宠物寄养服务公司合同归档与保管管理制度

宠物寄养服务公司合同归档与保管管理制度第一章总则第一条为规范宠物寄养服务公司各类合同的归档、保管、查阅、借阅、销毁等全流程管理工作，确保合同档案的完整性、安全性、规范性与可追溯性，充分发挥合同在经营管理、纠纷处理、权益维护中的核心作用，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司合同管理实际，制定本制度。第二条本制度所称合同，是指公司在经营活动中与自然人、法人、非法人组织签订的具有法律效力的各类协议、契约、确认书等文件，核心包括宠物寄养服务合同、宠物护理合同、供应商采购合同、合作协议、场地租赁合同、劳动合同、保密协议、补充协议等全部书面及电子合同。第三条本制度适用于公司所有合同的起草、签订、履行完毕后的归档登记、分类保管、安全防护、查阅借阅、移交销毁等管理工作，公司各部门、各门店、全体员工及合同管理相关人员均须严格遵守本制度。第四条合同归档与保管工作遵循以下基本原则：一是集中统一原则，公司所有合同由归口管理部门集中统一归档保管，杜绝分散存放、私自保管；二是规范有序原则，合同分类清晰、编号规范、登记完整、归档及时；三是安全保密原则，采取有效防护措施，确保合同档案不丢失、不损毁、不泄露；四是便捷高效原则，便于合同的查阅、调取、使用，满足经营管理与纠纷处理需求；五是合规合法原则，合同归档与保管流程符合档案管理及法律法规要求。第五条公司行政部门为合同归档与保管的归口管理部门，设立专职合同档案管理员，全面负责合同的统一归档、保管、登记、借阅、销毁等管理工作，各部门、各门店为合同移交责任部门，负责将签订完成的合同及时移交行政部门归档。第二章合同归档范围与时限第六条合同归档范围包括所有具有法律效力的合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、附件材料、履行记录、验收凭证、付款凭证、沟通记录等全部相关文件，均须一并归档。第七条核心归档合同类型：一是宠物服务类合同，包括客户寄养服务合同、临时托管合同、护理服务合同等；二是合作经营类合同，包括供应商合同、合作招商协议、品牌合作协议等；三是资产使用类合同，包括场地租赁合同、设备采购合同、设施维修合同等；四是劳动用工类合同，包括劳动合同、劳务协议、保密协议、竞业限制协议等；五是其他类合同，包括保险合同、法律服务合同、赔偿协议等。第八条合同归档实行即时移交制度，合同签订生效后，合同经办部门须在3个工作日内将合同原件及全部附件材料移交至行政部门合同档案管理员；合同履行过程中产生的补充协议、变更文件等，须在签订后2个工作日内移交归档。第九条电子合同归档，公司采用电子签约的合同，须将电子合同源文件、签约记录、认证信息等下载备份，由合同管理员统一存储于专用电子档案设备，与纸质合同同步归档登记。第十条合同管理员接到移交的合同后，须当场核对合同完整性、真实性，核对无误后办理移交签收手续，填写《合同移交归档登记表》，双方签字确认，明确移交责任。第三章合同分类、编号与登记第十一条合同实行分类编号管理，按照合同类型划分大类，编制唯一的合同编号，确保编号具有唯一性、连续性、可识别性。第十二条合同分类编号规则：宠物服务类合同（FW-年份-序号）、合作类合同（HZ-年份-序号）、租赁类合同（ZL-年份-序号）、劳动类合同（LD-年份-序号）、其他类合同（QT-年份-序号），年份为4位公历年份，序号为3位连续数字。第十三条合同管理员须对归档合同进行逐份登记，建立《合同归档管理台账》，登记内容包括合同编号、合同名称、签订双方、签订日期、履行期限、合同金额、经办部门、经办人、归档日期、保管位置、备注信息等，确保台账信息完整准确。第十四条合同登记完成后，按照合同类型、签订时间顺序进行整理，装订成册，填写档案封面，明确合同编号、名称、期限等信息，便于查找管理。第四章合同保管与安全防护第十五条合同档案实行专人、专柜、专室保管，配备专用档案柜、保险柜，存放于干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防磁的专用区域，远离危险源，确保合同档案安全。第十六条纸质合同原件优先保管于保险柜，副本及常用合同存放于档案柜，合同档案柜实行上锁管理，钥匙由合同管理员专人保管，不得随意转交他人。第十七条电子合同档案存储于专用加密电脑或移动硬盘，实行双备份管理，定期进行数据备份，防止电子数据丢失、损坏、篡改，电子档案设置访问密码，仅限授权人员查阅。第十八条合同管理员负责合同档案的日常维护，定期检查合同保管情况，发现破损、受潮、丢失等问题，须立即采取补救措施，并向行政部门负责人汇报。第十九条合同档案涉及公司商业秘密、客户隐私、经营机密，所有保管人员须严格遵守保密制度，严禁私自翻阅、复制、泄露合同内容，严禁向无关人员提供合同信息。第二十条严禁任何部门、个人私自留存、隐匿、销毁合同原件，合同履行完毕后不得随意丢弃，必须统一移交归档。第五章合同查阅与借阅管理第二十一条公司内部人员因工作需要查阅、借阅合同的，须履行严格的审批手续，严禁私自查阅、借阅合同档案。第二十二条合同查阅流程：查阅人填写《合同查阅申请表》，注明查阅原因、合同编号、查阅内容，经部门负责人及行政部门负责人审批同意后，在档案管理室现场查阅，查阅完毕后及时归还，不得带离指定区域。第二十三条合同借阅流程：因工作需要借阅合同原件的，借阅人填写《合同借阅申请表》，经公司主要负责人审批同意后，方可借阅；借阅期限不得超过5个工作日，确需延长的须办理续借手续；借阅期间须妥善保管合同，不得涂改、损毁、转借、复制。第二十四条合同归还时，合同管理员须当场核对合同完整性，确认无误后办理归还注销手续，若发现合同损毁、丢失，将追究借阅人责任。第二十五条外部单位、个人查阅、借阅公司合同的，须持有效证明文件，经公司主要负责人审批同意，且仅限查阅相关部分内容，严禁提供合同原件。第二十六条合同查阅、借阅全程记录，登记入台账，留存审批表，做到全程可追溯。第六章合同移交、销毁与作废第二十七条公司人员岗位调整、离职的，须将本人保管的合同材料全部移交，办理交接手续，否则不予办理离职手续。第二十八条合同保管期限：合同履行完毕后，普通合同保管期限不少于5年，重大合同、涉及纠纷的合同保管期限不少于10年，永久有保存价值的合同长期保管。第二十九条保管期限届满、无保存价值的合同，由合同管理员提出销毁申请，编制《合同销毁清单》，经行政部门负责人、公司主要负责人审批同意后，由专人监督销毁，销毁记录永久保存。第三十条作废合同须标注作废字样，单独归档保管，不得与有效合同混放，作废合同销毁按照本制度规定流程执行。第七章责任追究第三十一条对在合同归档与保管工作中表现优秀、有效保障合同安全完整的人员，公司给予表彰奖励。第三十二条存在以下行为的，公司将根据情节轻重给予处分，造成损失的依法追究赔偿责任：一是未按规定移交合同、延迟归档的；二是私自保管、隐匿、销毁合同的；三是因保管不善导致合同丢失、损毁、泄