会议记录归档保管管理规范

会议记录归档保管管理规范一、总则（一）目的依据。为规范会议记录归档保管工作，确保会议记录的真实性、完整性、安全性，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有会议记录的归档保管工作，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题会议、临时会议等。（三）基本原则。会议记录归档保管工作应当遵循统一领导、分级负责、安全保密、规范有序的原则。二、组织机构与职责（一）归档管理部门。档案管理部门是会议记录归档保管工作的主管部门，负责制定归档保管制度，指导、监督、检查各部门的归档保管工作。（二）会议组织部门。会议组织部门负责会议记录的原始形成和初步整理，确保记录内容准确、完整。（三）承办部门。承办部门负责本部门会议记录的收集、整理、审核和移交工作。（四）责任人。各单位主要负责人是本单位会议记录归档保管工作的第一责任人，分管领导是直接责任人，档案管理部门负责人是具体责任人。三、归档范围与要求（一）归档范围。凡属本单位召开的各类会议，均应形成会议记录并归档保管，具体包括会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、记录人、会议议程、会议内容、决议事项等。（二）归档要求。会议记录应当真实、准确、完整、系统，记录内容应当清晰、可读，便于查阅利用。（三）记录规范。会议记录应当使用规范的文字和术语，不得使用口语化、模糊不清的语言，确保记录内容的准确性和规范性。四、归档流程与标准（一）收集整理。会议结束后，会议组织部门应当及时收集会议记录，并进行初步整理，确保记录内容的完整性和准确性。（二）审核签发。会议记录应当经会议主持人审核签发，确保记录内容的真实性和权威性。（三）移交归档。会议记录应当及时移交给档案管理部门归档保管，移交时应当填写移交清单，注明移交日期、移交数量、移交人、接收人等信息。（四）归档鉴定。档案管理部门应当对移交的会议记录进行鉴定，确定其归档价值，并按照规定进行分类、编目、登记。（五）保管期限。会议记录的保管期限根据会议性质、重要程度和利用价值确定，一般分为永久、长期、短期三种，具体按照国家档案局规定的保管期限表执行。五、保管条件与措施（一）保管场所。会议记录应当保存在符合档案保管要求的专用库房内，库房应当具备防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备。会议记录应当使用符合档案保管要求的保管设备，如档案柜、档案架等，并应当定期进行检查和维护。（三）保管环境。会议记录应当保存在清洁、干燥、通风的环境中，避免阳光直射和潮湿环境，确保档案的安全和完整。（四）安全措施。会议记录应当采取必要的安全措施，如设置防盗门、安装监控设备、实行门禁制度等，确保档案的安全。（五）定期检查。档案管理部门应当定期对会议记录进行检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况，应当及时进行修复和抢救。六、利用与借阅（一）利用程序。利用会议记录应当填写利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。（二）借阅规定。借阅会议记录应当遵守以下规定：不得涂改、损毁、抄录会议记录；借阅时间一般不得超过30天，特殊情况需要延长借阅时间的，应当另行申请；借阅期满后，应当及时归还，并办理归还手续。（三）复制规范。复制会议记录应当经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复制，复制件应当加盖“复制”章，并注明复制日期、复制数量等信息。（四）保密要求。会议记录涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应当严格保密，不得擅自对外泄露，利用和借阅时应当遵守保密规定。七、数字化与备份（一）数字化要求。会议记录应当进行数字化处理，形成数字档案，并纳入单位数字档案馆（室）管理。（二）数字化标准。会议记录的数字化应当符合国家档案局规定的数字化标准，确保数字档案的准确性和完整性。（三）备份要求。数字档案应当进行备份，并保存在不同的存储介质上，确保数字档案的安全。（四）更新维护。数字档案应当定期进行更新和维护，确保数字档案的可用性和安全性。八、监督与责任（一）监督机制。档案管理部门应当定期对会议记录归档保管工作进行监督、检查，发现问题及时纠正。（二）责任追究。对违反本规范，造成会议记录损毁、丢失、泄密等后果的，应当追究相关责任人的责任，情节严重的，依法给予行政处分。（三）考核评价。将会议记录归档保管工作纳入单位年度考核评价体系，作为评价各部门和责任人