规范公证业务工作制度

PAGE规范公证业务工作制度一、总则（一）目的为加强公证业务管理，规范公证执业行为，提高公证质量，维护公证行业的良好形象，保障公证当事人的合法权益，依据《中华人民共和国公证法》及相关法律法规、行业标准，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公证机构全体公证人员在办理各类公证业务过程中的工作规范和管理要求。（三）基本原则1.合法原则：公证业务的办理必须严格遵守国家法律法规的规定，确保公证事项的真实性、合法性。2.公正原则：公证人员应秉持公正、公平的态度，不受任何利益关系的影响，客观、准确地办理公证业务。3.保密原则：对公证当事人的隐私和商业秘密予以严格保密，不得泄露。4.便民原则：优化公证业务流程，提高服务效率，为当事人提供便捷、高效的公证服务。二、业务受理（一）接待当事人1.公证人员在接待当事人时，应热情、耐心、礼貌，主动询问当事人的需求，解答当事人的疑问。2.了解当事人申请公证事项的基本情况，要求当事人提供真实、准确、完整的证明材料，并告知当事人所需证明材料的种类、份数及格式要求。（二）申请受理1.当事人提出公证申请后，公证人员应对当事人的主体资格、申请事项及证明材料进行初步审查。2.符合受理条件的，予以受理，并向当事人出具受理通知单；不符合受理条件的，应向当事人说明理由，并告知其有权依法申请复议或提起诉讼。3.受理通知单应注明公证事项的名称、申请人、受理日期、承办公证员等信息。（三）不予受理情形1.无民事行为能力人或者限制民事行为能力人没有监护人代理申请办理公证的。2.当事人与申请公证的事项没有利害关系的。3.申请公证的事项属专业技术鉴定、评估事项的。4.当事人之间对申请公证的事项有争议的。5.当事人虚构、隐瞒事实，或者提供虚假证明材料的。6.当事人提供的证明材料不充分或者拒绝补充证明材料的。7.申请公证的事项不真实、不合法的。8.申请公证的事项违背社会公德的。9.其他不符合法律、法规、规章规定的情形。三、审查核实（一）证明材料审查1.公证人员应对当事人提供的证明材料进行全面审查，核实其真实性、合法性、关联性。2.审查证明材料的形式是否符合要求，内容是否完整、清晰，签字、盖章是否齐全。3.对于重要证明材料，应通过向出具单位核实、实地调查、网络查询等方式进行核实。（二）当事人及相关人员核实1.必要时，公证人员应向当事人及相关人员进行询问，核实公证事项的有关情况。2.询问应制作询问笔录，笔录应由被询问人核对后签名或盖章。（三）实地核实1.对于涉及不动产、重大财产权益等公证事项，公证人员应进行实地核实。2.实地核实应制作实地核实记录，记录核实的时间、地点、内容、结果等情况，并由核实人员签名。（四）证据保全1.在办理证据保全公证时，公证人员应按照相关规定，对证据的真实性、合法性、关联性进行审查，并采取适当的保全措施。2.保全措施应符合法律规定，确保证据的完整性和可追溯性。四、审批签发（一）承办人拟稿1.承办公证业务的公证人员在完成审查核实工作后，应根据审查情况撰写公证书文稿。2.公证书文稿应内容准确、表述清晰、格式规范，符合公证文书的制作要求。（二）部门负责人审核1.公证书文稿撰写完成后，应提交部门负责人进行审核。2.部门负责人应对公证书的内容、格式、法律适用等进行全面审核，提出审核意见。（三）主任审批签发1.经部门负责人审核通过的公证书文稿，应提交主任审批签发。2.主任应对公证书的质量、风险等进行最终把关，作出审批签发决定。3.公证书未经主任审批签发，不得出具。五、出证送达（一）打印校对1.根据主任审批签发的意见，公证人员应及时打印公证书，并进行认真校对。2.校对应确保公证书内容与审批意见一致，文字表述准确无误，格式规范统一。（二）盖章编号1.校对无误的公证书，应加盖本公证机构的公章，并按照规定进行编号。2.盖章编号应清晰、准确，不得遗漏或错误。（三）送达当事人1.公证书制作完成后，应及时送达当事人。2.送达方式可根据当事人的要求和实际情况选择直接送达、邮寄送达、留置送达等方式。3.送达时，应要求当事人在送达回执上签字或盖章，注明收到公证书的日期。六、卷宗归档（一）整理装订1.公证事项办理完毕后，承办公证人员应及时对公证卷宗进行整理。2.卷宗应按照规定的顺序进行排列，包括当事人的申请材料、证明材料、询问笔录、实地核实记录、公证书文稿、审批签发文件等。3.整理后的卷宗应进行装订，确保卷宗的整齐、牢固。（二）归档保管1.装订成册的公证卷宗应及时归档保管。2.归档保管应按照档案管理的规定，建立健全档案管理制度，确保卷宗的安全、完整。3.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。（三）查阅利用1.因工作需要查阅公证卷宗的，应按照档案查阅的规定办理查阅手续。2.查阅人员应遵守档案查阅的纪律，不得擅自涂改、抽取、销毁卷宗材料。3.涉及国家机密和当事人隐私的卷宗材料，不得对外泄露。七、质量监督（一）质量检查1.本公证机构应定期对公证业务质量进行检查，检查内容包括公证程序的遵守情况、证明材料的审查情况、公证书的制作质量等。2.质量检查可采取自查、互查、抽查等方式进行。（二）投诉处理1.对于当事人对公证质量提出的投诉，应及时受理，并进行调查处理。2.调查处理结果应及时反馈给当事人，并做好记录。（三）责任追究1.对于因公证质量问题给当事人造成损失的，应依法追究相关公证人员的责任。2.责任追究方式包括警告、罚款、暂停执业、吊销执业证书等。八、培训考核（一）业务培训1.定期组织公证人员参加业务培训，提高公证人员的业务水平和综合素质。2.业务培训内容包括法律法规、公证业务知识、职业道德等方面。（二