创卫办档案室工作制度

PAGE创卫办档案室工作制度一、总则（一）目的为加强创卫办档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在创卫工作中的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于创卫办档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管和利用。（三）基本原则1.集中统一管理原则：创卫办档案室对全办档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映创卫工作实际情况的原始材料。3.完整性原则：全面收集与创卫工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室工作人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作。2.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。3.按照规定的程序和要求，为创卫办各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务。4.负责档案信息化建设，将档案信息录入电子系统，实现档案的数字化管理。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案提出鉴定意见。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保材料的齐全、完整。2.按照档案室的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案室。3.协助档案室做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供相关档案信息。4.配合档案室开展档案管理工作的宣传、培训等活动，提高本部门人员的档案意识。三、档案收集（一）收集范围1.创卫办在开展创卫工作过程中形成的各类文件、通知、报告、计划、总结、统计报表等。2.创卫工作中涉及的各类会议记录、纪要、决议等。3.创卫工作中产生的各类检查记录、整改报告、验收资料等。4.创卫工作中与相关部门、单位往来的函件、协议、合同等。5.创卫工作中开展的各类宣传活动资料，如宣传海报、宣传册、新闻报道等。6.其他与创卫工作有关的具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，确保材料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要文件和紧急文件，应在形成后及时送交档案室进行登记和保管。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署齐全，如有破损或褪色等情况，应进行修复或复制。4.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。四、档案整理（一）分类标准1.按照创卫工作的职能和业务范围，将档案分为综合管理类、环境卫生类、健康教育类、病媒生物防制类、食品安全类、公共场所卫生类等类别。2.每个类别下再根据文件的性质、内容等进行二级分类，如综合管理类可分为工作计划、工作总结、会议文件、人事档案等。（二）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类、排序，去除重复、无效的文件。2.按照分类标准对文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对每份文件进行编目，编目内容包括文件编号、题名、日期、责任者、文号、页数等，确保编目信息准确、完整。4.将编目好的文件进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。5.按照分类顺序将装订好的文件装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息。五、档案归档（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前将本部门当年形成的档案整理完毕，并移交至档案室。2.对于一些重大创卫项目或专项工作形成的档案，应在项目结束或工作完成后及时归档。（二）归档程序1.档案室工作人员对各部门移交的档案进行核对，检查档案的整理质量和完整性。2.对核对无误的档案进行接收登记，填写档案移交清单，双方签字确认。3.将接收的档案按照分类要求进行上架排列，确保档案存放有序。六、档案保管（一）保管环境1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为档案库房。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案保管环境安全、适宜。（二）档案存放1.档案应按照分类顺序上架存放，不同类别、不同年度、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案盒应整齐排列在档案架上，档案架应标注清晰的类别、年度、保管期限等标识。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应选择安全可靠的存储设备，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.创卫办档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括创卫工作中的重要文件、法规性文件、重大项目档案等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般性文件、重要会议记录、统计报表等。4.短期保管的档案保管期限为1年至15年，主要包括临时性文件、一般性业务资料等。（四）定期检查1.档案室工作人员应定期对档案的保管状况进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的存放情况、保管环境、有无破损等。2.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对受潮档案进行干燥处理等。3.定期检查档案的数量、编号等信息，确保档案的完整性和准确性。七、档案利用（一）查阅1.创卫办内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.档案室工作人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行复印。（二）借阅1.创卫办内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、销毁档案。借阅期满后，应及时将档案归还至档案室。（三）外借1.因特殊情况需要将档案外借给其他单位或个人的，应填写档案外借申请表，注明外借单位或个人名称、外借期限、外借用途等，经创卫办领导签字同意后，方可外借。2.外借档案时，应与外借单位或个人签订档案外借协议，明确双方的权利和义务，确保档案安全。3.外借单位或个人应按照协议要求妥善保管档案，按时归还。外借期满后，档案室工作人员应及时对外借档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究外借单位或个人的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则。2.根据档案的保管期限、内容重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行科学、合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，判断其价值。2.参考档案的利用情况，对很少利用或已无利用价值的档案进行重点鉴定。3.结合国家有关档案保管期限的规定和创卫工作的实际需要，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、责任者、文号、页数、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经创卫办领导签字批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销。监销人员应在档案销毁后在销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立创卫办档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.通过信息化手段提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用。（二）数据录入1.档案室工作人员应按照档案整理的要求，将档案的编目信息、文件内容等录入档案管理信息系统。2.录入的数据应准确、完整，确保电子档案与纸质档案的一致性。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。2.做好系统数据的备份工作，防止数据丢失。3.加强对系统用户的管理，设置不同的用