医院财务档案工作制度

PAGE医院财务档案工作制度一、总则（一）目的为加强医院财务档案管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门及与财务活动相关的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.统一管理原则：医院财务档案由专门的档案管理部门统一负责收集、整理、保管、查阅和销毁等工作。2.真实完整原则：财务档案应如实反映医院财务活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案信息泄露，维护医院财务信息安全。4.规范有序原则：按照规定的程序和方法对财务档案进行管理，保证档案管理工作的规范化和有序化。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证类1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等各类证明经济业务发生的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的记账凭证。（二）会计账簿类1.总账：按照会计科目分类登记的账簿，全面反映医院的资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置的账簿，详细记录各项经济业务的明细情况。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。4.辅助账簿：如固定资产明细账、往来账款明细账等，用于补充和细化总账和明细账的记录。（三）财务报告类1.月度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映医院月度财务状况和经营成果。2.年度财务报表：除月度财务报表外，还包括年度财务决算报告、财务情况说明书等，全面反映医院年度财务状况和经营成果。3.其他财务报告：如专项财务分析报告、预算执行情况报告等，根据医院管理需要编制的各类财务报告。（四）其他类1.财务预算资料：包括年度预算编制、调整及执行情况的相关文件和资料。2.财务审计报告：医院内部审计和外部审计机构出具的审计报告。3.税务资料：纳税申报表、税务发票存根联、税务审计报告等。4.财务制度文件：医院制定的各项财务管理制度及相关文件。5.财务合同协议：与经济活动相关的各类合同、协议，如采购合同、借款合同、租赁合同等。6.财务电子数据：存储在计算机系统中的财务数据备份，包括会计凭证、账簿、报表等电子文档。（五）归档要求1.财务档案应按照分类标准进行整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.会计凭证应按月装订成册，标明月份、凭证种类、起止号码、附件张数、会计主管人员和装订人员等，并加盖单位公章。3.会计账簿应在年度终了后及时整理归档，更换新账后，旧账应整理装订，编号归档。4.财务报告应按年度装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、报表种类、报出日期等，并由单位负责人、总会计师（或分管领导）和会计主管人员签名或盖章。5.其他类财务档案应根据其性质和特点，分别进行整理和归档，确保档案资料的清晰、有序。6.财务电子数据应定期进行备份，备份介质应妥善保管，并注明备份日期、内容、备份人等信息。三、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为30年。2.会计账簿类保管期限为30年。3.财务报告类中，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务决算报告永久保管。4.其他类中，财务预算资料、财务审计报告、税务资料、财务制度文件、财务合同协议等保管期限为10年，财务电子数据应与纸质档案保管期限一致。（二）保管地点1.医院应设立专门的财务档案库房，用于存放财务档案。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.财务档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案管理人员应定期对库房进行检查，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。（三）保管措施1.财务档案应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.对重要的财务档案应采取备份保管措施，如采用光盘、磁带等存储介质进行备份，并异地存放。3.档案管理人员应建立财务档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、查阅、销毁等情况，确保档案管理工作的可追溯性。4.定期对财务档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否与保管台账一致，发现问题应及时查明原因并进行处理。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.医院内部人员查阅财务档案，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。2.医院外部人员查阅财务档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经医院分管领导批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得将档案带出医院，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交相关审批文件。2.档案管理人员根据审批意见，提供相应的财务档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员查阅完毕后，应将档案归还档案管理人员，并由档案管理人员在《财务档案查阅申请表》上记录查阅情况。（三）借阅权限1.医院内部人员借阅财务档案，应经财务部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。2.医院外部人员借阅财务档案，原则上不予办理。如有特殊情况确需借阅的，应经医院分管领导批准，并签订保密协议，明确借阅人员的保密责任和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并提交相关审批文件。2.档案管理人员根据审批意见，提供相应的财务档案，并与借阅人员办理档案交接手续，双方在《财务档案借阅登记表》上签字确认。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员应认真核对归还档案的数量、内容等是否完整无损，如有问题应及时查明原因并追究借阅人员的责任。五、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的财务档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序进行销毁。2.对保管期满但涉及国家机密、商业秘密或其他重要事项的财务档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.由财务部门提出财务档案销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号及应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并提交相关证明材料。2.医院档案管理部门会同财务部门对拟销毁的财务档案进行鉴定，编制《财务档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的基本情况。3.经医院分管领导批准后，由档案管理部门和财务部门共同派人监销。监销人员在销毁档案前，应认真核对《财务档案销毁清册》与拟销毁档案是否一致，销毁后应在《财务档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告医院分管领导。（三）销毁记录1.财务档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、销毁档案的名称和数量等信息。2.销毁记录应作为财务档案管理工作的重要资料进行保存，保存期限与财务档案保管期限一致。六、财务档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备会计专业知识和档案管理技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和医院财务档案管理制度。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责，确保财务档案的安全和完整。（二）档案收集与整理职责1.负责收集、整理医院各项财务活动中形成的档案资料，确保档案资料的齐全、完整。2.按照财务档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，保证档案资料的系统性和规范性。（三）档案保管职责1.负责财务档案的保管工作，按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善存放和保管。2.定期对财务档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否与保管台账一致，发现问题及时报告并处理。3.做好财务档案库房的安全管理工作，确保库房具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，保证档案的安全保管。（四）档案查阅与借阅管理职责1.负责办理财务档案的查阅与借阅手续，对查阅和借阅人员的资格进行审核，确保档案查阅与借阅工作符合规定要求。2.在查阅和借阅现场进行监督，防止档案被涂改、标记、抽换、损坏或丢失，确保档案信息安全。