2023阀门工业协会成立第一次会员代表大会暨成立大会活动策划方案

阀

门

工

业

协

会立大会活动策划方案E

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A

NMEETINGACTIVITYMANAGEMENTPLAN会议活动管理方案2023

09/03

推进计划搭建施工管理人员管理应急预案活动流程仪式推荐人员推荐宣传推广视觉设计延申设计舞美效果图EMPLOYEE

PERFORMANCE场地

规划活动策略活动概述现场管理执

行

管

理活

动

概

述录目BUSINESS

OPTIMIZATIONNEW

INSURANCE

PLANSDEPARTMENTREVENUEDIRECTORYT

ONE：ACTIVITY

IDEAS活动概述活动策略

、活动概述PAR凝聚汇聚阀门工业百家精英企业互帮互助

、合作共赢

、凝心聚力

、敢为人先成立大会：

活动策略

PART

ONE凝心

聚力利

共

赢互ACTIVITY

IDEAS未来协会与百家精英企业携手气势恢宏跨越海峡

、迎面挑战进发能量

、共创未来荣耀成立大会：

活动策略

PART

ONE携手未

来同进

退共ACTIVITY

IDEASACTIVITY

IDEAS安徽省阀门工业协会「

活动概况」活动主题：

党旗引领谋发展

·协会聚力创新篇--协会第一次会员代表大会暨成立大会主题备选：

1

、携手共赢

铸造辉煌2

、

同心聚力谋发展携手并肩创未来活动时间：

2023年04月（暂定）活动地点：

暂定参与对象

：相关领导

、协会成员等（现场60人以内）活动调性：

学术

、稳重

、大气

、

内涵成立大会：

活动概况

PART

ONEPART

TWO：PROMOTION

SITE场地规划视觉设计

、延申设计

、舞美效果图PROMOTIONSITE「

主画面设计」成立大会

：视觉设计

PART

TWOPROMOTIONSITE「延伸设计-导视」成立大会

：视觉设计PARTTWOPROMOTIONSITE「延伸设计-注水旗」成立大会

：视觉设计

PART

TWOSITEMANAGEMENT「外围导视--示意图」创新馆外场设置大会主题道旗

，展现主体调性，

亦可起到氛围渲染的作用

。道旗上印制活动名称等信息。成立大会：

氛围营造

PART

THREEPROMOTIONSITE「延伸设计-席卡」成立大会

：视觉设计PARTTWOPROMOTIONSITE「延伸设计-手卡/麦标」成立大会

：视觉设计

PART

TWOPROMOTIONSITE「延伸设计-主题背景板」成立大会

：视觉设计

PART

TWOPROMOTIONSITE「延伸设计-签到处」成立大会

：视觉设计

PART

TWOPROMOTIONSITE「IPAD大屏签到」成立大会

：视觉设计PARTTWOPROMOTIONSITE「大屏手绘签到」成立大会

：视觉设计PARTTWOPROMOTIONSITE「舞美效果图」成立大会

：舞美效果图

PART

TWOPROMOTIONSITE「舞美效果图」成立大会

：舞美效果图

PART

TWOSITEMANAGEMENT「会场内演讲台KTB+台花--示意图」成立大会：

氛围营造

PART

THREEPART

THREE：SITE

MANAGEMENT现场管理活动流程

、仪式推荐

、人员推荐

、宣传推广）协会第一次会员代表大会暨成立大会初拟活动流程Hefei,China活动地点

：暂定活动时间

：2022年4月活动时间活动环节活动内容主持人参会地点协会第一次会员代表大会暨成立大会第一阶段：第一次会员代表大会14:00-14:30签到入场活动签到

、现场暖场音乐

、主KV画面礼仪引导暂定14:30-14:33主持人开场主持人开场词并宣读本次大会正式开始主持人开场14:33-14:38筹备组报告筹备组作《关于安徽省阀门工业协会筹备情况的报告》相关领导14:38-14:40选举审议表决审议表决《安徽省阀门工业协会第一次会员大会选举办法（草案）

》相关领导14:40-14:43章程审议表决审议表决《安徽省阀门工业协会章程（草案）

》主持人14:43-14:45选举监票人员现场提名选举监票人员主持人14:45-14:55会费制度表决投票表决《安徽省阀门工业协会会费标准及会费管理办法(草案)》

，现场公布投票结果相关领导14:55-15:00选举名单审议表决审议表决《第一届理事会理事候选人名单》相关领导15:00-15:05选举名单审议表决审议表决《第一届监事会监事候选人名单》相关领导15:05-15:20理事会会议召开安徽省阀门工业协会第一届一次理事会会议（其他会员休息）相关领导主持暂定15:15-15:20合影留念理事会会议期间

，其他会员利用休息时间前往一楼提前整队

，等待理事会议结束后合影留念全体成员户外成立大会：

流程规划

PART

THREEACTIVITYPROCESS安徽省阀门工业协会第一次会员代表大会暨成立大会||初拟活动流程Hefei,China活动地点

：暂定活动时间

：2022年4月活动时间活动环节活动内容主持人参会地点协会第一次会员代表大会暨成立大会第二阶段：成立大会开始15:40-15:45奏国歌全体起立，奏国歌全体成员暂定15:45-15:50选举结果宣布选举结果主持人15:50-15:55审议决议审议第一届第一次会员代表大会决议主持人15:55-16:00揭牌仪式安徽省阀门工业协会logo发布仪式主管领导16:00-16:10会长发言安徽省阀门工业协会成立大会成立仪式主管领导16:10-16:15致贺词新当选会长作表态发言学会代表16:15-16:20领导致辞领导致辞领导嘉宾16:20-16:25领导致辞领导致辞领导嘉宾16:25-16:30领导致辞领导致辞领导嘉宾16:30-16:35领导致辞领导致辞领导嘉宾16:35-16:40领导致辞领导讲话领导嘉宾成立大会：

流程规划

PART

THREEACTIVITYPROCESS安徽省阀门工业协会第一次会员代表大会暨成立大会||初拟活动流程Hefei,China活动地点

：暂定活动时间

：2022年4月活动时间活动环节活动内容主持人参会地点协会第一次会员代表大会暨成立大会第三阶段：

阀门工业发展高峰论坛16:40-16:50主持人开场阀门工业发展高峰论坛开场词主持人暂定16:50-17:05主题演讲专家院士

、领导嘉宾主讲院士专家17:05-17:20主题演讲专家院士

、领导嘉宾主讲院士专家17:20-17:35主题演讲专家院士

、领导嘉宾主讲院士专家17:35-17:40会议结束语主持人宣布成立大会结束主持人17:40-17:45温馨提示主持人温馨提示晚宴场地及如何前往晚宴现场全体成员18:30-晚宴环节酒店成立大会：

流程规划

PART

THREEACTIVITYPROCESSn

logo发布仪式备选--手触大屏发布仪式协会logo发布仪式，

采用定制LED显示屏3D触摸手掌启动

。领导手触摸大屏启动视频，标志协会展开一段新征程。成立大会

：仪式推荐

PART

THREESITEMANAGEMENTn

成立大会成立仪式--铜牌揭牌仪式协会成立仪式，

采用定制木结构造型+定制铜牌形式。领导手拉红绸进行揭牌仪式展开形式搭配大屏创意视频

。直观呈现出协会的揭牌仪式

。整体调性大气美观。成立大会

：仪式推荐

PART

THREESITEMANAGEMENTn

成立大会成立仪式--白皮书/月光宝盒仪式采用定制木结构月光宝盒/白皮书造型

，

自动化展开形式搭配灯光立柱及大屏创意视频

。直观呈现出成立大会的发布

，整体调性大气美观。成立大会

：仪式推荐

PART

THREESITEMANAGEMENT「活动礼仪要求」•服务理念

：全程微笑

、主动

、周到服务•统一着礼仪服装,

引导嘉宾签到入场,指引嘉宾领导上台•工作要求•18-25岁身高165cm以上•相貌较好举止优雅•对工作高度热忱

，态度认真

，待人礼貌•签到环节：

2名•主题合影墙

2名•舞台两侧：

4名（开场后

）成立大会

：人员推荐

PART

THREESITEMANAGEMENTSITEMANAGEMENT活动前一周内

，

进行活动前宣推广

，

扩大市场声音①

官方微信公众号推广项目公众号进行宣传发布活动链接

，

活动形式全程报导；②

宣传页面推广微信朋友圈转发活动H5页面

，

前期造势宣传

、

推广

、邀约；③

微信朋友圈活动推广视频制作活动前宣倒计时预热小视频；

更多免费方案资料加微信：

jychq

02④

合作媒体邀请电视

、广播

、平面和网络媒体分前中后三期对活动进行宣传报道，合作户外

、广播媒体进行活动画面

、广播投放

。成立大会：

宣传推广

PART

THREE宣

传

推

广韵

味

相

邀THETASTEMELLOWYEARS定制高端H5邀请函将活动的内容定制成主题邀请函幸福相邀

，美好将致MAKETHECONTENTOFTHEACTIVITYINTOTHEINVITATION

LETTER

OF

ANCIENT

THEME摄像&实时转播现场直播多机位摄像视频切换

，专业晚会节目高清切换台

，资深晚会切换导播专业制作

，现场网络直播

，并可互动，后期刻盘留念。游离机位15秒小视频可用于活动结束之后发朋友圈进行宣传推广直播机位设置定点机位2个：放置舞台的左侧和会场正后方导播台1项：会场右侧

，进行现场转播成立大会：

宣传推广

PART

THREE视

频

直

播SITEMANAGEMENT云摄影师直播中

心

实时选片

分享传播即拍即看

·60秒出片活动摄影&

图片直播1

、定点机位摄像2

、云摄影技术服务

，

云端品控选图+数码师修图服务

，更多场景地域共享摄影黑科技活动现场实时展现精美图片

，

可在终端链接内下载使用

，同步宣传本次活动

，

给活动整体带来更好更有效的宣传推广成立大会：

宣传推广

PART

THREE图

片

直

播SITEMANAGEMENT PART

FOUR：PERFORM

MANAGEMENT执行管理推进计划

、搭建施工管理

、人员管理

、应急预案）数据采集地方供应商管理设计活动规划场地数据实地测量

电力/

通道信息核查功能及区

域规划建议

网络环境勘查协助组委会筛选及监管地方供应商

，并实时与供应商沟通和确认工作进度

。提供技术支持。为主办方提供相关的设计支持

。

内容包括搭建物

、印刷物及电子物（ppt

、环节kv等会场的摆桌形式设计及平面图制作；会场活动环节的创意设计及相关使用的音频、灯光效果等成立大会：

推进计划

PART

FOUR活动筹备期/管理计划会场初步考察活动场地复勘含供应商对接技术参数提供延展及舞美设计活动形式设计设备情况核查工艺监管电子物料设计调整第三方设计对接活动环节创意相关环节物料提供音频／视频／

图片PERFORMMANAGEMENT设计调整延展设计调整电子物料设计及调整现场设计物料制作会议现场配备设计人员

，进行现场的设计调整

、完成临时设计增加内容及现场设计物料的制作。会场布置会场布置及验收外场区布置及验收导示及展示摆放各工作组负责自己场地的布置并检验验收

。外场区由项目总负责和会务执行总负责共同监管验收。地方供应商管理现场设备情况核查搭建工艺监管工程进度监督设备效果测试与地方供应商现场办公

，并根据主委会的需求和标准进行现场工程监督，

同时对设备参数进行核查。活动彩排执行人员

分配／培训安检设备布置

及检验物料检验及清点安全保障用品准备PERFORMMANAGEMENT活动前期/管理计划成立大会：

推进计划

PART

FOUR搭建进度管理1

、提前预估搭建工作量，如时间紧张提前增加施工人员数量；2

、制定搭建进场时间表

，基础物料

、木质

、画面

、AV等设备有计划入场；3

、提前勘测好入货通道

，搭建负责人沟通好尺寸

、用电

、入场时间等具体问题。搭建人员管理1

、正式搭建施工之前，对施工人员做统一培训

，提醒注意事项；2

、施工人员统一佩戴施工证

，否则不允许入场。成立大会：

搭建施工管理

PART

FOUR搭建时

间：

2

0

2

3

年

0

4

月n

搭建施工管理PERFORMMANAGEMENT舞台导演活动彩排活动道具人员候场控台总控视频控制音频控制灯光控制接待组签到接待领导接待媒体接待执行总控

现场总导演搭建组硬体搭建AV搭建人员组主持礼仪摄影摄像物料组物料管理道具管理后勤组茶歇用餐项目总控PERFORMMANAGEMENT「人员管理-

团队架构」成立大会

：人员管理

PART

FOUR名称现场工作管理主控台管理1

、按照要求参加现场彩排

，非常清楚全场流程及各环节画面

、音效

、灯光的要求；2

、活动期间

，负责整体管控控台区域工作，使画面

、音效

、灯光完美匹配和切换。视频控制1

、按照要求参加现场彩排

，清楚全场流程及各环节画面要求；2

、活动期间

，负责全场视频画面的切换，使画面与流程完美匹配和切换。音响控制1

、按照要求参加现场彩排

，清楚全场流程

、各环节音效要求及舞台话筒的摆放调试；2

、活动期间

，负责全场音效的切换和话筒的管理，使音效与流程完美匹配和切换。灯光控制1

、按照要求参加现场彩排

，清楚全场流程及各环节灯光要求；2

、活动期间

，负责全场灯光的组合变化，使灯光与流程完美匹配和切换。现场总控1

、确保从最开始了解和清楚活动各方面的需求和要求；2

、带领搭建团队提前到场完成场地搭建

，点检问题项，确保搭建无误；3

、活动期间负责对接主办方

、场地方

、活动方等各方要求，整体把控全场工作，及时发现问题解决问题等。PERFORMMANAGEMENT「人员管理-

岗位分工」成立大会

：人员管理

PART

FOUR名称现场工作管理主持人1

、提前开始熟悉会议主持串词；2

、按照要求参加现场彩排，对全场活动进行串场彩排，及时纠正问题；3

、会议开始前

，进行画外音提示会议即将开始；4

、做开场致辞，介绍到场来宾及活动情况；5

、做好全场串词工作，积极调动全场气氛；6

、按要求着装，标准语言主持。礼仪1

、按照要求参加现场彩排

，清楚自身站位和工作任务；2

、活动开始前，

引领来宾到达签到区进行签到；3

、引领来宾入场

，活动开始后在舞台两侧站位，

引领相关领导上台致辞；4

、在仪式等环节

，负责部分道具的上下场，保证环节顺利进行；5

、活动结束后，

引领来宾按照路线离场；6

、按要求着装

，统一站姿，微笑接待

，坚守岗位。摄影师摄像师1

、按照要求参加现场彩排

，清楚拍摄位置和重点环节拍摄要求；2

、活动开始前拍摄空场及来宾签到入场画面；3

、活动开始后拍摄领导画面及各环节的不同角度照片；4

、活动结束后按照要求提供所有照片；5

、要求统一着装

，高质量完成拍摄工作。PERFORMMANAGEMENT「人员管理-

岗位分工」成立大会

：人员管理

PART

FOURPERFORMMANAGEMENT「应急预案」 在来宾区周围及主要通道处安排工作人员及保安，有序入场和退场，

出现紧急情况，立即组织人员疏散。 如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到VIP休息室，确保在场领导的安全 主持人利用现场广播对场内的人员进行引导和疏散

出现紧急情况

，造成人员伤病，则立即组织车辆和人员送往医院。

ARRANGEDAROUNDTHEGUESTAREAANDTHEMAINCHANNELOF

THE

STAFF

AND

THE

SECURITY

AND

ORDERLY

ENTRY

AND

EXIT,

EMERGENCY,

IMMEDIATELY

ORGANIZED

THE

EVACUATION.

ASQUICKLYLEADLEADINGTOTHEVIPLOUNGEATTHEVENUE

CONFUSIONBY

THE

FIELD

STAFF

AND

ETIQUETTE,

TO

ENSURE

THE

PRESENCE

OF

LEADERS

OF

SECURITY

MODERATORUSETHELIVEBROADCASTOFTHEFIELDPERSONNELGUIDANCE

ANDEVACUATION

INANEMERGENCY,CAUSINGINJURIES,IMMEDIATELYORGANIZEDAVEHICLEANDTAKEN

TO

THE

HOSPITAL

STAFF.成立大会

：应急预案

PART

FOURJOSTLEMENTEVACUATIONPLAN拥挤踩踏疏散预案PERFORMMANAGEMENT「应急预案」S