县府办文书机要工作制度

PAGE县府办文书机要工作制度一、总则（一）目的为加强县府办文书机要工作的规范化、制度化建设，提高工作效率，确保文件传递、机要保密等工作的准确、及时、安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县府办全体工作人员在文书处理、机要保密等工作中的行为规范。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和保密规定，确保文件信息安全。2.准确、及时、高效地处理各类文件，保证工作的正常运转。3.坚持实事求是，精简文件，提高文件质量。二、文书处理（一）收文办理1.签收办公室机要人员负责签收上级机关、平行单位及其他相关部门发来的文件。对收到的文件要认真核对数量、检查封装情况，确认无误后在《收文登记簿》上签字。对急件、密件要注明签收时间，并及时送办公室主任或相关领导阅批。2.登记机要人员对签收的文件进行详细登记，内容包括文件编号、来文机关、文件标题、文号、密级、份数、日期、承办单位等。登记要准确无误，字迹清晰，确保文件信息可追溯。3.初审机要人员对收文进行初步审核，重点检查文件的格式、内容完整性、密级标注等是否符合要求。对不符合要求的文件，及时与发文机关联系，要求补充或更正。4.呈批根据文件内容和性质，按照领导分工，及时呈送办公室主任或相关领导阅批。重要文件需呈送主要领导阅批，并根据领导批示意见，确定承办单位和办理时限。5.传阅承办人员按照领导批示，组织文件传阅。传阅顺序一般为办公室主任、相关领导、承办单位负责人等。传阅过程中要严格履行交接手续，确保文件不丢失、不延误。对传阅文件要及时催阅，防止积压。6.承办承办单位或人员要按照领导批示和文件要求，认真负责地办理文件。办理过程中要注重时效，确保按时完成任务。对涉及多个部门的文件，主办单位要主动协调相关部门共同办理，并及时反馈办理情况。7.催办办公室机要人员负责对文件承办情况进行跟踪催办。对超过办理时限的文件，要及时向承办单位或人员了解原因，并向领导汇报。催办情况要做好记录，对多次催办仍未办理的，要进行通报批评。8.办结归档文件办理完毕后，承办单位或人员要及时将文件材料整理归档。归档材料要齐全完整，符合档案管理要求。办公室机要人员负责对归档文件进行审核，审核无误后将文件移交档案管理人员统一保管。（二）发文办理1.拟稿各科室根据工作需要，负责起草各类文件。拟稿人要认真领会领导意图，深入调查研究，确保文件内容准确、详实、可行。文件起草要符合国家法律法规和政策要求，语言规范、逻辑严谨、格式统一。2.审核拟稿完成后，由科室负责人进行初审，重点审核文件内容、格式、文字表述等是否符合要求。初审通过后，将文件送办公室主任审核。办公室主任要对文件的合法性、准确性、规范性进行全面审核，提出修改意见。3.签发文件经审核无误后，按照规定程序送领导签发。一般文件由办公室主任签发；重要文件由主要领导签发。签发人要认真审阅文件，签署明确意见，并注明签发日期。4.编号办公室机要人员根据领导签发意见，对文件进行编号。编号要连续、准确，便于文件管理和查询。5.印制机要人员将编号后的文件交文印室印制。文印室要严格按照文件格式和排版要求进行印制，确保文件质量。印制过程中要注意保密，防止文件内容泄露。对印制好的文件要进行认真核对，确保无误。6.校对校对工作由拟稿人或专人负责。校对人员要逐字逐句核对文件内容，确保文字表述准确、标点符号正确、格式规范。校对过程中发现问题要及时与文印室沟通，进行修改。校对无误后，在校对稿上签字确认。7.盖章文件校对完毕后，机要人员负责加盖印章。盖章要清晰、端正，位置准确。严格执行印章管理制度，确保印章使用安全。8.分发机要人员按照文件发送范围和份数，将文件及时分发到各单位或个人。分发过程中要做好记录，注明分发时间、收件单位或个人等信息。对重要文件和急件，要通过专人送达或机要通信等方式确保安全、及时传递。（三）文件管理1.文件清退根据工作需要，定期对文件进行清退。清退范围包括上级机关要求清退的文件、已办理完毕需清退的文件等。清退文件时，机要人员要认真核对文件数量，确保文件全部清退。对清退过程中发现的问题要及时查明原因，并进行处理。2.文件销毁对已失去保存价值的文件，按照规定程序进行销毁。销毁文件要填写《文件销毁登记表》，注明文件名称、文号、数量、销毁时间等信息。销毁文件要采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件信息彻底消除。销毁过程要有专人负责监督，防止文件丢失或泄露。3.文件借阅因工作需要借阅文件的，须填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、文号、借阅时间、借阅用途等信息。经办公室主任批准后，方可借阅文件。借阅人员要妥善保管文件，不得擅自转借、复印、摘录文件内容。借阅期限届满后，要及时归还文件。4.文件保密全体工作人员要严格遵守文件保密制度，对涉及国家秘密、工作秘密等文件要妥善保管，防止泄露。不得在非保密场所谈论、传阅秘密文件；不得在私人通信、公开发表的文章中涉及秘密文件内容。对因工作需要接触秘密文件的人员，要进行保密教育，签订保密承诺书，明确保密责任。三、机要保密（一）机要人员职责1.负责机要文件的收发、登记、传递、保管等工作，确保机要文件的安全。2.严格遵守机要保密制度，不泄露机要文件内容，不擅自扩大机要文件知悉范围。3.熟练掌握机要通信设备的操作技能，保证机要通信畅通。4.定期对机要文件进行清理、归档，做好机要文件的管理工作。（二）机要室管理1.机要室要配备必要的安全防范设施，如防盗门、保险柜、监控设备等，确保机要室安全。2.机要室要保持整洁、安静，无关人员不得随意进入。机要人员离开机要室时，要关好门窗，切断电源。3.机要室要建立机要文件出入登记制度，对进入机要室的人员、文件进行详细登记，确保机要文件流转清晰。（三）密码电报管理1.严格执行密码电报收发、传阅、保管、清退、销毁等制度，确保密码电报安全。2.密码电报要专人专管，加密存储。机要人员要严格按照规定程序操作密码电报设备，不得擅自更改密码。3.密码电报的传阅要严格按照领导批示顺序进行，不得擅自扩大传阅范围。传阅过程中要做好登记，确保密码电报不丢失、不延误。4.密码电报办理完毕后，要及时清退、归档或销毁。清退、销毁密码电报要严格履行手续，确保密码电报信息彻底消除。（四）保密监督检查1.定期对文书机要工作的保密制度执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，要依法依规进行严肃处理，追究相关人员的责任。3.加强对保密工作的宣传教育，提高全体工作人员的保密意识和防范能力。四、信息化管理（一）电子文件管理1.建立电子文件管理制度，规范电子文件的生成、处理、存储、传输、利用等环节。2.对电子文件要进行分类、编号、存储，确保电子文件的完整性和可追溯性。3.严格控制电子文件的访问权限，对涉及秘密的电子文件要进行加密处理，防止信息泄露。4.定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。备份数据要存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（二）办公自动化系统使用1.全体工作人员要熟练掌握办公自动化系统的操作技能，按照规定使用系统办理文件、传递信息等。2.严格遵守办公自动化系统的安全保密制度