校务办公室工作制度

PAGE校务办公室工作制度一、总则（一）目的为了加强校务办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于校务办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。2.高效服务原则：以服务学校师生为宗旨，及时、准确、高效地处理各项事务。3.分工协作原则：明确各岗位职责，加强协作配合，形成工作合力。4.保密原则：严格遵守学校的保密规定，确保学校机密信息的安全。二、岗位职责（一）校务办公室主任1.全面负责校务办公室的日常管理工作，制定工作计划和工作制度，并组织实施。2.协调学校各部门之间的工作关系，及时传达学校领导的指示和要求，确保各项工作的顺利进行。3.负责组织起草学校的重要文件、报告、总结等材料，审核以学校名义发布的各类文件。4.组织安排学校的重要会议和活动，做好会议记录和活动总结。5.负责学校的印章管理和使用，严格按照规定审批用印。6.负责校务办公室工作人员的考核、培训和奖惩工作，提高工作人员的业务素质和工作能力。7.完成学校领导交办的其他工作任务。（二）行政秘书1.协助主任做好校务办公室的日常行政管理工作，负责办公室的文件收发、登记、传阅、归档等工作。2.负责学校办公用品的采购、管理和发放工作，做好办公用品的库存盘点。3.负责学校会议室、接待室等场所的管理和维护，做好会议设备的调试和使用。4.负责学校车辆的调度和管理，做好车辆的维修、保养和安全检查。5.协助主任做好学校的对外联络工作，接待来访客人，安排参观考察等活动。6.完成领导交办的其他临时性工作任务。（三）机要秘书1.负责学校机要文件的收发、登记、传阅、保管和清退工作，严格执行机要文件管理制度。2.负责学校保密工作的日常管理，制定保密制度和措施，开展保密宣传教育活动。3.对学校的机密信息进行加密处理，确保信息安全。4.负责学校密码设备的管理和维护，定期进行检查和更新。5.协助有关部门做好保密检查和泄密事件的调查处理工作。6.完成领导交办的其他保密工作任务。（四）档案管理员1.负责学校档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，建立健全档案管理制度。2.对学校各类档案进行分类、编号、编目，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。3.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的真实性、完整性和安全性。4.负责学校档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案管理的数字化。5.为学校各部门和师生提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、工作流程（一）文件处理流程1.收文机要秘书负责签收上级部门、外单位发来的文件，核对文件数量和完整性，在文件登记表上签字。对收到的文件进行分类，属于一般性文件的交行政秘书处理，属于机要文件的按机要文件管理程序办理。行政秘书对一般性文件进行登记，填写文件标题、文号、发文单位、日期、份数等信息，然后送主任批阅。2.阅文主任根据文件内容和工作需要，提出批阅意见，明确承办部门和办理要求。行政秘书按照主任的批示，将文件传阅给相关部门和人员，并做好传阅记录。3.承办承办部门接到文件后，按照批示要求及时办理，并将办理结果反馈给行政秘书。行政秘书对承办部门反馈的办理结果进行审核，如不符合要求，及时督促承办部门重新办理。4.发文学校各部门需要以学校名义发文的，先填写发文稿纸，经部门负责人签字后送校务办公室审核。行政秘书对发文稿纸进行格式、内容等方面的审核，无误后送主任签发。主任签发后的文件由行政秘书编号、打印、盖章，然后分发到相关部门和单位。（二）会议组织流程1.会议筹备根据学校领导的指示和工作需要，确定会议主题、时间、地点、参会人员等。行政秘书负责起草会议通知，经主任审核后发送给参会人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等，并提前分发到参会人员手中。安排会议场地，调试会议设备，确保会议顺利进行。2.会议记录行政秘书负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录要准确、完整、清晰，会后及时整理成会议纪要，经主任审核后发送给参会人员。3.会议纪要会议纪要由行政秘书起草，主要内容包括会议基本情况、会议主要内容、会议决议事项等。会议纪要经主任审核后，以学校文件的形式印发给相关部门和单位，作为工作依据。（三）印章使用流程1.用印申请学校各部门需要使用学校印章的，填写用印申请表，注明用印事由、用印文件名称、份数等信息，经部门负责人签字后送校务办公室。2.用印审核行政秘书对用印申请表进行审核，核实用印事由是否符合规定，用印文件是否已经领导签发。审核无误后送主任审批。3.用印登记主任审批同意后，行政秘书在用印登记簿上登记用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。用印人凭用印申请表和本人身份证件到印章管理人员处用印。4.用印监督印章管理人员在用印过程中要严格把关，确保用印文件与用印申请表一致，防止违规用印。用印完毕后，印章管理人员要及时将印章归位保管。四、工作纪律（一）考勤制度1.校务办公室工作人员要严格遵守学校的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。2.请假要提前办理请假手续，填写请假申请表，并按照审批权限报相关领导批准。3.请假期间要保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。4.无故旷工的，按照学校的相关规定进行处理。（二）工作态度1.工作人员要树立服务意识，热情接待来访人员，耐心解答问题，积极主动地为师生和学校各部门提供优质服务。2.要认真履行工作职责，严谨细致，一丝不苟，确保工作质量和效率。3.要团结协作，相互支持，形成良好的工作氛围，共同完成各项工作任务。（三）廉洁自律1.工作人员要严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.不得接受礼品、礼金、宴请等，不得参加可能影响公正执行公务的活动。3.要自觉遵守职业道德，诚实守信，清正廉洁。五、保密制度（一）保密范围1.学校的机密文件、资料、数据等。2.学校的教学、科研、管理等方面的未公开信息。3.学校师生的个人隐私信息。（二）保密措施1.机要秘书负责机要文件和机密信息的管理，严格按照规定进行收发、传阅、保管和清退。2.对涉及学校机密信息的计算机、存储设备等要进行加密处理，并设置访问权限。3.工作人员在工作中要妥善保管机密文件和资料，不得随意丢弃或泄露。4.未经学校领导批准，不得擅自将学校机密信息提供给外单位或个人。（三）保密教育1.定期组织工作人员参加保密教育培训，提高保密意识和技能。2.开展保密宣传活动，营造良好的保密氛围。（四）保密检查1.定期对学校的保密工作进行检查，及时发现和消除保密隐患。2.对违反保密规定的行为要严肃处理，追究相关人员的责任。六、培训与考核（一）培训计划1.根据学校的工作需要和工作人员的业务水平，制定年度培训计划。2.培训内容包括政治理论、业务知识、工作技能等方面，以提高工作人员的综合素质。（二）培训方式1.内部培训：由校务办公室主任或业务骨干进行授课，传授工作经验和业务知识。2.外部培训：选派工作人员参加上级部门或专业机构组织的培训，学习先进的管理理念和工作方法。3.在线学习：利用网络平台，组织工作人员参加在线课程学习，拓宽知识面。（三）考核制度1.建立工作人员考核制度，对工作人员的德、能、勤、绩、廉等方面进行全面考核