档案管理上墙工作制度

PAGE档案管理上墙工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，特制定本档案管理上墙工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.方便利用原则：建立健全档案管理制度和检索体系，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息支持。4.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，确保档案的安全。6.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.监督、指导各部门的档案管理工作，对各部门档案管理情况进行检查和考核。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司综合管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交公司综合管理部门集中保管。4.在开展各项业务活动过程中，及时形成档案，并按照规定的归档范围和时间要求进行整理归档，不得积压、拖延。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理法律法规和公司档案管理制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的质量。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等；公司各项规章制度、工作流程、通知、通报、报告等文件；公司行政办公会议纪要、工作计划、总结、统计报表等；公司印章管理、证照管理、办公用品管理等相关文件。2.人事管理类：包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等相关文件；员工劳动合同、薪酬福利、社会保险、公积金等相关文件；员工人事档案、培训档案、考核档案等；公司人力资源规划、人才队伍建设等相关文件。3.财务管理类：包括公司财务预算、决算、财务报表、审计报告等文件；公司资金管理、成本核算、税务管理等相关文件；公司财务制度、财务审批流程等文件；公司固定资产管理、流动资产盘点等相关文件。4.业务经营类：包括公司市场调研、营销策划、销售合同、客户信息等文件；公司产品研发、生产管理、质量管理、技术创新等相关文件；公司采购合同、供应商管理资料等；公司项目立项、可行性研究报告、项目实施计划、项目验收报告等文件。5.合同协议类：包括公司对外签订的各类合同、协议、意向书等文件，以及合同履行过程中形成的相关文件。6.基本建设类：包括公司新建、改建、扩建等工程项目的可行性研究报告、项目建议书、设计文件、施工图纸、工程预算、工程结算、竣工验收报告等文件。7.声像电子类：包括公司各类会议、活动的照片、录像、录音等声像资料；公司电子文件、电子邮件、数据库等电子资料。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式编制，具体如下：1.“年度”采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.“类别代码”根据档案分类设置，用两位大写字母表示，具体如下：“XG”表示行政管理类；“RS”表示人事管理类；“CW”表示财务管理类；“JY”表示业务经营类；“HT”表示合同协议类；“JS”表示基本建设类；“SX”表示声像电子类。3.“流水号”采用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XG0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照以下范围收集本部门在工作活动中形成的各类档案：1.反映本部门职能活动和工作成果的文件、资料、记录等。2.本部门签订的各类合同、协议、意向书等。3.本部门组织或参与的会议、活动形成的文件、资料、声像等。4.本部门员工的人事档案、培训档案、考核档案等。5.本部门固定资产、办公用品等管理资料。6.其他与本部门工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集责任人应定期对本部门的文件、资料进行清理，及时将具有保存价值的档案收集起来，不得随意丢弃或销毁。3.对于重要文件、资料，应实行双套制保存，即同时保存纸质档案和电子档案。（三）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照档案分类方案进行分类，将同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。3.档案整理应编制页码，在每份文件的右上角或右下角用阿拉伯数字编写页码，空白页不编号。4.档案整理应编写卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，卷内目录应排列在卷内文件之首。5.档案整理应装订成册，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊，使其规格统一。五、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等。公司年度财务决算、审计报告等重要财务文件。公司重大项目的立项、可行性研究报告、项目实施计划、项目验收报告等。公司与外部签订的重要合同、协议，以及涉及公司重大权益的合同、协议。公司重要会议、活动形成的具有历史价值的文件、资料、声像等。其他对公司具有重要保存价值的文件、资料。2.定期保管30年的档案：公司一般性的行政管理文件、规章制度、工作流程等。公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。公司一般性的财务文件、报表、统计资料等。公司一般性的业务经营文件、合同、协议等。公司一般性的项目文件、资料等。3.定期保管10年的档案：公司临时性的文件、资料、记录等。公司一般性的办公用品管理资料、固定资产盘点资料等。公司一般性的会议、活动形成的文件、资料等，不具有重要历史价值的。（二）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，档案装具应符合档案保管要求，确保档案的安全存放。4.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，方便电子档案的检索和利用。（三）保管期限的变更与鉴定1.档案保管期限确需变更的，由档案管理人员提出申请，经综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后进行变更。2.公司应定期对档案进行鉴定，鉴定工作由综合管理部门组织，各部门档案管理人员参加。鉴定工作应根据档案保管期限的规定，对档案的保存价值进行重新评估，确定档案的存毁。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，经公司分管领导批准后，由综合管理部门负责组织销毁。档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外单位人员查阅、借阅公司档案，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）利用方式1.查阅档案：员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门档案库房查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案：员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意，综合管理部门负责人审批后，方可借阅档案。借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（三）利用审批1.公司内部员工查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。涉及重要档案或机密档案的查阅、借阅，需经公司分管领导审批。2.外单位人员查阅、借阅公司档案，应持单位介绍信，注明查阅、借阅档案的目的、范围等，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅、借阅档案。外单位人员查阅、借阅档案时，应按照公司规定的查阅、借阅程序进行操作，并由公司相关人员陪同。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理。2.查阅、借阅机密档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。查阅、借阅人员不得将机密档案带出公司，不得在非工作场所谈论机密档案内容。3.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，确保档案的安全存放。（二）安全管理1.档案库