国企董事会秘书工作制度

PAGE国企董事会秘书工作制度一、总则（一）目的为规范公司董事会秘书工作，保障董事会依法行使职权，提高公司治理水平，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）等相关法律法规以及本公司章程，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司董事会秘书及相关工作人员。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和公司章程规定，确保董事会秘书工作合法合规。2.忠实勤勉原则董事会秘书应当忠实履行职责，维护公司利益，勤勉尽责地做好各项工作。3.信息披露准确及时原则保证公司信息披露的真实、准确、完整、及时，维护公司及股东的合法权益。二、董事会秘书的任职资格与任免（一）任职资格1.具有大学本科以上学历，从事秘书、管理、股权事务等工作三年以上，或具有会计师、审计师、律师等中级以上专业职称。2.具备一定的财务、法律、管理等方面的专业知识，熟悉公司治理和信息披露相关法律法规。3.具有良好的职业道德和个人品德，诚实守信，无违法违纪行为记录。4.具备较强的沟通协调能力、文字表达能力和保密意识。（二）任免程序1.董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或者解聘。2.公司应当在董事会秘书聘任后及时向证券监管机构和证券交易所备案，并公告其联系方式等信息。3.董事会秘书离任时，应当按照有关规定进行工作交接，并向董事会提交书面报告。三、董事会秘书的职责（一）协助董事会工作1.筹备董事会会议和股东大会会议，负责会议的通知、记录、文件起草等工作，确保会议的顺利召开。2.组织董事、监事、高级管理人员学习相关法律法规和公司章程，协助其了解各自的职责和义务。3.协助董事会制定公司发展战略、年度经营计划等重大决策，提供相关信息和建议。（二）负责信息披露工作1.制定并完善公司信息披露制度，明确信息披露的内容、程序、方式等要求。2.组织编制公司定期报告和临时报告，确保信息披露内容真实、准确、完整、及时。3.协调公司与证券监管机构、证券交易所及投资者之间的信息沟通，回答投资者的咨询。4.关注媒体报道和市场动态，及时处理可能对公司股价产生影响的信息。（三）协调公司治理相关事务1.组织制定公司治理相关制度，促进公司治理结构的完善。2.协调董事会、监事会及各专门委员会之间的工作关系，确保公司治理机制有效运行。3.监督公司内部控制制度的执行情况，提出改进建议。（四）管理公司印章及档案1.负责保管公司董事会、监事会印章以及其他重要印章，严格按照规定使用印章。2.建立健全公司档案管理制度，负责公司文件、资料、会议记录等档案的收集、整理、归档和保管工作。（五）其他职责1.负责公司投资者关系管理工作，维护公司良好的市场形象。2.协助公司处理与证券相关的法律事务，参与重大合同的审核。3.完成董事会交办的其他工作任务。四、工作程序（一）信息披露程序1.信息收集与整理各部门及下属子公司应及时向董事会秘书提供本部门涉及的重大信息，董事会秘书负责对收集到的信息进行整理、分析和审核。2.报告与审批董事会秘书根据信息整理情况，编制信息披露报告，提交董事会或董事长审批。对于需披露的重大事项，应按照规定履行内部审批程序。3.信息披露经审批后的信息披露报告，由董事会秘书按照证券监管机构和证券交易所的要求，及时进行披露。披露方式包括指定媒体公告、公司网站发布等。（二）会议组织程序1.会议筹备董事会秘书根据会议议题和要求，制定会议方案，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。准备会议文件、资料，通知参会人员。2.会议通知提前将会议通知送达参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程、需准备的文件等。对于重要会议，应采用书面通知或电子方式正式通知。3.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论情况、决议结果等。会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理归档。4.会议决议根据会议讨论情况，起草会议决议，经参会董事签字确认后生效。董事会秘书负责跟踪决议的执行情况，并及时向董事会报告。（三）印章使用程序1.印章申请使用公司印章应填写印章使用申请表，注明使用事项、使用部门、使用时间等内容。2.审批流程申请表经相关部门负责人审核后，报董事会秘书或董事长审批。重要事项的印章使用需经董事长批准。3.印章使用印章保管人员按照审批后的申请表，严格核对使用事项和审批签字，正确使用印章。使用完毕后，及时登记印章使用情况。（四）档案管理程序1.文件收集各部门及下属子公司应定期将本部门产生的文件、资料移交董事会秘书，由董事会秘书统一收集。2.整理归档董事会秘书对收集到的文件、资料进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订、编目等工作，建立档案目录。3.保管与查阅档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所。查阅档案需填写查阅申请表，经相关负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案。五、工作规范（一）保密工作1.董事会秘书及相关工作人员应严格遵守公司保密制度，对公司商业秘密、未公开信息等予以保密。2.在工作中涉及到公司敏感信息时，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.不得利用公司未公开信息为自己或他人谋取利益，不得向无关人员透露公司机密信息。（二）工作纪律1.遵守公司各项规章制度，按时上下班，不得无故旷工、迟到、早退。2.工作期间应认真履行职责，不得擅自离岗、串岗，不得从事与工作无关的事情。3.严格遵守工作程序和工作规范，确保工作质量和效率。（三）廉洁自律1.董事会秘书及相关工作人员应廉洁奉公，不得接受公司客户、供应商等的贿赂或不正当利益。2.不得利用职务之便为自己或他人谋取私利，不得从事损害公司利益的行为。六、培训与考核（一）培训1.公司应定期组织董事会秘书及相关工作人员参加培训，培训内容包括法律法规、公司治理、信息披露等方面。2.鼓励董事会秘书及相关工作人员参加外部专业培训和学术交流活动，不断提升业务水平和综合素质。（二）考核1.建立董事会秘书及相关工作人员考核制度，考核内容包括工作业绩、工作能力、职业操守等