青海省人事档案工作制度

PAGE青海省人事档案工作制度一、总则（一）目的为了加强青海省人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，为全省各项事业发展提供有力的人才支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于青海省行政区域内各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的人事档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和整理与个人相关的各类材料，保证人事档案内容的完整性，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，妥善保管人事档案，防止档案信息泄露，确保个人隐私得到保护。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行人事档案的管理，包括档案材料的收集、整理、归档、保管、查阅、转递等环节，做到工作流程规范、操作标准统一。二、档案管理机构及职责（一）管理机构设置1.省级档案管理部门：负责全省人事档案工作的宏观管理和业务指导，制定全省人事档案管理的政策、制度和标准，监督检查各地各部门人事档案管理工作情况。2.市（州）级档案管理部门：在省级档案管理部门指导下，负责本地区人事档案工作的组织实施和管理，对所属单位人事档案管理工作进行监督、检查和指导。3.县级档案管理部门：负责本地区机关、企事业单位人事档案的集中管理，做好档案的收集、整理、保管、查阅等日常工作，并接受上级档案管理部门的业务指导和监督。4.各单位人事档案管理部门：负责本单位人事档案的具体管理工作，配备专（兼）职档案管理人员，按照规定做好档案的各项管理工作。（二）职责分工1.档案管理部门职责贯彻执行国家和省有关人事档案管理的法律法规、政策制度，制定本地区本部门人事档案管理的具体办法和措施。负责收集、鉴别、整理、归档、保管和统计人事档案材料及信息，确保档案的完整、准确和安全。办理人事档案的查阅、借阅和转递手续，为有关部门和单位提供档案服务。定期对人事档案进行清理核对，做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。参与干部人事档案信息化建设，推进人事档案管理工作的现代化、规范化。2.档案管理人员职责认真学习和掌握人事档案管理的法律法规、政策制度和业务知识，严格遵守档案管理工作纪律。负责做好人事档案材料的收集、整理、鉴别、归档等日常工作，保证档案材料的质量。按照规定办理档案的查阅、借阅和转递手续，并做好登记和记录工作。妥善保管人事档案，确保档案的安全，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并处理。积极参与档案信息化建设，做好档案信息的录入、更新和维护工作。完成领导交办的其他有关人事档案管理的工作任务。三、档案材料的收集与归档（一）收集范围1.履历材料：个人经历、学历、学位、培训、专业技术职务（职称）、奖惩情况等材料。2.自传材料：个人撰写的自传及属于自传性质的材料。3.鉴定、考核、考察材料：年度考核、任职期满考核、工作鉴定、干部考察、民主评议等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。5.政审材料：政治历史情况审查、入党入团审查等材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团组织关系材料等。7.奖励材料：各级各类奖励的审批表、荣誉证书等材料。8.处分材料：党纪政纪处分决定、解除处分决定等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：体检表、残疾证明、工作调动介绍信、劳动合同等材料。（二）收集要求1.及时收集：各单位应按照规定定期收集人事档案材料，确保档案材料的及时性和完整性。对于新形成的材料，要在规定时间内整理归档。2.真实准确：收集的档案材料必须真实可靠，内容准确无误，严禁弄虚作假。材料的填写应规范、清晰，签字盖章齐全。3.完整齐全：严格按照收集范围，全面收集各类档案材料，不得遗漏重要信息。对于材料不完整的，应及时补充完善。（三）归档整理1.分类标准：人事档案材料按照《干部人事档案材料分类归档目录》进行分类整理，分为十大类，每类再根据具体情况细分若干小类。2.整理方法：对收集到的档案材料进行鉴别，剔除不应归档的材料，然后按照分类标准进行排序、编目、装订等整理工作。整理过程中要注意保持材料的原有顺序，不得擅自更改或打乱。3.编号装订：每类档案材料应编制目录，逐份编写页码，并在每份材料首页右上角加盖档案材料章。装订时应使用符合档案管理要求的装订材料，确保档案整齐、牢固、美观。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案库房建设：各级档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等要求。库房面积应根据档案数量和发展需要合理确定，确保档案有足够的存放空间。2.环境条件控制：库房内应安装温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%65%之间。定期对库房环境进行监测和记录，确保档案保管环境符合要求。（二）档案保管方式1.档案装具选择：采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，装具应坚固耐用、便于查找和管理。2.档案排列方法：按照档案类别、年度、保管期限等进行排列，建立档案存放索引，便于快速查找和调阅档案。3.库存档案清查：定期对库存档案进行清查核对，做到账实相符。发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并向上级主管部门报告。（三）档案保护措施1.防火防盗：档案库房应配备防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、灭火器材、防盗门、防盗窗等。加强对库房的安全管理，严禁无关人员进入库房，确保档案安全。2.防潮防虫：采取防潮措施，如在库房地面铺设防潮材料、放置干燥剂等；定期进行防虫检查，发现虫害及时采取防治措施，如使用防虫药品、放置驱虫物品等。3.防光防高温：库房应安装遮光窗帘，避免阳光直射档案；控制库房温度，防止高温对档案造成损坏。对重要档案可采取特殊保护措施，如使用档案保护盒、封装袋等。4.档案修复与抢救：对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复和抢救。档案修复工作应遵循保持档案原貌、保证质量的原则，并做好修复记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.组织、人事部门查阅：因干部考察、任免、调配、政审等工作需要，组织、人事部门可以查阅人事档案。查阅时应填写《人事档案查阅审批表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.其他单位查阅：其他单位因工作需要查阅人事档案的，应出具单位介绍信，说明查阅目的和范围，经档案管理部门负责人审核，报同级组织、人事部门批准后，方可查阅。3.个人查阅：本人一般不得查阅本人人事档案。如因特殊原因需要查阅的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在单位组织（人事）部门审核，报档案管理部门批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.申请：查阅单位或个人应填写《人事档案查阅审批表》或《人事档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、范围、内容等，并签字盖章。2.审批：按照查阅权限，由相应的部门进行审批。审批通过后，出具《人事档案查阅通知单》。3.查阅：查阅人员凭《人事档案查阅通知单》到档案管理部门指定地点查阅档案。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.登记：档案管理人员应对查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等，查阅完毕后，查阅人员应在《人事档案查阅登记簿》上签字确认。（三）借阅规定1.借阅对象：因特殊情况需要借阅人事档案的，仅限于具有查档资格的单位和部门，且必须严格履行借阅手续。2.借阅审批：借阅单位应填写《人事档案借阅审批表》，注明借阅理由、借阅期限等，经档案管理部门负责人审核，报同级组织、人事部门批准后，方可借阅。3.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延期，应办理续借手续。4.借阅要求：借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。归还时，档案管理人员应对档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人员责任。六、档案的转递（一）转递条件1.工作调动：干部因工作调动，需要转递人事档案的，应按照干部管理权限办理档案转递手续。2.职务变动：干部职务变动后，其人事档案应及时转至新的管理单位。3.辞职、辞退、退休等：干部辞职、辞退、退休等，其人事档案应按照规定转递至相应的管理部门或机构。（二）转递程序1.转出：档案转出单位应填写《人事档案转递通知单》，详细注明档案转递原因、转往单位、档案材料清单等，并密封档案。档案管理人员在收到《人事档案转递通知单》后，应认真核对档案材料清单与档案内容是否一致，确认无误后，在回执上签字盖章，并将回执寄回转出单位。2.接收：档案接收单位收到转递档案后，应认真核对档案材料清单与档案内容是否一致，确认无误后，在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并将回执寄回转出单位。如发现档案材料不全、有误或有其他问题，应及时与转出单位联系，协商解决。（三）转递要求1.专人送取：人事档案转递应通过机要交通或专人送取，严禁个人自带档案转递。2.及时转递：档案转出单位应在接到转递通知后[X]个工作日内将档案转出，档案接收单位应在收到档案后[X]个工作日内完成核对、接收等工作。3.严格登记：档案转递过程中，应做好详细的登记工作，包括转递时间、转递方式、转递人员、档案材料清单核对情况等，确保档案转递过程可追溯。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立人事档案信息管理系统：利用现代信息技术，建立全省统一的人事档案信息管理系统平台，实现人事档案信息的电子化管理、动态更新和资源共享。2.提高档案管理效率和服务水平：通过信息化手段，简化档案管理工作流程,提高档案查阅、借阅、转递等工作的效率，为组织、人事部门和用人单位提供便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息安全保障：采取有效的安全防护措施，确保人事档案信息在存储、传输和使用过程中的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。（二）信息录入与维护1.档案信息录入：按照人事档案管理的要求，将纸质档案中的各类信息准确录入人事档案信息管理系统。录入过程中应认真核对信息，确保录入数据的准确性和完整性。2.数据更新：及时更新人事档案信息管理系统中的数据，如个人基本信息变更、职务变动、奖惩情况变化等。档案管理人员应定期对档案信息进行核对和维护，保证系统数据与纸质档案内容一致。3.数据备份：建立完善的数据备份制度，定期对人事档案信息管理系统中的数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。（三）信息安全管理1.安全制度建设：制定人事档案信息安全管理制度，明确信息安全责任，规范信息系统操作流程，加强对信息安全工作的监督和检查。2.安全技术措施：采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全技术手段，保障人事档案信息管理系统的安全运行。对系统用户进行身份认证和权限管理，防止非法用户访问系统。3.人员安全培训：加强对档案管理人员和系统操作人员的信息安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为疏忽导致信息安全事故发生。八、监督与检查（一）监督检查主体1.上级档案管理部门：各级档案管理部门应定期对下级档案管理部门的人事档案工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.组织、人事部门：组织、人事部门应加强对本地区本部门人事档案管理工作的监督检查，将人事档案管理工作纳入干部人事管理工作的重要内容，确保档案管理工作规范有序。（二）监督检查内容1.制度执行情况：检查各级档案管理部门和各单位是否严格执行本制度及相关法律法规、政策规定，有无违反制度的行为。2.档案管理情况：检查人事档案的收集、整理、归档、保管、查阅、转递等环节是否符合要求，档案材料是否完整、准确、真实，档案保管是否安全。3.信息化建设情况：检查人事档案信息管理系统的建设、运行、维护等情况，信息录入是否准确及时，信息安全措施是否落实到位。（三）问题处理与整改1.问题发现与反馈：在监督检查过