行政审批专用章保管制度

PAGE行政审批专用章保管制度一、总则（一）目的为加强公司行政审批专用章的管理，确保印章使用的规范性、安全性和严肃性，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及行政审批事项所使用的专用章，包括但不限于各类审批文件、证书、合同等加盖的印章。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用合法合规。2.专人专管原则：指定专人负责印章的保管，明确保管职责。3.审批使用原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。4.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或遗失，确保印章信息安全。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.根据公司行政审批工作需要，由行政部门提出印章刻制申请，经公司领导审批后，统一由指定的具有资质的印章制作单位刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保与审批要求一致。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《行政审批专用章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，报公司领导审批。2.经审批同意后，行政部门应将启用信息在公司内部进行公示，同时将印章印模留存备案。3.印章启用后，原相关印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章，并按规定进行封存或销毁。三、印章的保管（一）保管人员1.公司指定专人负责行政审批专用章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.保管人员应与印章使用审批人员分开，不得兼任印章使用审批工作。（二）保管场所1.印章应存放在安全可靠的专用保险柜或保险箱内，保险柜或保险箱应放置在有安全防护设施的房间内。2.保管场所应配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保印章安全。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人保管或使用。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应措施。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）使用范围1.行政审批专用章仅用于公司内部各类行政审批事项，包括但不限于项目审批、文件审批、资质证书办理、合同签订等。2.严禁将印章用于与公司行政审批无关的事项。（二）使用流程1.用章申请人填写《行政审批专用章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章日期等信息，并签字确认。2.用章申请人将申请表提交给本部门负责人进行审核，部门负责人应根据审批权限对用章事项进行严格审核，确保用章事项真实、合法、合规，并签字确认。3.经部门负责人审核同意后，用章申请表依次提交给相关审批领导进行审批。审批领导应根据公司规定和实际情况，对用章事项进行全面审查，签署审批意见。4.用章申请人持经审批通过的申请表到印章保管人员处办理用章手续。印章保管人员应认真核对申请表上的审批意见和用章信息，确认无误后，在用章登记本上进行登记，并在用章文件上加盖印章。5.用章完毕后，印章保管人员应及时将印章收回保险柜或保险箱，并妥善保管。同时，将用章申请表存档备查。（三）特殊情况用章1.因紧急情况无法按照正常流程进行审批用章时，用章申请人应电话或书面形式向相关审批领导说明情况，经审批领导同意后，可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的用章，公司应实行集体决策制度，由相关领导和部门负责人共同研究决定用章事宜。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用行政审批专用章时，由行政部门提出申请，经公司领导审批后，发布印章停用通知。2.印章停用后，保管人员应立即停止使用该印章，并将印章妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。（二）销毁1.对于需要销毁的印章，行政部门应填写《行政审批专用章销毁申请表》，详细注明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，报公司领导审批。2.经审批同意后，行政部门应选择具有资质的销毁单位进行印章销毁，并在销毁现场进行监督，确保印章彻底销毁。3.印章销毁后，行政部门应将销毁证明文件存档备查，同时在公司内部进行公示，告知员工印章已销毁。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对行政审批专用章的保管和使用情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.行政部门应定期对印章保管人员的工作进行检查，确保印章保管安全、使用规范。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门等的监督检查，积极配合提供印章管理相关资料。2.对外部监督检查提出的意见和建议，公司应认真研究，及时整改，不断完善印章管理制度。七、责任追究（一）违规责任1.对于违反本制度规定，擅自使用印章、保管不善导致印章被盗用或遗失等行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）赔偿责任1.因印章保管人员保管不善导致印章被盗用、冒用或遗失，给公司造成损失的，保管人员应按照损失金额的一定比例承担赔偿责任。2.因用章申请人提供虚假信息或未经审批擅自用章，给公司造成损失的，用章申请