政府采购管理工作制度

PAGE政府采购管理工作制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织的政府采购管理工作，规范采购行为，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，保证采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据本部门工作需要和事业发展规划，提出年度政府采购项目需求，报公司/组织采购管理部门。2.采购管理部门会同财务部门，根据公司/组织年度预算安排和各部门采购需求，编制年度政府采购预算草案，报公司/组织决策机构审批。3.政府采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。因特殊情况确需调整的，应当按照规定程序报经批准。（二）预算执行1.采购管理部门按照批准的政府采购预算，组织实施采购活动。在采购过程中，严格控制采购资金支出，确保预算执行的严肃性。2.财务部门按照国库集中支付制度的有关规定，及时办理采购资金支付手续。对超预算、无预算或未经批准的采购项目，不予支付资金。三、采购计划管理（一）采购计划制定1.采购管理部门根据政府采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。采购计划应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.对于纳入政府集中采购目录和达到公开招标数额标准的采购项目，应当按照规定委托集中采购机构代理采购或进行公开招标采购。对于未纳入政府集中采购目录和未达到公开招标数额标准的采购项目，可以根据实际情况，采用竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式进行采购。（二）采购计划审批1.采购计划草案报公司/组织采购管理部门负责人审核后，提交公司/组织决策机构审批。2.经批准的采购计划，由采购管理部门组织实施。采购管理部门应当按照采购计划的要求，及时开展采购活动，确保采购任务按时完成。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务应当采用公开招标方式的，其具体数额标准，按照国务院有关规定执行。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。3.采购人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评审，确定成交供应商。（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应当与供应商协商签订采购合同。在签订合同前，采购人应当将采购项目信息和单一来源采购理由报公司/组织采购管理部门备案。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写政府采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经部门负责人签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。审核通过后，提交公司/组织采购管理部门负责人审批。2.公司/组织采购管理部门负责人根据采购项目情况，进行审批。对于重大采购项目，应当提交公司/组织决策机构审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标采购项目，采购管理部门应当委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应当按照招标文件的要求，组织开标、评标、定标等活动。3.对于邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等采购项目，采购管理部门应当成立相应的采购小组，按照规定的程序进行采购。采购小组应当对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评审，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应当与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应当包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.政府采购合同签订后，采购管理部门应当将合同副本送财务部门备案。财务部门应当按照合同约定，及时办理采购资金支付手续。（五）验收1.采购项目完成后，采购人应当组织对采购项目进行验收。验收应当按照政府采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查。2.验收合格后，采购人应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、验收日期、验收结论等内容。六、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应当定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应当建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，防止采购过程中的违法违规行为。（二）外部监督1.政府采购活动应当接受财政部门、监察部门、审计部门等有关部门的监督检查。采购人应当积极配合有关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.采购人应当在政府采购活动中公开采购信息，接受社会监督。任何单位和个人对政府采购活动中的违法违规行为，有权向有关部门举报。有关部门应当及时受理举报，并依法进行处理。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应当建立供应商资格审查制度，对参与政府采购活动的供应商进行资格审查。供应商应当具备下列条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；在参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.采购管理部门应当对供应商的资格证明文件进行审核，确保供应商符合资格要求。对于不符合资格要求的供应商，不得参与政府采购活动。（二）供应商诚信管理1.采购管理部门应当建立供应商诚信档案管理制度，对供应商的诚信情况进行记录和评价。供应商诚信档案应当包括供应商的基本信息、参与政府采购活动的情况、合同履行情况、违法违规行为记录等内容。2.采购管理部门应当根据供应商的诚信情况，对供应商进行分类管理。对于诚信良好的供应商，可以给予优先采购等优惠待遇；对于存在违法违规行为的供应商，应当依法予以处罚，并限制其参与政府采购活动。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应当负责政府采购档案的收集、整理和归档工作。政府采购档案应当包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件等所有与采购活动有关的资料。2.采购管理部门应当在采购活动结束后，及时收集和整理采购档案，并按照档案管理的要求进行归档。（二）档案保管1.政府采购档案应当妥善保管，不得随意销毁。档案保管期限应当按照国家有关规定执行。2.采购管理部门应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全和完整。档案保管场所应当具备防火、防潮、防虫