旅行社旅游合同签订制度

旅行社旅游合同签订制度第一章总则第一条为加强公司旅游合同签订管理，规范业务操作流程，有效防控法律风险与合规风险，保障公司及客户的合法权益，维护企业声誉，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，结合公司旅游业务实际，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、细化操作标准、健全运行机制，实现旅游合同签订全流程的规范化、标准化、精细化管控，防范因合同签订不合规导致的纠纷、损失及责任风险。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属子公司、分公司及全体员工，涵盖公司旅游业务全链条中的合同签订环节，包括但不限于旅游产品采购合同、旅游服务合作协议、旅游线路打包合同、旅游者权益保障协议等。涉及旅游合同签订的业务场景，必须严格遵循本制度执行，确保合同条款合法合规、权责清晰、风险可控。第三条本制度中下列核心术语定义如下：（一）“旅游合同专项管理”是指公司为确保旅游合同签订行为的合法性、合规性，通过制度约束、流程管控、风险防控、监督考核等手段，实现合同签订全流程规范化的系统性管理活动。（二）“合同签订风险”是指因合同条款不明确、权责不对等、违约责任缺失、法律适用错误等因素，可能导致公司承担法律责任、经济损失或声誉损害的潜在风险。（三）“合同签订合规”是指旅游合同签订行为符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求，确保合同内容合法、流程正当、风险可控、客户权益得到充分保障。（四）“合同签订责任主体”是指参与旅游合同签订活动，包括决策、执行、审核、监督等环节的各级管理人员及岗位人员，均需对合同签订的合规性、合法性承担相应责任。第四条旅游合同签订专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：覆盖旅游合同签订的全流程、全环节、全主体，确保管理无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各级管理主体及岗位人员的职责边界，确保合同签订各环节责任清晰、可追溯。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，重点识别、评估、处置合同签订过程中的潜在风险，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：根据法律法规变化、业务发展需求、风险防控效果，定期评估并优化合同签订管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司旅游合同签订专项管理第一责任人，对合同签订的合规性、合法性负总责；分管业务负责人为直接责任人，具体负责合同签订专项管理的组织领导、统筹协调与监督检查。公司主要负责人及分管负责人应定期听取合同签订专项管理情况汇报，研究解决重大问题，确保管理要求落实到位。第六条公司设立旅游合同签订专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为公司合同签订管理的决策机构，负责统筹协调、决策审批、监督评价全公司范围内的旅游合同签订工作。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管业务负责人担任副组长，成员包括法务合规部、业务运营部、财务部、风险控制部等部门负责人。领导小组办公室设在法务合规部，负责日常事务协调与信息汇总。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议公司旅游合同签订管理制度及年度管理计划，审批重大合同签订事项。（二）统筹协调各部门、下属单位在合同签订环节的风险防控工作，解决跨部门、跨单位的重大管理问题。（三）定期听取各部门、下属单位合同签订专项管理情况汇报，评估管理效果，提出改进要求。（四）监督合同签订责任主体的履职情况，对违规行为进行责任追究。第八条牵头部门（法务合规部）负责旅游合同签订专项管理的统筹协调与制度建设，主要职责包括：（一）制定、修订、解释公司旅游合同签订管理制度及操作细则。（二）组织开展合同签订风险识别与评估，编制风险清单及防控措施。（三）审核重大旅游合同的签订，监督合同条款的合规性、合法性。（四）组织合同签订相关培训与宣贯，提升全员合规意识。（五）定期汇总分析合同签订管理情况，提出优化建议。第九条专责部门（业务运营部、财务部、风险控制部等）负责旅游合同签订专项管理的业务协同与风险处置，主要职责包括：（一）业务运营部：负责旅游产品采购合同、服务合作协议等业务合同的商务条款审核，确保合同内容与业务需求匹配。（二）财务部：负责合同签订涉及的付款条款、资金审批权限、税务合规性审核，确保资金管理合法合规。（三）风险控制部：负责合同签订前的风险评估，对重大风险提出处置建议，监督风险防控措施落实。第十条业务部门/下属单位（如旅游产品中心、门店运营部、区域子公司等）负责旅游合同签订的日常管理，主要职责包括：（一）落实公司旅游合同签订管理制度，执行合同签订操作流程。（二）开展本领域合同签订风险自查，及时发现并上报潜在问题。（三）配合牵头部门、专责部门开展合同签订合规审查与风险处置。（四）建立本部门合同签订台账，确保合同签订过程可追溯。第十一条基层执行岗（如旅游顾问、合同管理员等）负责旅游合同签订的具体操作，主要职责包括：（一）严格遵守合同签订流程，确保合同条款录入、审核、签订等环节规范无误。（二）对合同条款的合规性、合理性进行初步判断，发现疑问及时上报。（三）签署合同签订合规承诺书，明确个人在合同签订环节的责任与义务。（四）配合上级部门开展合同签订风险排查与问题整改。第三章专项管理重点内容与要求第十二条旅游产品采购合同签订管理：采购合同必须明确供应商资质、产品标准、价格条款、违约责任、争议解决方式等关键内容。禁止向无资质或资质存疑的供应商采购旅游产品，严禁因利益输送降低采购标准。重点防控采购价格虚高、产品内容与约定不符等风险。第十三条旅游服务合作协议签订管理：合作协议应明确服务范围、服务标准、双方权利义务、违约责任、解除条件等条款。禁止未经评估盲目扩大服务范围，严禁在合作条款中埋设对己方不利的法律陷阱。重点防控服务不达标、责任划分不清等风险。第十四条旅游线路打包合同签订管理：打包合同应详细列明行程安排、服务项目、价格构成、费用说明、违约责任等，确保信息披露真实完整。禁止虚增服务项目、隐瞒费用、模糊责任条款。重点防控价格欺诈、服务缩水等风险。第十五条旅游者权益保障协议签订管理：协议应明确旅游者权利义务、安全提示、紧急情况处理流程、投诉渠道等，确保客户权益得到充分保障。禁止设置不合理限制性条款，严禁强制消费或变相强制消费。重点防控客户投诉、安全责任纠纷等风险。第十六条合同签订前的尽职调查：签订前必须对合作方资质、信用、履约能力进行尽职调查，重点关注合作方的营业执照、行业许可、过往履约记录等，防范合作方经营异常、违约风险。第十七条合同条款的合规审核：所有旅游合同必须经法务合规部或指定专责部门审核，重点审查合同主体适格性、条款合法性、责任对等性，禁止签订显失公平或违反法律法规的合同。第十八条合同签订审批权限：根据合同金额、业务类型、风险等级设定不同的审批权限，重大合同必须经领导小组审议批准。禁止越权审批、无审批签订合同。第十九条违约责任的明确约定：合同必须明确违约情形、违约责任承担方式、争议解决途径等，确保违约行为可追溯、责任可追究。禁止签订违约责任不明确的合同。第二十条禁止性行为管控：严禁在合同签订过程中存在利益输送、商业贿赂、虚假宣传、数据造假等行为，严禁签订关联交易合同、违规转包分包合同。第二十一条合同签订风险的重点防控：（一）法律风险防控：确保合同条款符合《民法典》《旅游法》等法律法规要求，防范因条款违法导致的合同无效风险。（二）商务风险防控：审查合同价格、付款方式、交付标准等条款，防范因商务条款不明确导致的纠纷。（三）信用风险防控：对合作方进行信用评估，防范合作方破产、跑路等信用风险。（四）安全风险防控：明确旅游活动安全责任条款，防范因安全责任不明确导致的事故纠纷。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：法务合规部应根据国家法律法规变化、行业监管要求、业务发展需求，每年至少开展一次制度评估，及时修订完善合同签订管理制度及操作细则。制度修订需经领导小组审议批准后发布实施。第十三条风险识别预警机制：法务合规部牵头，联合业务运营部、风险控制部等部门，每季度开展一次合同签订风险排查，对发现的风险进行分级评估，发布风险预警通知，指导各部门落实防控措施。第十四条合规审查机制：将合同签订合规审查嵌入业务决策、合同评审、签订执行等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。审查内容包括合同主体适格性、条款合法性、责任对等性、风险可控性等。第十五条风险应对机制：对一般风险由业务部门/下属单位负责处置，重大风险由领导小组协调处置。建立风险应急处置流程，明确责任部门、处置措施、上报时限，确保风险及时化解。第十六条责任追究机制：对违反合同签订管理制度的行为，根据情节轻重、后果严重程度，采取通报批评、经济处罚、降职降级、纪律处分等措施。构成犯罪的，依法移送司法机关处理。第十七条评估改进机制：法务合规部每年组织对合同签订专项管理体系的有效性进行评估，重点考核制度执行情况、风险防控效果、客户投诉率等指标，针对评估发现的问题提出优化建议，持续改进管理效果。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：公司主要负责人、分管负责人应定期研究合同签订专项管理工作，协调解决重大问题，确保管理要求落实到位。各部门、下属单位负责人对本部门、本单位的合同签订管理工作负直接领导责任。第十九条考核激励机制：将合同签订合规情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩。对合同签订管理工作中表现突出的部门和个人予以表彰奖励，对存在严重违规行为的予以处罚。第二十条培训宣传机制：法务合规部每年至少组织两次合同签订专项培训，分层级开展培训内容，包括管理层合规履职培训、业务人员操作规范培训、基层执行岗岗位合规培训。通过内部刊物、宣传栏、电子屏等渠道，加强合同签订合规宣传。第二十一条信息化支撑：依托电子合同系统、风险管理系统等信息化工具，实现合同签订流程自动化、风险实时监控、合同归档数字化，提升管理效率与风险防控能力。第二十二条文化建设：编制《旅游合同签订合规手册》，明确管理要求、操作流程、风险案例，向全员发放学习。组织签订合同签订合规承诺书，营造“人人讲合规、事事守底线”的企业文化氛围