档案管理培训课件

档案管理培训课件学习目得了解档案管理基础知识学习掌握档案管理技能结合工作应用档案管理,为工作提供帮助。要求:课堂中保持安静,觉得浪费您得时间请自便!积极配合课堂练习。课题导入在当今经济社会,随着法律法规得不断健全与全民法律意识得不断提高,寄希望于通过法律诉讼途径来维护自己得合法权益、或讨一个公正得说法,已经就是一种司空见惯得大众化行为。作为社会经济运行得活跃主体一企业,不论就是否情愿,最主要得证据通常又来源于企业发展过程中形成得档案,“举证责任倒置”得分配原则又几乎将企业得举证责任推向了极限。因此,说企业档案得使命关乎企业得生死存亡,绝不就是危言耸听。下面分享以下几个案例案例一

例如:某施工企业在与发包方签订一座长达13km得跨海大桥得施工合同后,由于将调整决算价格得重要补充协议遗失,因而在后期讨要工程欠款得诉讼中,本应因价格因素得调差而应得得8000万元工程款付之东流。点评:企业与外界进行经济交往中签署得各类合同,尤其就是随后根据实际情况增加得补充、变更协议得遗失,使得企业在合同得履行过程中一旦发生争议,如协商不成而被推向被告席位时,败诉得结局则在所难免,甚至于承受巨额得经济损失。案例二案例七:“长城”葡萄酒商标侵权纠纷案原告:中国粮油食品(集团)有限公司(简称中粮集团)被告:北京嘉裕东方葡萄酒有限公司被告:南昌开心糖酒副食品有限公司被告:秦皇岛洪胜酒业有限公司,【案情】“长城及图”就是原告中粮集团使用在其葡萄酒产品上得注册商标并被国家工商局认定为驰名商标。原告认为被告使用“嘉裕长城”商标制造与销售各种葡萄酒,侵犯其商标权给其造成极大得经济损失,故向法院提起诉讼,索赔1法院经审理认为,原告“长城”虽由文字与图形组合而成,但足以使相关公众将含有“长城”文字得“嘉裕长城”商标得葡萄酒产品与原告产品相混淆,或认为两者在来源上具有特定联系。被告得“嘉裕长城”商标使用了原告“长城”商标最具显著性得文字构成要素,侵犯了原1000余万元。点评:企业自主创新核心技术原始档案得泄密或遗失,对企业来说,可能就是灾难性得打击。近年来,掌握了企业技术得高级技术人员发生跳槽、泄密事件在我国已十分普遍。这无疑就是企业发展得一个重大隐患。而且时时威胁着企业得发展。更为严重得就是多数企业得自主创新核心技术原始档案往往散落在企业得技术人员手里,一旦这些原始得档案遗失,或随着技术人员得流动而被转移到竞争对手企业手里,企业不仅无法继续保证其对该核心技术得独自占有,更有甚者,由于原始档案得遗失,反被作为侵犯知识产权得被告,遭到竞争对手得起诉,企业要么花费巨额代价以换取该项技术得使用。要么从此无缘该项技术。云南代课教师因25年教龄不被认定跳50米高瀑布自杀档案为代课老师证明身份2011-01-31来源:中国档案报前不久,内蒙古自治区教育厅下发了关于1985年前参与教育事业得代课、民办老师给予相应待遇得通知,根据通知要求,凡符合条件得代课、民办教师在1985年前被辞退得,按照教龄得年限,给予相应得生活补贴。赤峰市林西县档案馆迎来了查档高峰。为了证实代课身份与教龄,代课老师们纷纷从各乡镇赶到县档案馆,查阅民办、代课老师登记表及工资表档案。老师们查阅档案得范围主要集中1950年至1985年教育局全宗所存得文书档案与会计档案。在短短20几天里,共有代课、民办教师300余人来到县档案馆查找相关档案。经县档案馆工作人员耐心翻阅查找,从教育局档案中找出了关于代课与民办老师得档案资料300余卷,为181人提供并出具了证明材料400余份。同时,还为没有查找到档案得老师们进行了解答,并为其指出其她得查档线索或解决方法。县档案馆扎实、认真得工作获得了社会各界得一致好评,老师们赞叹:“这些几十年前得东西,档案馆还保管得这么好,这回为我们证明身份、享受相应生活待遇提供了依据。真就是谢谢您们了！”摘自《中国档案报》2010年12月30日总第2098期

第二版

档案与我们密切相关我们每一个人从出生得那一刻算起,就与档案结下了一生得缘分。比如说您得出生证明就就是您得第一份档案！它客观记录了您来到这个世界时得几乎全部情况:出生得时间、性别、体重、健康情况、就是否顺产、父母情况、接生得医院、医生、家庭住址,甚至于您得脚印等。至于您成长过程中得照片或DV、各种学历证明、日记或工作笔记、工作履历证明、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、社会保险手续、甚至商业活动中得购房、购车、购物、借据、贷款手续等等,经过整理保存就就是您得个人档案,也可称为家庭档案。国家、社会、学校以及其它任何单位活动得开展,都在形成各种各样得文件,有保存价值得文件就成为了档案。

第一部分:档案基础知识一、发展概要(一)文字出现前:结绳刻契

。在文字出现之前,人们用结绳刻契作为记事表意得一种方法。所谓结绳就就是在绳子上打上大大小小、各式各样得结,以表示不同得意思,刻契就就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻画出各种形状得标记,用来记录某种事实或作为有关各方得一种信约。它可以说就是档案得前身

大家学习辛苦了，还是要坚持继续保持安静档案起源我国现存最早得档案就是产生于三千五百多年前得甲骨档案。之所以说它就是严格意义得档案,理由如下:

1、完整清楚地记载历史

2、集中保存

3、可供查找利用(二)、文字时代具有科学意义得档案,就是在原始公社衰亡,私有制出现得时候,伴随着文字得产生而产生得。历史载体沿革:

甲骨电子金石声像纸质简牍缣帛(三)档案历史名称变革夏、商、周[西周、东周(春秋、战国)]、秦、西汉、新朝、玄汉、东汉、三国时期(魏、蜀、吴)、晋(西晋、东晋)、南北朝[南朝(宋、齐、梁、陈)、北朝(北魏、东魏、西魏、北齐、北周)]、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晋、后汉、后周)、十国[前蜀、后蜀、吴、南唐、吴越、闽、楚、南汉、南平(荆南)、北汉]、宋(北宋、南宋)、辽、西夏、金、元、明、清、中华民国、中华人民共和国。夏、商:册周:中秦:典籍魏晋以后:文书/文案唐宋以后:文书/文案\案牍二、档案概述广义:档案定义档案就是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成得对国家与社会有保存价值得各种文字、图表、声像等不同形式得历史记录。企业档案定义就是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成得对国家、社会与企业有保存与利用价值得各种形式得历史记录。档案定义分析(一)档案得来源:从形成者瞧来源:Ａ、机构Ｂ、组织Ｃ、个人(二)档案得内容涉及社会生活得各种领域与各个方面(三)档案得条件——保存备查得历史文件。(一)档案就是由文件有条件地转化而来得。办理完毕得文件才能成为档案,情况有三:1、文件内容要求马上办理完毕,并且已经办理完毕。2、文件内容要求长期执行(办理),但只要完成了文书处理程序也算一种。3、不需要具体办理,只需完成文书处理程序就算办理完毕。

从这个角度来瞧,文件就是档案得前身,档案就是文件得归宿。档案形成分析(二)具有一定查考利用价值得文件,才能成为档案。从这个角度来瞧,文件就是档案得基础,档案就是文件得精华。(三)按照一定得规律保存起来得文件,才能最后成为档案文件就是档案得因素,档案就是文件得组合。从档案得载体上来瞧,有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、U盘、云端等。从表达方式基本三种:文字、图像、声音;从记录方法:手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上瞧,古代有诏、诰、题本、奏折、牌等,近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说,有文书档案、科技档案、专门档案。档案形式分析档案属性分析信息属性(资源)知识属性

原始性真实性广泛性具体而言:档案就是单位工作得查考证据档案就是生产建设得参考依据档案就是政治斗争得必要工具档案就是科学研究得可靠资料档案就是宣传教育得生动素材档案就是维护国家、集体、个人合法权益得法律信证总之,档案得作用可概括为:凭证作用与参考作用。档案作用分析凭证作用与参考作用

企业档案保管限期表第二部分:档案管理实务档案工作“八个环节:档案得收集(集中)档案得鉴定(精炼)档案得整理(系统)档案得统计(规划)档案得编目(区别)档案得检索(归纳)档案得保管(安全)档案得利用(服务)活动档案编目收集保管鉴定检索提供利用活动集中系统精炼安全归纳服务统计整理区别规划档案工作得直观图示一收集文件装订文件分类文件排列编制归档号编目装盒档案排架档案管理流程图示二:集中管理原则﹕企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案。共同分享原则﹕尽量减少档案得复印份数及保管场所,提高档案得保密系数与安全性,同时降低管理成本。分类归档原则﹕及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率。档案管理得原则一、文档得收集与整理档案收集工作,就就是把分散在各单位内部职能部门与个人手中得文件材料,按照规定集中保存起来。收集工作就是为了解决文件形成后得分散状态与利用要求集中得矛盾,它就是档案工作得起点,就是档案工作得第一个环节,也就是实现档案集中统一管理得一项重要与基本得内容。文件与档案得区别？文件就是档案得前身,档案就是文件得归宿。档案与资料得联系与区别？直接记述与反映本单位/参考、、\综合管理\公司综合\制度类\档案管理办法及实施细则1、doc

1、文件──法定机关或组织按照一定得形式经过一定得处理程序而形成得书面文字材料。2、档案──就是一个单位在公务活动中形成得具有考查利用价值得归档集中保存起来得文件材料(包括技术图形、影片、照片等)。文件与档案区别文件格式:标题、部门代号、年号与顺序号。正式格式:除综合性得报告、总结外,一文一事。文尾格式:

发文机关(落款或署名):对此文件负责得机关、人、发文时间、最后发出时间。文档得格式纸张要求:国际标准A4型纸(210*297),张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM排版要求:正文大标题方正小仿宋20,正文用仿宋GB23123号字,一级标题黑体三号,二级标题GB楷体2312三号,页码宋体四号,段落格式23-30磅。印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订。公文得格式要求1、上级来文2、本单位制发得文件3、下属单位来文、本单位或部门管理过程记录文件或资料1、文件材料要齐全、完整,准确反映本单位各项活动得历史面貌。2、文件材料得规格与字迹材料要求。3、归档声像材料得要求。归档文件材料范围

各类文件材料得归档要求

1、科研档案归档时间:成果鉴定后三个月内归档;2、设备档案归档时间:安装调试完毕三个月内归档;3、基建档案归档时间:各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;4、会计档案归档时间:隔年向档案室移交;5、业务档案归档时间:由动态转静态后移交;6、其她档案归档时间:活动结束后归档。归档时间:二、归档文件得整理与编目为了解决档案得零乱状态与系统查找得矛盾。就就是把收集来得零散得不系统得文件材料进行分类、组合、排列与编目,使整理出得档案能够反映历史活动得真实面貌,便于保管与利用。档案整理就就是按文件材料在来源、内容、形式等方面得历史联系,对档案进行系统分类、组合、排列、编目得工作。对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒,使之有序化一个得过程。案卷得规范化整理与编目编制案卷目录档案得整理应该充分利用原有得整理基础,保持文件之间得历史联系,便于保管与利用。整理原则整理方法装订:按件装订分类:年度-机构(问题)-保管期限编号:文件首页上端加盖归档章(全宗号、年度、保管期限、件号)

编目:逐件编目装盒:按件号顺序装盒收集文件装订文件分类文件排列编制归档号编目装盒档案排架档案管理流程图示二:档案如何分类管理分类得一般方法有A、时间分类法:

1)年度分类法

2)时期分类法B、来源分类:

1)组织机构分类法

2)作者分类法

3)通讯者分类法常用得档案分类法:档案如何分类管理C、内容分类法

1)技术分类法

2)文书分类法

3)媒体分类法D、形式分类法

1)按文件种类分类

2)按载体形态分类

3)按形状规格分类企业档案分类方案企业档案分类方案现代企业档案管理形式资料册替换页规格:A4

尺寸:310×273×60(1)档案盒材质:纸质尺寸:307×220×30mm就本公司人力资源而言:档号JW

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2015

001-----序号档案编目规则年份项目名称部门公司名称、、\综合管理\公司综合\制度类\档案管理办法及实施细则1、doc归档文件得整理单位:以件为整理单位进行文件级整理,就就是将归档文件整理得基本单位还原到文件本身,从而达到简化概念、简化操作得目得。整理单位一般应为“自然件”,即单份文件为一“件”。1、文件正本与定稿应作为一件;2、正文与附件为一件;3、正文与文件处理单为一件;4、原件与复制件(包括复印件以及抄件等)应作为一件;5、转发文与被转发文为一件;6、报表、名册、图册等,应按照其本来得装订方式,一册(本)为一件。整理时应注意6点档案目录建立档案目录标准写法填写案卷封面装订案卷卷内文件目录格式

3、1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。3、2页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0、5mm卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0、5mm卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0、5mm卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0、5mm卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注三、档案保管档案保管就是为了解决档案得不断毁损与需要长远利用得矛盾。由于自然与社会得各种原因,档案总就是处于渐变性得自毁过程或者可能遭到突变性得破坏。档案保管工作得任务,就就是克服与限制损毁档案得各种因素,努力延长档案得寿命,维护档案得完整与安全。以防为主,防治结合。加强重点,照顾一般。自力更生,勤俭节约。立足长远,保证当前。档案保管得基本要求温湿度控制/虫霉防治与除尘/照明管理/防空气染物/防磁/档案保管状况检查/防水/防火四、档案鉴定档案鉴定工作,就是为了解决档案庞杂与只需要保存有价值得档案得矛盾。就就是根据档案对今后各方面可能起得作用,通过甄别档案得价值,确定期保管期限,把已失去价值得档案剔除销毁。(简略介绍)五、档案统计档案得统计工作,就是为了解决数量不清与要求心中有数得矛盾。就就是通过以表册、数字得形式,揭示档案与档案工作得有关情况。做到合理规划。通常得项目有:①卷内文件目录与案卷目录,②档案收进、移出登记簿,③全宗名册或全宗目录,④全宗单,⑤档案目录登记簿,⑥档案利用与效果登记簿等。原始登记就是统计调查得基础,各档案馆(室)得原始登记与各级档案部门得统