权人员查阅。第六章合同履行与变更第二十六条履约跟踪要求：（一）销售部门为合同履约第一责任人，需跟踪合同交付、验收、收款等关键节点，及时反馈异常情况；（二）技术、采购等部门需配合销售部门履约，按合同约定完成技术服务、设备交付等义务；（三）履约过程中形成的验收单、沟通记录、付款凭证等需及时归档，作为履约依据。第二十七条合同变更要求：（一）合同签订后确需变更核心条款（价格、交付周期、技术标准）的，需由销售部门提交变更申请，说明变更原因、影响；（二）合同变更需按原审批流程重新审核批准，严禁私下与客户达成变更协议；（三）变更协议需与原合同具有同等法律效力，作为原合同附件归档。第二十八条违约处理要求：（一）发现客户违约（逾期付款、拒绝验收、擅自修改需求）的，销售部门需立即告知法务部门，评估违约损失与维权方案；（二）公司需承担违约责任的，需经法务部门审核、管理层审批，严禁擅自承诺赔偿；（三）违约处理过程中的沟通记录、函件需留存，作为纠纷处理的证据。第二十九条合同终止要求：（一）合同履行完毕、协商解除、法定解除的，销售部门需提交合同终止申请，附履约完成证明或解除协议；（二）合同终止后，需清理尾款、质保金、保密义务等收尾事项，避免遗留风险；（三）终止后的合同档案需单独标注，留存期限符合公司档案管理规定。第七章监督检查与责任追究第三十条日常监督机制：（一）合同管理部门每月抽查合同审批流程、用章记录、归档情况，重点核查合规性；（二）法务部门每季度开展合同法律风险排查，识别条款漏洞、履约风险；（三）审计部门每半年开展合同专项审计，覆盖审批、签订、履约全流程；（四）建立违规行为举报机制，鼓励员工举报无审批签合同、擅自修改条款、泄露合同信息等行为，举报属实给予奖励。第三十一条违规情形认定：（一）无审批签订合同、倒签合同、超越授权范围签订合同的；（二）擅自修改合同核心条款，或隐瞒客户修改意见导致公司损失的；（三）无审批使用合同专用章，或违规出借、挪用合同专用章的；（四）合同归档不及时、资料缺失，导致履约纠纷无依据的；（五）故意泄露合同商业条款，或与客户串通损害公司利益的；（六）拒绝配合监督检查，隐匿、销毁合同审批记录的。第三十二条责任追究方式：（一）情节较轻的（如审批资料缺失、归档不及时），给予警告、通报批评，扣减绩效奖金；（二）情节较重的（如无审批签合同、擅自修改核心条款），追究部门负责人及直接责任人责任，责令整改，调离相关岗位；（三）造成公司经济损失的（如违约赔偿、货款无法回收），责令相关责任人赔偿损失；（四）涉嫌违法犯罪的（如合同诈骗、商业贿赂），移交司法机关处理。第三十三条免责情形：（一）因不可抗力（政策调整、自然灾害）导致合同无法履约，且已及时通知客户并采取止损措施的；（二）发现合同管理漏洞后立即上报，并协助完善管控措施，未造成损失的；（三）因客户恶意违约导致合同纠纷，且已按规定履行维权义务的。第三十四条整改要求：（一）对监督检查发现的问题，责任部门需在预设时限内制定整改方案，明确措施、责任人、完成期限；（二）合同管理部门跟踪整改进度，审计部门验证整改效果；（三）整改完成后提交整改报告，确保问题彻底解决，避免重复发生。第八章附则第三十五条本制度所称“常规/重要/重