未建立印章审批管理制度

PAGE未建立印章审批管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用审批流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及下属子公司涉及的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.审慎审批原则：严格执行印章审批流程，确保印章使用的合理性、必要性和安全性。3.责任明确原则：明确印章使用各环节的责任主体，做到责任到人。二、印章的种类与用途（一）公章代表公司对外行使权力的正式印章，用于各类重要文件、合同、协议、信函等的签署，以及公司对外的正式声明、证明等。（二）合同专用章专门用于签订各类经济合同、业务合作协议等，明确合同的法律效力和公司的签约主体地位。（三）财务专用章用于公司财务收支、票据开具、资金结算等财务相关业务，确保财务活动的规范和准确。（四）法定代表人章在特定情况下代表法定代表人行使职权，如办理某些特定业务、签署相关文件等。（五）其他印章根据公司业务需要，可能还会设置其他专用印章，如部门章、项目章等，用于特定业务领域或部门内部文件的签署等。三、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.各部门因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围、预计使用频率等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）审核批准行政部门收到《印章刻制申请表》后，对申请事项进行审核，重点审查印章刻制的必要性、名称规范性等。审核通过后，报公司分管领导审批。（三）刻制与备案经公司分管领导批准后，由行政部门统一安排印章刻制工作。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章的样式、规格等信息进行备案，并留存印模。同时，按照国家法律法规要求，向公安机关等相关部门进行备案登记。（四）启用通知印章刻制完成并备案后，行政部门应及时发布《印章启用通知》，明确印章启用日期、使用范围、审批流程等事项。通知应发送至公司各部门、分支机构及下属子公司，确保相关人员知晓。四、印章的保管（一）保管原则1.专人专管原则：各类印章应指定专人负责保管，确保印章安全。2.安全保密原则：印章保管人员应妥善保管印章，防止印章丢失、被盗用或滥用。3.存放规范原则：印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并保持存放环境的整洁、干燥。（二）保管职责1.公章保管职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全。严格按照印章审批流程，审核用印申请，对不符合规定的申请有权拒绝用印。在用印过程中，监督用印情况，确保用印内容与申请一致，用印份数准确无误。在用印完成后，及时将印章归位保管，并做好用印记录。2.合同专用章保管职责参照公章保管职责执行，重点关注合同用印的合法性、合规性及条款完整性。3.财务专用章保管职责负责财务专用章的保管，严格按照财务制度和审批流程进行用印操作。确保财务专用章仅用于财务相关业务，不得擅自用于其他非财务用途。4.法定代表人章保管职责妥善保管法定代表人章，根据法定代表人授权或公司规定进行用印。对用印情况进行详细记录，并及时向法定代表人汇报。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应提前办理交接手续。2.交接时，双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等信息。交接清单一式两份，双方各执一份，并报行政部门备案。3.交接过程中，应由行政部门或相关负责人进行监交，确保交接手续完整、准确。五、印章的使用审批流程（一）用印申请1.公司员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息。2.申请表需经申请部门负责人审核签字，明确申请事项的真实性、必要性及合规性。（二）部门审核对于涉及重要业务、金额较大、风险较高的用印申请，申请部门应提交相关业务资料或文件，由部门负责人组织内部审核，确保用印事项符合部门业务规划和公司利益。（三）法务审查涉及合同签订、重大决策、对外担保等法律风险较高的事项，用印申请需提交至法务部门进行审查。法务部门应从法律角度对用印事项进行审核，确保相关文件或协议符合法律法规要求，不存在法律风险。（四）财务审核（涉及财务事项）若用印事项涉及财务收支、资金结算等财务业务，需经财务部门审核。财务部门应重点审查用印事项的财务合规性、资金流向合理性等，确保财务活动准确无误。（五）分管领导审批用印申请经上述审核环节通过后，提交至公司分管领导审批。分管领导应根据公司整体战略、业务情况及风险评估等因素，对用印申请进行全面审查，做出最终审批决定。（六）用印操作1.经审批同意用印的申请，由印章保管人员按照审批意见进行用印操作。用印时，应确保用印位置准确、清晰，用印份数与申请一致。2.用印过程中，印章保管人员应严格遵守印章使用规范，不得擅自更改用印内容或扩大用印范围。（七）用印登记用印完成后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印文件名称、用印份数、申请部门、申请人、审批人等信息。登记内容应准确、完整，以备查询和追溯。六、特殊情况用印规定（一）紧急情况用印1.在紧急情况下，如因不可抗力因素导致必须立即使用印章的，申请部门可通过电话、邮件等方式向分管领导简要说明情况，并获得口头批准。2.事后，申请部门应及时补办书面用印申请手续，并附上紧急情况说明及相关证明材料，按照正常审批流程进行审核和备案。（二）异地用印1.因业务需要在异地用印的，原则上应通过邮寄等方式将用印文件寄回公司，按照本制度规定的审批流程进行用印。2.如确有必要在异地现场用印的，申请部门应提前向公司行政部门报备，说明异地用印的原因、地点、时间等信息。行政部门审核同意后，通知印章保管人员采取必要的安全措施，如委托当地可靠机构代为用印等，并确保用印过程的可追溯性。（三）电子印章使用随着公司信息化建设的推进，若涉及电子印章的使用，应遵循国家电子签名法及相关行业标准的规定。公司应建立完善的电子印章管理制度，明确电子印章的制作、存储、使用、验证等环节的操作流程和安全措施，确保电子印章的合法性、有效性和安全性。七、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用的。（二）停用申请与审批1.各部门发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、预计停用日期等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门审核通过后，报公司分管领导审批。（三）停用通知与备案经公司分管领导批准后，行政部门应及时发布《印章停用通知》，明确印章停用日期，并通知公司各部门、分支机构及下属子公司。同时，行政部门应将印章停用情况进行备案，留存相关记录。（四）印章销毁1.对于停用的印章，由行政部门负责组织销毁。销毁过程应严格按照国家法律法规及公司规定进行，确保印章销毁彻底、无法恢复。2.销毁印章时，应至少有两名监销人员在场，监销人员应在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、监销人员签字等信息，留存备查。八、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计检查，重点审查印章审批流程的执行情况、用印记录的完整性、印章保管的安全性等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查行政部门应加强对印章使用情况的日常监督检查，定期抽查用印申请文件、用印记录等资料，确保印章使用规范、审批流程严格执行。对于违反印章管理制度的行为，应及时制止并进行纠正。（三）违规处理1.对于违反印章审批管理制度，擅自使用印章、越权用印、未按规定保管印章等行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.