严格非招标方式审批制度

PAGE严格非招标方式审批制度一、总则（一）目的为规范公司/组织非招标方式采购活动，加强对非招标采购行为的管理和监督，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，提高采购资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内采用非招标方式进行的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：非招标采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购程序合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应做到信息公开、机会均等、程序公正，维护各方合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现采购资金的最优使用效益。4.监督原则：建立健全监督机制，加强对非招标采购活动全过程的监督，确保采购活动规范运行。二、非招标方式适用范围及条件（一）适用范围1.货物采购采购金额较小，按照公司/组织内部规定，低于招标限额标准的货物采购项目。采购时间紧急，如因不可抗力因素或生产经营急需，无法按照招标程序进行采购的货物。涉及专利、专有技术或者特定品牌，只能从唯一供应商处采购的货物。原有采购项目的后续补充采购，且金额较小的货物。2.工程采购工程预算金额较小，低于招标限额标准的工程建设项目。抢险救灾等紧急情况下的工程采购。涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾而不适宜招标的工程。利用扶贫资金实行以工代赈、需要使用农民工的工程。施工主要技术采用不可替代的专利或者专有技术的工程。在建工程追加的附属小型工程或者主体加层工程，原中标人仍具备承包能力的工程。3.服务采购采购金额较小，低于招标限额标准的服务采购项目。服务的提供具有较强的时效性，如因突发事件需要紧急采购的服务。只能从特定供应商处采购的具有专业特殊要求的服务。原有服务项目的后续补充采购，且金额较小的服务。（二）适用条件1.对于适用非招标方式采购的项目，应充分说明采用非招标方式的理由，并提供相关证明材料。2.采购项目应具有明确的技术规格、质量标准和服务要求，确保采购结果能够满足公司/组织的实际需求。3.在选择非招标采购方式时，应综合考虑采购项目的特点、市场供应情况、采购风险等因素，选择最适合的采购方式。三、非招标采购方式（一）竞争性谈判1.定义：竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.适用情形招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.程序成立谈判小组：谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判：谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的数据、技术资料、商业秘密等。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（二）单一来源采购1.定义：单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用情形只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.程序提出申请：采购部门应填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购的理由等，并附相关证明材料。审核批准：申请表经采购部门负责人签字后，提交公司/组织内部的审批部门进行审核。审批部门应组织相关人员对申请进行评估，必要时可征求专业意见。审核通过后，报公司/组织领导批准。签订合同：采购部门与单一供应商签订采购合同，合同条款应明确采购项目的规格、数量、价格、质量标准、服务要求、付款方式等内容。（三）询价1.定义：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用情形：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.程序成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：供应商在规定时间内提交报价文件，询价小组对供应商的报价进行比较，要求供应商对报价进行解释和澄清。确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、审批流程（一）采购申请1.采购部门根据公司/组织的生产经营需求，填写非招标采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式建议、采购理由等内容。2.申请表应附相关的技术文件、市场调研资料等，以证明采购需求的合理性和必要性。（二）部门审核1.采购部门负责人对采购申请进行初步审核，重点审核采购需求的真实性、合理性、采购方式的适用性等。2.审核通过后，在申请表上签字并提交至相关职能部门进行审核。（三）职能部门审核1.财务部门审核采购预算的合理性，确保采购资金在公司/组织预算范围内。对采购项目的资金支付方式、付款期限等提出意见。2.技术部门对采购项目的技术规格、质量标准等进行审核，确保采购的货物、工程或服务符合公司/组织的技术要求。提供技术支持和建议，协助确定采购项目的技术参数和验收标准。3.法务部门审查采购项目是否符合法律法规要求，采购合同条款是否合法合规。对采购过程中可能涉及的数据、技术资料、商业秘密等的保密事项进行审核。（四）审批决策1.职能部门审核通过后，采购申请提交至公司/组织领导进行审批决策。2.公司/组织领导根据各部门的审核意见，综合考虑采购项目的重要性、紧迫性、采购金额等因素，做出最终的审批决定。（五）特殊情况处理对于紧急采购项目，可简化审批流程，但必须在采购完成后及时补办相关审批手续，并说明紧急采购的原因和必要性。五、采购实施（一）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确、具体、完整，避免出现模糊不清或歧义性的条款，确保供应商能够准确理解采购要求。(二)供应商选择与邀请1.根据采购项目的要求和采购方式，确定供应商的资格条件。资格条件应包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等方面。2.通过多种渠道发布采购信息，邀请符合资格条件的供应商参与采购活动。发布渠道可包括公司/组织内部网站、专业采购平台、行业媒体等。3.对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资格条件和履行合同的能力。资格审查可采取资格预审或资格后审的方式进行。（三）采购谈判与评审1.按照采购文件规定的程序和要求，组织采购谈判或评审活动。谈判或评审过程应公开、公平、公正，确保所有供应商享有平等的机会。2.谈判小组或评审委员会应按照评审标准对供应商的响应文件进行评审，推荐成交候选人或确定成交供应商。评审标准应包括价格、质量、服务、技术方案等方面。3.在谈判或评审过程中，应做好记录工作，记录谈判或评审的过程、结果等信息，并存档备查。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的规格、数量、价格、质量标准、服务要求、付款方式、交货时间、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查，确保合同条款合法合规。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。六、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的监督部门或岗位，对非招标采购活动进行全过程监督。监督内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、供应商的选择与评审、合同的签订与履行等方面。2.监督部门或岗位有权对采购活动中的违规行为进行调查和处理，提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.建立采购活动的内部审计制度，定期对采购项目进行审计，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对采购活动的监管工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，可邀请社会公众参与监督，通过公开采购信息、接受投诉举报等方式，保障社会公众的知情权和监督权。（三）违规处理1.对于在非招标采购活动中违反法律法规、公司/组织制度规定的单位和个人，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、暂停采购资格、解除劳动合同等。2.对于因违规行为给公司/组织造成损失的，应依法追究相关责任人的赔偿责任。3.建立违规行为记录档案，对违规单位和个人的违规行为进行记录和公示，以起到警示作用。七、验收与付款（一）验收1.采购项目完成后，采购部门应及时组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，工程的建设质量、进度、安全等方面，服务的质量、效果、满意度等方面。2.验收应按照采购合同约定的验收标准进行，验收合格后出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收内容、验收结果等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格为止。（二）付款1.采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核供应商提交的发票、验收报告