长期服务合同续签流程规范

长期服务合同续签流程规范一、总则（一）目的依据。为规范长期服务合同续签工作，提高管理效率，防范法律风险，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》及相关法律法规制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于公司所有期限在一年以上的长期服务合同续签活动，包括但不限于物业服务、IT运维、人力资源外包等。（三）基本原则。合同续签工作应当遵循合法合规、平等自愿、公平合理、效率优先的原则，确保续签流程标准化、制度化。二、组织职责（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管领导负直接责任，合同管理部门负责统筹协调，业务部门负责具体执行。（二）部门分工。合同管理部门负责制定续签方案，审核合同条款；业务部门负责评估服务质量和续签需求；法务部门负责法律风险评估；财务部门负责预算审核。（三）协作机制。建立跨部门协作机制，每月召开续签工作例会，明确责任分工，跟踪工作进度，及时解决存在问题。三、续签流程（一）启动审查。每年10月1日前，各单位业务部门提交续签需求清单，合同管理部门组织初步审查，确认合同期限、服务内容、考核标准等关键信息。（二）评估论证。合同管理部门牵头，组织业务、法务、财务等部门开展综合评估，重点审查合同履行情况、服务费用合理性、续签必要性等。1.合同履行评估。核查合同执行情况，包括服务完成率、质量达标率、客户满意度等指标，形成评估报告。2.费用合理性审查。对比市场同类服务价格，审核续签费用是否超出预算，提出优化建议。3.风险识别与控制。评估续签可能存在的法律风险、市场风险，制定应对措施。（三）方案制定。根据评估结果，合同管理部门制定续签方案，包括续签意向、合同条款调整、费用调整、考核标准优化等内容。1.续签意向确认。与供应商沟通续签可能性，明确对方初步报价和服务承诺。2.合同条款修订。重点修订服务范围、费用标准、违约责任、争议解决等条款。3.考核标准完善。结合业务需求，优化服务质量考核指标，明确奖惩机制。（四）谈判协商。法务部门、业务部门参与合同谈判，重点协商以下内容：1.价格谈判。依据评估结果，与供应商协商续签价格，争取最优条件。2.条款谈判。明确双方权利义务，避免合同漏洞，确保法律风险可控。3.附加条件。协商设置服务改进要求、退出机制等附加条款。（五）审批流程。续签方案按权限逐级审批，审批流程如下：1.初审。合同管理部门组织内部评审，确保方案合规性。2.会审。提交分管领导、法务部门、财务部门联合会审，形成会审意见。3.核准。重大合同需报总经理办公会核准，一般合同由分管领导审批。（六）签约执行。审批通过后，合同管理部门与供应商签订续签协议，业务部门同步开展服务交接工作。1.合同签订。双方法定代表人或授权代表签字盖章，确保合同有效性。2.服务交接。组织原供应商与续签供应商开展服务交接，确保服务连续性。3.档案归档。将续签合同、评估报告、审批记录等材料整理归档，建立电子台账。四、风险管控（一）法律风险防范。法务部门全程参与合同审查，重点防范以下风险：1.合同效力风险。确保合同主体适格、意思表示真实、内容不违反法律法规。2.违约风险。明确违约情形、责任承担方式，设置合理的违约金标准。3.争议解决风险。优先选择仲裁或诉讼方式，明确管辖机构。（二）市场风险应对。业务部门定期监测市场变化，及时调整服务策略：1.价格波动风险。建立价格预警机制，当市场价格波动超过10%时启动谈判。2.供应商风险。评估供应商经营状况，避免合作中断风险，建立备选供应商库。3.服务质量风险。设置动态考核机制，当服务质量下降时启动整改程序。（三）操作风险控制。合同管理部门制定标准化操作流程：1.审查风险。建立三级审查制度，初审、复审、终审责任到人。2.谈判风险。制定谈判预案，明确底线条件，避免过度让步。3.执行风险。设置合同执行监控机制，每月开展合同履行情况检查。五、考核评价（一）供应商考核。每年12月1日前，业务部门组织供应商绩效考核，考核指标包括：1.服务质量。依据合同约定，考核服务完成率、响应速度、问题解决率等。2.费用控制。考核实际费用与预算差异，评估费用合理性。3.配合度。考核沟通效率、配合态度、信息提供及时性等。（二）内部考核。合同管理部门组织内部绩效考核，重点考核：1.流程合规性。检查续签流程各环节是否符合规范要求。2.风险控制效果。评估风险防范措施的实际效果。3.效率提升。考核续签周期、审批效率等指标。（三）改进机制。考核结果作为供应商选择、合同修订的重要依据，建立持续改进机制：1.问题整改。针对考核发现的问题，要求供应商限期整改，跟踪整改效果。2.优化升级。根据业务发展需要，定期修订合同条款，提升管理水平。3.供应商淘汰。对连续两年考核不合格的供应商，启动淘汰程序，重新招标。六、附则（一）术语解释。本规范所称长期服务合同，是指合同期限在一年以上的服务合同；供应商是指提供服务的第三方企业或机构。（二）解释权属。本规范由公司合同管理部门负责解释，重大修订需报总