潮玩文创公司合同签订、履行与跟踪管理制度

潮玩文创公司合同签订、履行与跟踪管理制度1总则1.1为规范潮玩文创公司各类合同的签订、履行、跟踪与闭环管理工作，防范合同法律风险与经营风险，保障公司合法权益，提升合同管理效率与质量，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等国家法律法规，结合公司文创设计、IP授权、产品研发、生产加工、市场销售、供应链合作等核心业务特点，制定本制度。1.2本制度遵循依法合规、权责清晰、全程管控、闭环管理、风险前置的核心原则，建立合同签订标准化、履行流程化、跟踪常态化的全生命周期管理体系，确保所有合同从洽谈至履行完毕全程可控、可追溯、可监督。1.3本制度所称合同，是指公司与自然人、法人及其他组织签订的具有法律效力的各类书面协议，包括但不限于IP授权合同、文创设计合同、生产加工合同、原材料采购合同、产品销售合同、外包服务合同、租赁合同、合作开发合同、补充协议、变更协议等全部制式与非制式合同文本。1.4合同签订、履行与跟踪工作是公司经营管理的核心环节，所有参与合同工作的部门及人员必须严格遵守本制度，坚守合规底线，杜绝违规操作、虚假签约、怠于履行等行为，维护公司正常经营秩序。2适用范围与管理职责2.1适用范围：本制度适用于公司各业务部门、职能部门、项目部、合作分支机构及所有参与合同洽谈、签订、履行、跟踪、监督的工作人员，覆盖公司全部合同类型与全流程管理环节。2.2法务部门职责：作为合同管理归口监督部门，负责合同签订的法律审核、履行过程的合规监督、风险预警、条款解释、纠纷前置处理，制定合同标准化模板，指导业务部门开展合同工作。2.3业务部门职责：作为合同第一责任部门，负责合同前期洽谈、需求提报、对方资质核查、合同文本起草、签订流程发起、履行过程执行、履约数据记录、进度跟踪与问题反馈，指定专人负责合同专项对接工作。2.4行政部职责：负责合同签订后的用印管理、文本归档、台账登记、合同资料保管，配合业务部门完成合同签订的流程审批，统筹合同档案的统一管理。2.5财务部职责：负责合同履行过程中的资金收付审核、发票核对、账款结算、履约资金风险管控，核对合同金额、付款节点、收款约定与实际财务数据的一致性。2.6管理层职责：负责权限范围内合同的审批签署，监督合同履行进度，决策合同履行过程中的重大变更、异常处理事项，保障合同目标顺利实现。3合同签订前期管理3.1合作方资质审核：业务部门在合同洽谈前，必须对合作方的主体资格、营业执照、经营资质、信用记录、履约能力、知识产权资质进行全面核查，留存审核资料，杜绝与无资质、失信、无履约能力的主体签订合同。3.2合同立项审批：所有合同签订前必须完成立项审批，业务部门填写合同立项申请表，注明合同类型、合作方信息、合同金额、履行期限、核心条款、风险点，经部门负责人、财务部、法务部审核后，报对应管理层审批。3.3合同模板选用：优先使用公司统一制定的标准化合同模板，非标合同需经法务部审核确认；禁止使用未经审核的外部合同文本，禁止擅自修改标准模板核心条款。3.4合同核心条款约定：合同必须明确约定标的内容、数量质量标准、履行期限地点方式、价款金额与结算方式、知识产权归属、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件等核心内容，贴合潮玩文创行业业务特性，无模糊表述、无条款缺失。4合同签订流程管理4.1文本起草：业务部门根据立项内容与合作方洽谈结果，起草合同文本，确保内容真实、条款完整、符合公司利益与业务需求，文创类合同需重点明确IP使用范围、设计成果交付标准、产品验收要求。4.2多级审核：合同文本依次提交部门负责人、财务部、法务部进行审核，各部门在2个工作日内完成审核并出具书面意见，审核未通过的退回业务部门修改完善。4.3审批签署：审核通过的合同，按照公司审批权限逐级提交管理层审批，审批完成后由法定代表人或授权委托人签署，禁止无授权、超权限签署合同。4.4用印归档：合同签署完成后，行政部核对文本无误后加盖公司公章或合同专用章，留存合同原件，业务部门、财务部各留存副本，同步录入合同管理台账。4.5签订时限：常规合同在立项审批通过后5个工作日内完成签订，紧急合同3个工作日内完成，跨部门合作合同统筹协调后按时完成签订。5合同履行管理规范5.1履行启动：合同生效后，业务部门立即制定履约计划，明确履约节点、责任人、交付标准、验收要求，将合同核心条款同步至财务部、行政部等相关部门。5.2交付履行：按照合同约定完成文创设计成果交付、产品生产、原材料供应、服务提供、IP授权落地等履约义务，留存交付凭证、验收单据、物流记录等全部履约资料。5.3资金结算：财务部严格按照合同约定的付款、收款节点执行资金操作，业务部门配合提供履约完成凭证，核对账款金额，确保资金收付与合同约定一致。5.4验收管理：合同标的交付后，按照约定标准组织验收，文创设计、产品类合同需明确验收流程、整改期限、合格标准，验收合格后签署验收确认文件，不合格的及时启动整改流程。5.5履行变更：合同履行过程中需变更内容、期限、金额的，必须签订书面补充协议，按照原合同审批流程审核签署，禁止口头约定变更合同内容。6合同跟踪与监控管理6.1常态化跟踪：业务部门指定专人对合同履行进行全程跟踪，每周记录履约进度，每月汇总履约情况，重点监控延期履行、部分履行、违约风险等异常情况。6.2风险预警：法务部、财务部定期对合同履行情况进行核查，发现合作方违约、资金风险、履约困难等问题，立即向业务部门与管理层发出风险预警，制定应对方案。6.3沟通协调：业务部门定期与合作方沟通履约进度，及时解决履行过程中的分歧、问题，保持沟通记录，避免因沟通不畅导致履约纠纷。6.4资料留存：合同履行全过程的洽谈记录、交付凭证、验收报告、沟通函件、结算单据等资料必须完整留存，由业务部门整理后定期移交行政部归档。6.5履行闭环：合同全部义务履行完毕、账款结清、验收合格后，业务部门提交合同履行完结报告，经审核后完成合同闭环管理，纳入已履行合同档案。7违约处理与异常管理7.1违约识别：发现我方或合作方未按照合同约定履行义务的，立即识别违约行为，固定违约证据，评估违约损失与风险。7.2内部处理：我方出现违约情况的，业务部门立即上报管理层，制定整改方案，及时弥补违约损失，降低法律风险；合作方违约的，向对方发出书面催告函，要求限期整改。7.3协商解决：违约问题优先通过协商方式解决，达成书面和解协议，明确整改措施、赔偿方案、履行期限，保障双方合法权益。7.4应急处置：对于严重违约、可能造成重大损失的情况，立即启动应急处置流程，暂停履约义务，采取保全措施，法务部全程介入处理。8监督检查与责任追究8.1日常监督：法务部、行政部每月对合同签订、履行、跟踪情况进行监督检查，核查台账完整性、流程合规性、资料规范性。8.2定期审计：公司每季度开展合同管理专项审计，重点检查违规签约、虚假履行、怠于跟踪、资料缺失等问题，形成审计报告。8.3责任追究：因工作人员违规签订合同、怠于履行合同、未及时跟踪履