中心血站档案室工作制度

PAGE中心血站档案室工作制度一、总则（一）目的为加强中心血站档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在血站各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于中心血站档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：中心血站档案室对全站档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则：档案内容应真实反映血站工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，维护档案的机密性和完整性。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善中心血站档案管理制度，并组织实施。2.负责全站各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为血站各项工作提供参考依据和决策支持。5.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门文件、资料、记录等的形成、积累和整理工作，并定期移交档案室归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案室做好档案的收集、整理、归档等工作。3.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门的档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.根据工作需要，及时向档案室申请查阅、借阅档案，并按规定办理相关手续。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与血站工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.血站在业务工作中形成的各类文件、记录、报表、报告、科研资料、技术文件、设备档案、基建档案、会计档案、人事档案等。3.血站与外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.血站在重大活动、会议、培训等形成的文件、资料、照片、音像等。5.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保档案的齐全、完整。2.收集的文件、资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对重要文件、资料应及时收集，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案：按照干部档案管理规定进行整理，建立个人档案卷宗，编制档案目录。5.声像档案：按照载体形式、内容主题进行分类整理，编制声像档案目录，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。四、档案归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案室保管。4.人事档案应及时归档，确保档案的时效性。5.声像档案应在活动结束后一个月内完成整理归档。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应按照档案整理要求，对本部门的档案进行初步整理，编制档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案室。2.档案室对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.归档的档案应编制档号，档号应按照档案分类编号规则进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案排列上架存放，便于查找和管理。2.对珍贵档案、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、柜号、层号等信息，方便快速查找档案。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：凡是反映血站主要职能活动和基本历史面貌的，对血站工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是在一定时期内对血站工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，不得擅自延长或缩短保管期限。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案保管中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等，对清查结果进行详细记录，形成清查报告。3.对清查中发现的档案丢失、损坏、霉变等问题，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。六、档案利用（一）利用范围1.血站内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅档案。4.其他符合规定的查阅利用需求。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失。3.复制：根据利用者的需求，档案室可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案室负责人批准，并注明复制日期、复制人姓名、复制内容等信息。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案室印章。（三）利用手续1.查阅档案时，利用者应出示有效身份证件，经档案室工作人员核实身份后，方可查阅。2.借阅档案时，利用者应填写借阅申请表，明确借阅档案的名称、数量、期限等信息，并承诺遵守档案管理制度。借阅申请表经审批后，利用者应在借阅登记册上签字确认。3.复制档案时，利用者应填写复制申请表，注明复制档案的名称、内容、用途等信息。复制申请表经审批后，利用者应按照规定缴纳复制费用。（四）利用监督1.档案室工作人员应加强对档案利用过程的监督，确保档案利用符合规定，不发生泄密、丢失等问题。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止，并按照有关规定进行处理。情节严重的，应依法追究责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定依据根据国家有关档案保管期限的规定，结合血站工作实际，对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值和保管期限，确定其存毁。2.综合分析：对档案形成的背景、历史作用、现实利用价值等进行综合分析，判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案室负责人审核、血站主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程应进行记录，由监销人员和销毁人员签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立中心血站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，形成电子档案，实现档案的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合血站档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定销毁等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）