008-02-项目沟通管理制度-模板

PAGEPAGE4一、职责和权限项目经理主导与用户、服务经理、项目团队、接口部门、公司决策层等干系人的沟通，确保沟通的多维度、全面覆盖，并明确沟通的方式、频率及相关要求，确保沟通的有效性；与重点干系人沟通，获取干系人需求，确保干系人理解项目的利益和风险，增加项目成功的概率；定期通报项目沟通的进展情况。服务经理负责干系人管理，做好项目成员、用户、接口部门、项目经理、公司决策层等的沟通工作，确保信息的有效传递；选择沟通媒介和技术，决定在项目中使用何种沟通方法，并决定使用的方法和时间，通过正确的方式、正确的时间传递正确的信息，发挥沟通的效果；组织完成沟通记录，使沟通信息有备可查。项目成员明确自己的沟通范围和途径，在项目进展中，根据需要及时与项目成员、项目团队、服务经理、项目经理、接口部门及决策层进行沟通；进行技术讨论、经验交流、培训需求等相关沟通；结合本职岗位提出合理化建议意见，为项目出谋划策。二、制度内容沟通定义常见信息沟通形式：方式正式的非正式的口头方式演讲，报告，汇报，谈判，会议谈话，电话，打招呼书面方式合同，报告，会议纪要，报表，备忘录笔记，便条工具沟通电话，传真，Email，手机，面对面常见沟通方式比较：方式特点适用场景正式书面适合保存、内容不走样、有格式要求根据合同进行的沟通正式口头速度快，不易保存，需要很多条件项目启动会非正式口头效率高某个团队成员表现不太好非正式书面适合保存，格式没有要求团队成员的笔记、便条、即时贴沟通内容1.1与用户的沟通用户主要关注项目的成本和质量，对于增加投入，产品质量及项目进度方面的问题，应尽早沟通，说明原因，使用户能及时理解。与用户正式的沟通保存沟通记录。1.2与上层领导的沟通项目经理须及时向公司领导反馈有关项目延期、成本增加、质量问题等信息，尽早沟通，说明原因，使上层领导能够及时了解并作出决策，必要时调整相关计划。1.3项目内部沟通项目内部沟通指服务经理在项目中进行的沟通，包括技术讨论、经验交流、日常沟通、管理沟通和专家支持等。沟通内容沟通方式沟通输出应用管理沟通面对面、会议、电话、传真、电子邮件人员绩效、日志、周报、月报、项目问题清单及跟踪、项目过程相关资料、项目人员需求、项目干系人登记册及时掌握项目信息，根据结果合理协调项目进展技术讨论面对面、会议、电话、电子邮件、即时聊天工具《会议纪要》、总结结论将相关技术应用到项目过程当中，协助制定项目决策经验交流面对面、电话会议、视频会议、电话、电子邮件、即时聊天工具《会议纪要》、总结结论结合已有的经验做好当前项目专家支持面对面、电话会议、视频会议、电话、电子邮件、即时聊天工具《会议纪要》、技术方案等建立团队，将技术方案应用到项目中日常沟通面对面、电话会议、视频会议、电话、电子邮件、即时聊天工具、传真《会议纪要》、其它需要获知的信息讨论和解决与项目主题相关的问题，解决冲突，更好掌控整个项目，确保按时保质完成1.4与接口部门的沟通沟通对象沟通内容营销部负责沟通了解用户需求，了解竞争对手信息、供应商信息等。采购部负责沟通了解供应商信息，备机备件情况等。质量部负责沟通了解、监督项目的进展情况财务部负责定期审核、监督项目费用相关情况。人力资源部负责做好项目人员的支持储备，根据项目需求及时进行增补、培训等工作1.5其它沟通沟通还包括与其他干系人，如与供应商的沟通等。沟通执行为了保证信息被接收者接到，所有的沟通方式，必须有反馈机制；根据沟通情况进行沟通报告，如定期报告、阶段审查和紧急报告；信息接收者在确认接收到信息的同时，还必须保证正确理解信息，以确保信息正确传递。沟通总结项目所有沟通必须有结论和输出，输出可以是邮件、会议纪要或简单的沟通记录，并经沟通各方确认。其它在沟通过程中，信息的发送