一个印章管理审批制度

PAGE一个印章管理审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用审批流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.谨慎使用原则：严格把控印章使用范围和审批程序，确保印章使用安全、准确、规范。3.专人负责原则：明确印章管理责任人，负责印章的保管、使用登记等工作。4.监督检查原则：建立健全印章使用监督机制，定期对印章使用情况进行检查。二、印章的种类及用途（一）公章1.代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于各类重要文件、合同、协议、信函等的签署。2.如公司营业执照、公司章程、对外报送的各类报表、证明文件等。（二）合同专用章专门用于签订各类经济合同、业务协议等。确保合同签订的合法性和有效性，明确合同双方的权利义务。（三）财务专用章主要用于公司财务核算、资金收付、票据开具等财务管理活动。如支票、汇票、发票等的盖章。（四）法定代表人章用于特定情况下代表法定代表人行使职权，如办理银行开户、税务申报等相关业务。（五）部门章由各部门根据工作需要自行保管和使用，用于部门内部文件、通知、报表等的盖章。如部门工作联系函、内部报表等。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途等信息。2.申请表经公司法定代表人或授权代表审批后，由行政部门选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。3.刻制完成的印章必须具备清晰、规范的样式，不得有任何瑕疵或模糊不清的情况。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时填写《印章启用申请表》，详细说明印章启用日期、使用范围、保管责任人等信息。2.《印章启用申请表》经公司法定代表人或授权代表审批通过后，行政部门负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章正式启用时间。3.同时，行政部门应将新印章的印模留存备案，包括纸质印模和电子印模，以备后续查询和比对。四、印章的保管（一）保管责任人1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.部门章由各部门负责人指定专人保管，并报行政部门备案。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，确保印章存放环境安全、干燥、通风。2.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人或带出公司使用。3.如因工作需要暂时离开岗位，应将印章妥善封存，并告知相关人员。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须严格履行交接手续。2.交接双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期、交接双方签字等信息。3.《印章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，行政部门留存一份备案。五、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等的签署，以及法律规定需要加盖公章的其他事项。2.合同专用章：仅限于签订各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、票据开具等财务管理活动。4.法定代表人章：用于特定情况下代表法定代表人行使职权。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报表等的盖章。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用部门或个人根据印章使用需求，详细填写申请表，注明申请日期、申请部门、申请人、印章名称、使用事项、文件名称及编号、份数等信息。2.审批：申请表经相关负责人审批，审批流程如下：一般事项：由部门负责人审批。重要事项：涉及金额较大、合同签订、对外报送重要文件等，需经公司分管领导审批，必要时需经公司法定代表人审批。3.用印：审批通过后，申请人持《印章使用申请表》到印章保管处，由保管人员核对申请表内容与相关文件一致后，在规定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记，注明使用日期、使用人、文件名称等信息。4.留存文件：申请人应将加盖印章后的文件留存一份复印件，交行政部门备案。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程进行用印时，申请人应电话向相关审批领导说明情况，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用印：如需在异地使用印章，应提前与当地相关部门或机构沟通协调，并按照公司规定办理远程用印审批手续。远程用印可通过传真、邮件等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送给印章保管人员，经审批后由保管人员按照规定加盖印章，并通过快递等方式将盖章后的文件寄回申请人。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申请表》经公司法定代表人或授权代表审批通过后，行政部门负责在公司内部发布印章停用通知。3.停用后的印章应及时收回，并妥善保管，防止丢失或误用。（二）销毁1.对于不再使用或已损坏的印章，行政部门应定期清理，并填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、数量、销毁原因等信息。2.《印章销毁申请表》经公司法定代表人或授权代表审批通过后，由行政部门会同审计部门等相关人员共同监督印章销毁过程。3.印章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.销毁记录应留存备案，保存期限按照公司档案管理规定执行。七、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责定期对印章使用情况进行检查，检查内容包括印章使用审批流程是否规范、《印章使用登记表》记录是否完整准确、印章保管是否安全等。2.审计部门不定期对印章管理情况进行审计监督，重点检查印章使用的合规性、合理性以及印章保管的安全性等方面。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因印章使用不当给公司造成经济损失