专项小组联络员工作制度

PAGE专项小组联络员工作制度一、总则（一）目的为了规范专项小组联络员的工作行为，加强专项小组与各相关部门之间的沟通协调，确保专项工作的顺利开展，提高工作效率和质量，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内设立的各类专项小组及其联络员。（三）基本原则1.沟通协调原则：联络员应积极主动地与专项小组成员及相关部门进行沟通，及时传达信息，协调解决工作中出现的问题。2.高效执行原则：严格按照专项小组的工作要求和时间节点，高效完成各项联络工作任务，确保工作的顺利推进。3.保密原则：对专项工作中涉及的公司机密信息、商业秘密等严格保密，不得泄露给无关人员。二、联络员职责（一）信息传递1.及时接收专项小组的工作指令、任务安排等信息，并准确传达给相关部门和人员。2.定期收集相关部门和人员对专项工作的意见、建议及工作进展情况，整理后反馈给专项小组。（二）沟通协调1.组织召开专项工作相关的会议，负责会议的筹备、记录和会议纪要的整理、传达工作。2.协调专项小组与各相关部门之间的工作关系，解决工作中出现的矛盾和问题，促进工作的协同推进。3.跟踪专项工作的执行情况，对工作进度滞后或出现异常情况的及时与相关部门沟通，共同研究解决方案。（三）文件管理1.负责专项工作相关文件、资料的收集、整理、归档和保管工作，确保文件资料的完整性和规范性。2.根据工作需要，及时向专项小组成员提供相关文件资料的查阅服务。（四）其他工作1.协助专项小组开展调研、统计等工作，提供必要的数据支持和信息服务。2.完成专项小组交办的其他临时性工作任务。三、工作流程（一）任务接收与传达1.专项小组确定工作任务后，由组长或指定负责人将任务详细信息传达给联络员。2.联络员接到任务后，应立即制定具体的传达计划，明确传达对象、传达方式和传达时间。传达方式可包括但不限于邮件、即时通讯工具、会议等。3.在传达任务时，联络员应确保信息准确无误，必要时对任务进行详细解释说明，确保接收人员清楚了解工作要求和目标。（二）信息收集与反馈1.联络员定期（每周至少一次）收集各相关部门和人员对专项工作的意见、建议及工作进展情况。收集方式可采用问卷调查、现场沟通、工作汇报等多种形式。2.对收集到的信息进行认真整理和分析，提取有价值的内容。对于意见和建议，应分类汇总，并标注提出部门和人员；对于工作进展情况，应梳理工作成果、存在问题及下一步工作计划。3.将整理后的信息及时反馈给专项小组，反馈方式可采用书面报告、口头汇报等。反馈报告应内容详实、条理清晰，重点突出工作中的关键问题和解决建议。（三）沟通协调1.根据专项工作的需要，联络员负责组织召开相关会议。会议筹备阶段，应明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知参会人员做好准备。2.会议过程中，联络员应认真做好会议记录，详细记录会议讨论的内容、形成的决议和工作安排等。会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息。3.会议结束后，及时整理会议纪要，经专项小组组长审核后，传达给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议主要内容、决议事项、责任部门和完成时间等，确保各项工作得到有效落实。4.在专项工作执行过程中，如出现部门之间的工作矛盾或问题，联络员应及时介入协调。首先了解各方的意见和诉求，分析问题产生的原因，然后组织相关部门进行沟通协商，寻求最佳解决方案。协调过程中，应秉持公正、客观的原则，充分听取各方意见，推动问题得到妥善解决。（四）文件管理1.专项工作开展过程中产生的各类文件、资料，包括通知、报告、方案、合同等，联络员应及时收集。收集时应确保文件的完整性，检查文件是否有缺失页、签字盖章是否齐全等。2.对收集到的文件资料进行分类整理，按照文件的性质、时间顺序等进行编号和归档。归档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，便于查阅和管理。3.建立文件查阅登记制度，凡需查阅专项工作文件资料的人员，应填写查阅登记表，注明查阅时间摘要、查阅人等信息。联络员应按照规定提供查阅服务，并做好记录。4.定期对文件资料进行清查盘点，确保文件资料的安全保管。对于过期、失效或不再使用的文件资料，应按照公司档案管理规定进行妥善处理，防止文件资料的丢失或泄露。四、工作纪律（一）遵守工作时间联络员应严格遵守公司的作息时间，按时上下班，不得迟到早退。如有特殊情况需要请假，应提前按照公司请假制度办理请假手续。（二）认真履行职责1.切实履行联络员职责，积极主动地开展工作，不得推诿、敷衍塞责。对工作任务要认真负责，确保各项工作落到实处。2.严格按照工作流程和标准开展工作，不得擅自简化或省略工作环节，确保工作质量和效率。（三）保守工作秘密1.对专项工作中涉及的公司机密信息、商业秘密、技术秘密等严格保密，不得向无关人员泄露。2.在工作中使用的文件资料、会议记录等，未经专项小组组长批准，不得私自复制、传播或用于其他用途。（四）保持良好沟通1.与专项小组成员及相关部门保持密切的沟通联系，及时反馈工作进展和问题，不得因沟通不畅导致工作延误或失误。2.在沟通中应注意语言文明、态度诚恳，尊重他人意见和建议，营造良好的工作氛围。五、培训与考核（一）培训1.公司定期组织专项小组联络员进行业务培训，培训内容包括专项工作相关知识、沟通协调技巧、文件管理方法等。2.培训方式可采用内部培训、外部培训、经验交流等多种形式，以提高联络员的业务水平和综合素质。3.联络员应积极参加各类培训活动，认真学习培训内容，不断提升自身的工作能力。（二）考核1.建立专项小组联络员考核制度，对联络员的工作表现进行定期考核。考核周期为每半年一次。2.考核指标包括工作任务完成情况、沟通协调效果、文件管理质量、工作纪律遵守情况等方面。3.考核方式采用自评、上级评价、相关部门评价相结合的方式，确保考核结果客观公正。4.根据考核结果，对表现优秀