工程类询价小组工作制度

PAGE工程类询价小组工作制度一、总则（一）目的为规范工程类询价小组的工作流程，提高询价工作的科学性、公正性和透明度，确保公司在工程采购项目中能够获得合理的价格和优质的服务，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及工程类物资、设备采购及工程服务询价的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价小组的组建、工作开展必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，确保询价过程公平、公正，不受任何不正当因素干扰。3.科学合理原则：运用科学的方法和程序进行询价，综合考虑价格、质量、服务等多方面因素，确保询价结果合理。4.保密性原则：在询价过程中，严格保护供应商的商业秘密和公司的内部信息，不得泄露。二、询价小组的组建（一）成员构成询价小组由公司内部相关部门人员组成，成员应具备工程、采购、财务、技术等方面的专业知识和经验。具体包括：1.工程技术专家：熟悉工程所需物资、设备的技术要求和性能指标，能够对供应商提供的产品或服务进行技术评估。2.采购人员：负责与供应商沟通、谈判，了解市场价格行情，具备采购业务的专业知识和经验。3.财务人员：熟悉财务核算和成本分析，能够对询价结果进行财务评估。4.其他相关人员：根据具体询价项目的需要，可邀请法律、审计等方面的专业人员参与。（二）成员职责1.组长职责负责组织和主持询价小组的各项工作，确保询价活动按照规定的程序和要求进行。协调小组成员之间的数据共享和沟通，及时解决询价过程中出现的问题。对询价结果进行审核和把关，确保结果的合理性和公正性。2.工程技术专家职责对工程类物资、设备的技术规格、质量标准等提出专业意见和建议。参与对供应商提供的产品或服务进行技术评估，判断其是否符合工程要求。协助采购人员与供应商就技术问题进行沟通和协商。3.采购人员职责根据工程需求，制定询价文件，明确询价的范围、要求、标准等。广泛收集供应商信息，邀请符合条件的供应商参与询价。与供应商进行沟通和谈判，获取报价及相关资料，并对供应商的报价进行整理和分析。协助财务人员对询价结果进行成本分析和评估。4.财务人员职责参与询价文件的审核，从财务角度对询价要求和标准提出意见。对供应商的报价进行财务分析，评估其价格的合理性和成本构成。协助采购人员进行商务谈判，关注价格条款和付款方式等财务因素。5.其他相关人员职责法律人员负责审核询价过程中的相关合同条款和法律文件，确保符合法律法规要求。审计人员可对询价活动进行监督和审计，保证程序合规、结果公正。（三）成员资格要求1.具备良好的职业道德和责任心，诚实守信，廉洁奉公。2.熟悉工程类采购业务，具有相应的专业知识和工作经验。3.能够客观公正地履行职责，不受任何利益关系的影响。4.身体健康，能够胜任询价工作的各项任务。（四）成员培训与考核公司定期组织询价小组成员参加相关培训，包括工程技术、采购业务、法律法规等方面的知识培训，以提高成员的专业素质和业务能力。同时，建立成员考核机制，对成员的工作表现、专业能力、职业道德等方面进行考核，考核结果作为成员续聘和奖惩的依据。三、询价流程（一）项目启动1.当公司有工程类采购项目需求时，由项目发起部门填写《工程类询价项目申请表》，详细说明项目名称、采购内容、技术要求、预算金额、预计完成时间等信息，并提交至公司采购管理部门。2.采购管理部门对申请表进行审核，确认项目符合公司采购政策和流程要求后，批准项目启动，并指定专人负责跟进。（二）询价文件编制1.采购人员根据项目需求和技术要求，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：项目概述：介绍工程类采购项目的基本情况，包括项目背景、采购范围、技术要求等。询价要求：明确供应商应提供的报价文件格式、内容要求，如报价明细、技术规格偏离表、售后服务承诺等。技术规格：详细描述工程所需物资、设备的技术规格、质量标准、性能参数等，必要时可提供图纸、样品等附件。商务条款：包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等商务要求。评标标准：制定明确的评标标准，如价格、质量、服务、信誉等方面的评分细则，以便对供应商的报价文件进行综合评估。2.询价文件编制完成后，采购人员应组织工程技术专家、财务人员等相关人员进行审核，确保文件内容准确、完整、合理，符合项目要求和公司利益。审核通过后的询价文件加盖公司公章，作为正式询价文件发布。（三）供应商邀请1.采购人员根据询价项目的特点和需求，通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备以下条件：具有合法有效的营业执照和相关资质证书，具备承担工程类采购项目的能力。具有良好的商业信誉和业绩，近三年内无重大违法违规记录。能够提供符合工程要求的产品或服务，具备相应的技术实力和生产能力。2.采购人员从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，向其发出询价邀请函。询价邀请函应包括询价文件的主要内容，明确供应商应在规定的时间内提交报价文件，并告知报价文件的送达方式、地点和截止时间等信息。（四）报价文件接收与整理1.供应商应在规定的时间内将报价文件送达指定地点。采购人员负责接收报价文件，并对文件的完整性、密封性等进行检查。如发现报价文件不符合要求，应及时通知供应商进行补充或修正。2.采购人员对接收的报价文件进行整理，按照询价文件要求对报价明细、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容进行分类和编号，以便后续评审使用。同时，对报价文件中的关键信息进行摘录和汇总，形成报价汇总表，直观展示各供应商的报价情况。（五）询价评审1.询价小组在收到供应商报价文件后，应及时组织评审会议。评审会议由组长主持，成员应认真阅读询价文件和各供应商的报价文件，按照评标标准对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评审。2.评审过程中，成员可就报价文件中的疑问点向供应商进行询问和澄清，要求供应商对其报价和技术方案进行详细说明。供应商应在规定的时间内以书面形式回复询价小组的询问。3.询价小组根据评审情况，对各供应商进行评分。评分结果应记录在《工程类询价评审记录表》中，成员应签字确认。评分过程应严格按照评标标准进行，确保公平、公正。（六）推荐成交供应商1.根据评审得分情况，询价小组按照得分由高到低的顺序推荐成交供应商。得分相同的情况下，可综合考虑价格、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。2.询价小组应编写询价评审报告，详细说明询价项目的基本情况、评审过程、各供应商的报价及评审得分情况、推荐成交供应商的理由等内容。询价评审报告经小组成员签字后，提交至公司采购管理部门。（七）成交确认与合同签订1.采购管理部门根据询价评审报告，对推荐的成交供应商进行审核。审核通过后，与成交供应商进行谈判，就合同条款进行协商和确定。合同条款应包括采购内容、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容，并确保与询价文件和评审结果一致。2.谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应加盖公司公章和供应商公章，确保合同的法律效力。合同签订后，采购管理部门应将合同副本分发给相关部门，作为项目执行和付款的依据。四、监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门负责对工程类询价活动进行定期或不定期的审计监督，检查询价小组的组建、工作流程、评审过程等是否符合规定要求，确保询价活动的公正性和合规性。2.公司采购管理部门应加强对询价工作的日常管理，对询价过程中出现的问题及时进行协调和处理。同时，定期对询价工作进行总结和分析，不断完善询价工作制度和流程。（二）投诉处理1.供应商如对询价结果有异议，可在规定的时间内向公司采购管理部门提出书面投诉。投诉内容应包括投诉事项、理由及相关证明材料等。2.采购管理部门收到投诉后，应及时进行调查核实。如投诉情况属实，应按照规定程序进行处理，重新组织评审或采取其他纠正措施，并将处理结果及时反馈给投诉供应商。（三）责任追究1.询价小组成员在询价过程中如有违反法律法规、公司制度或职业道德的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因询价小组成员的过错导致询价结果出现偏差或给公司造成损失的，成员应承担相应的赔偿责任。如涉及违法犯罪行为，将依法追究其法律责任。五、信息管理（一）询价文件管理询价文件应按照公司档案管理规定进行归档保存，包括纸质文件和电子文件。纸质文件应装订成册，注明项目名称、编号、日期等信息，并妥善保管在档案柜中。电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立相应的文件夹结构，便于查询和管理。（二）供应商信息管理建立供应商信息数据库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、报价记录等进行详细记录和管理。定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。同时，对供应商的表现进行评价和分析，为后续询价活动提供参考依据。（三）询价记录管理询价过程中的各项记录，如询价邀请函、报价文件、评审