合同风险审查工作制度

PAGE合同风险审查工作制度一、总则（一）目的为有效防范合同风险，保障公司/组织的合法权益，确保合同的签订、履行符合法律法规及公司/组织的利益，特制定本合同风险审查工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及合同签订、变更、解除等相关事宜的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规的强制性规定，不得违反法律禁止性条款。2.审慎性原则：在合同审查过程中，应秉持审慎态度，对合同条款进行全面、细致的审查，充分识别潜在风险。3.利益平衡原则：在维护公司/组织合法权益的同时，也要兼顾合同相对方的合理利益，确保合同的公平性和可操作性。4.全程参与原则：合同风险审查应贯穿合同从起草、谈判、签订到履行、变更、解除的全过程。二、合同风险审查机构及职责（一）审查机构设置公司/组织设立合同风险审查委员会（以下简称“审委会”），作为合同风险审查的决策机构；同时设立合同风险审查办公室（以下简称“审办”），负责日常审查工作的组织和协调。（二）审委会职责1.审议重大合同及涉及公司/组织重大利益的合同风险审查意见。2.对合同风险审查工作制度的制定、修订及重大问题进行决策。3.协调解决合同审查过程中出现的重大争议和问题。审委会由公司/组织高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人、业务部门负责人等组成，主任由公司/组织法定代表人担任。（三）审办职责1.负责收集、整理合同审查所需的各类资料，包括合同文本、相关背景文件等。2.组织相关部门和人员对合同进行初步审查，并形成初步审查意见。3.协调各审查部门之间的沟通与协作，跟踪合同审查进度。4.对合同审查过程中发现的问题进行记录和分析，提出改进建议。5.负责合同审查档案的整理和归档工作。审办设在法务部门，法务部门负责人兼任审办主任，成员包括法务人员及相关业务部门的联络人员。三、合同风险审查流程（一）合同起草1.业务部门负责合同的起草工作，应根据业务需求和实际情况，拟定合同条款，并确保条款内容清晰、准确、完整。2.在起草合同过程中，业务部门应充分考虑合同履行过程中可能出现的风险，并尽量采取合理措施进行防范。（二）合同初审1.业务部门完成合同起草后，应将合同文本及相关资料提交至审办。2.审办收到合同文本后，应及时组织法务部门、财务部门及相关业务部门对合同进行初步审查。3.各审查部门应根据自身职责范围，对合同条款进行审查，重点关注合同的合法性、完整性、准确性、可行性以及风险防范措施等方面。4.初审结束后各审查部门应填写合同审查意见表，详细说明审查意见及理由，并提交至审办汇总。（三）合同会审1.审办根据各审查部门的初审意见，对合同进行综合分析，形成会审意见初稿。2.组织召开合同会审会议，由审委会成员及相关审查部门人员参加。3.在会审会议上，审办应汇报合同会审意见初稿，各审查部门人员应就初审意见进行进一步阐述和讨论，对会审意见初稿提出修改建议。4.审委会成员根据会议讨论情况，对合同风险进行评估，并做出最终的会审决策。（四）合同签订1.经审委会会审通过的合同，由业务部门负责与合同相对方进行谈判和签订。2.在签订合同前，业务部门应确保合同相对方已充分理解并接受合同条款，并要求合同相对方提供必要的授权文件和资质证明。3.合同签订过程中，应严格按照公司/组织的印章管理制度使用印章，确保合同印章的使用规范、安全有效。（五）合同履行跟踪1.合同签订后，业务部门负责合同的履行工作，并应建立合同履行台账，及时记录合同履行情况。2.法务部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现合同履行过程中存在风险或可能影响合同目的实现的情况，业务部门应及时向审办报告，并采取相应措施进行处理。（六）合同变更与解除1.合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应提出书面申请，并说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.经审办组织相关部门审查同意后，按照合同变更的流程进行操作，签订变更协议。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应提出书面申请，并提供相关证明材料。4.审办组织相关部门对解除合同的申请进行审查，经审委会批准后，办理合同解除手续。四、合同风险审查内容（一）合法性审查要点1.合同主体是否具有合法的资格和资质，包括营业执照、经营范围许可证书等。2.合同内容是否符合法律法规的强制性规定，是否存在违反法律禁止性条款的情况。3.合同签订的程序是否符合法律法规及公司/组织的规定，如是否经过必要的授权、审批流程等。（二）完整性审查要点1.合同条款是否齐全，是否涵盖了合同履行过程中可能涉及的各项权利义务关系。2.合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款是否明确具体。3.合同是否有附件，附件内容是否完整、与合同正文是否相互衔接。（三）准确性审查要点1.合同条款的表述是否准确清晰：避免使用模糊、歧义或容易引起误解的语言文字。2.合同中的数字、日期、金额等是否准确无误：确保合同数据的一致性和准确性。3.合同中涉及的法律术语、专业术语是否使用正确：防止因术语错误导致合同理解和执行出现偏差。（四）可行性审查要点1.合同约定的权利义务是否具有可操作性，是否能够在实际履行过程中得到有效落实。2.合同相对方的履约能力和信用状况是否良好，是否具备履行合同的条件和能力。3.合同履行所需的资源、条件是否具备，是否存在可能影响合同履行的客观障碍。（五）风险防范审查要点1.合同中是否约定有效的风险防范措施，如违约责任条款、担保条款、争议解决条款等。2.对于可能出现的风险，是否制定了相应的应对预案和处理机制。3.合同条款是否能够有效降低公司/组织在合同履行过程中面临的各种风险，保障公司/组织的合法权益。五、合同风险审查意见反馈与处理（一）意见反馈1.审办应及时将合同审查意见反馈给业务部门，反馈意见应明确指出审查发现的问题、提出的修改建议及理由。2.业务部门对审查意见如有异议，应在规定时间内与审办及相关审查部门进行沟通协商，说明异议的理由和依据。（二）意见处理1.业务部门应根据审查意见对合同进行修改完善，并将修改后的合同文本再次提交至审办进行复审。2.审办对复审后的合同进行审核，如认为修改后的合同仍不符合要求，应继续与业务部门沟通，直至合同符合审查要求为止。3.对于重大合同或涉及公司/组织重大利益的合同，如业务部门与审办之间存在较大争议，可提交审委会进行审议，由审委会做出最终决策。六、合同审查档案管理（一）档案收集1.合同审查过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审查意见表及相关沟通记录等，均应作为合同审查档案进行收集整理归档。2.业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同审查档案资料移交至审办统一保管。（二）档案整理1.审办负责对合同审查档案进行整理，按照合同类别、审查时间等进行分类编号，确保档案资料的系统性和完整性。2.档案整理过程中，应对每份文件资料进行核对，确保资料齐全、内容完整，并编制档案目录。（三）档案保管与查阅1.合同审查档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或电子存储设备中，并设置相应的安全防护措施，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。2.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同审查档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到审办办理查阅手续。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。3.如有外部单位或人员需要查阅合同审查档案，必须经过公司/组织法定代表人批准，并按照公司/组织的相关规定办理查阅手续。查阅过程中应安排专人陪同，确保档案资料的安全。（四）档案销毁1.合同审查档案应按照公司/组织档案管理制度的规定进行定期清理，对于超过保管期限且无保存价值的档案，应及时进行销毁。2.档案销毁前，应由审办会同相关部门对拟销毁档案进行鉴定，编制档案销毁清单，并报公司/组