单位档案管理工作制度

PAGE单位档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案由综合档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项工作活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理单位在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护单位的合法权益。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立综合档案管理部门，负责单位档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理工作制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管单位各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高单位员工的档案意识和业务能力。7.负责与上级档案管理部门及相关单位的档案业务联系与交流。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展档案管理相关工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理、分类。2.定期将本部门整理好的档案移交至综合档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、利用等工作，及时提供相关档案资料。4.配合档案管理部门开展档案清查、统计等工作，如实反映本部门档案管理情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类文件，包括党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事档案、业务档案等。3.本单位对外签订的合同、协议、意向书等。4.本单位开展各类活动形成的照片、录像、录音、实物等资料。5.本单位员工个人在工作中形成的重要业务资料、科研成果等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产经营类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如“2023行政管理001”。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管要求1.按照档案的分类、编号顺序，将档案排列上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（三）档案的存储介质管理1.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行存储，并定期进行备份。备份介质应异地存放，确保数据的安全性。2.存储介质应标明档案的名称、编号、存储时间等信息，便于识别和管理。3.定期对存储介质进行检查和维护，防止存储介质损坏导致数据丢失。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理规定。2.服务为本原则：以服务单位各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息的安全保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位档案管理部门负责人批准，并办理相关查阅手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅本单位档案，须按照法定程序办理查阅手续。（三）利用手续1.本单位员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本单位档案管理部门提交《档案查阅申请表》，并加盖单位公章，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理部门审核同意后，办理查阅手续。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具单位介绍信和相关法律文书，按照规定程序办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的地点查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》经档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期、份数等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。2.价值评估原则：根据档案对单位工作的现实利用价值和历史查考价值，评估档案的保存价值。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限已满且确无保存价值的档案。2.重复、冗余、内容不完整且无法补充的档案。3.已被新的文件材料替代且无需留存的档案。4.因自然灾害、意外事故等原因导致损坏且无法修复的档案。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《档案鉴定销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见等信息。4.《档案鉴定销毁清册》经档案管理部门负责人审核、单位分管领导批准后，作为档案销毁的依据。（四）销毁程序1.档案管理部门按照批准的《档案鉴定销毁清册》，组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。2.档案销毁后，监销人员应在《档案鉴定销毁清册》上签字，并注明销毁日期。3.《档案鉴定销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行去污、裁剪、纠偏等处理，保证图像质量。2.数据录入：将扫描后的档案图像进行数据录入，建立电子档案数据库。数据录入应准确无误，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.挂接与存储：将电子档案与对应的纸质档案进行挂接，并存储在档案信息化管理系统中。存储介质应采用安全可靠的存储设备，并定期进行备份。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与编辑：实现档案的在线录入、编辑、修改等功能，方便档案管理人员对档案信息进行维护。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、责任者等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，方便利用者借阅档案，并对借阅情况进行跟踪管理。4.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，确保档案信息的安全保密。对系统操作进行日志记录，便于审计和追溯。（四）信息化