合同签订程序及审批制度

PAGE合同签订程序及审批制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司合同签订程序，加强合同审批管理，防范合同风险，保障公司合法权益，促进公司业务健康有序发展。2.适用范围本制度适用于公司各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则（1）合法合规原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。（2）风险防范原则：充分评估合同风险，采取有效措施予以防范和控制。（3）权责明确原则：明确合同签订、审批、执行等各环节的职责，确保责任落实到人。（4）流程规范原则：严格按照规定的程序进行合同签订和审批，确保流程顺畅、高效。二、合同签订程序（一）合同洽谈与起草1.业务部门负责合同洽谈业务部门根据公司业务需求，与合同相对方进行洽谈，了解对方的主体资格、经营范围、履约能力等情况，收集相关资料，并就合同条款进行协商。2.起草合同文本业务部门负责起草合同文本，合同内容应明确、具体、完整，包括但不限于合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。3.合同文本审核业务部门起草的合同文本应提交本部门负责人进行初步审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、可行性等。审核通过后，将合同文本提交至法务部门进行法律审查。（二）法务审查1.法务部门审查内容法务部门对合同文本进行法律审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，是否损害公司利益等。法务部门应出具书面审查意见，对合同条款提出修改建议或风险提示。2.反馈与修改业务部门根据法务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善。如双方对审查意见存在争议，业务部门应与法务部门进行沟通协商，达成一致意见后再进行修改。（三）合同审批1.审批流程合同文本经法务审查通过后，按照公司规定的审批流程进行审批。一般合同审批流程为：业务部门负责人审核→分管领导审批→总经理审批。重大合同或涉及金额较大的合同，还需提交董事会或股东会审议。2.各环节审批要点（1）业务部门负责人审核：重点审核合同内容是否符合业务需求，条款是否合理，对方主体资格及履约能力是否可靠等。（2）分管领导审批：从公司整体战略和业务发展角度出发，对合同进行综合评估，审批合同是否符合公司利益和发展方向。（3）总经理审批：全面审查合同的合法性、合规性及对公司的影响，做出最终审批决定。（4）董事会或股东会审议：对于重大合同或涉及金额较大的合同，董事会或股东会应根据相关法律法规和公司章程的规定，对合同进行审议，做出决策。（四）合同签订1.签订准备合同经审批通过后，业务部门负责与合同相对方联系签订事宜。签订前，应确保合同文本的最终版本已确定，双方对合同条款无异议。2.签字盖章合同签订应使用公司统一的合同专用章，并由法定代表人或经授权的代理人签字。签字盖章应齐全、清晰，确保合同的真实性和有效性。3.合同编号与存档合同签订后，业务部门应及时对合同进行编号，并将合同原件及相关资料提交至公司档案室进行存档。合同编号应具有唯一性，便于合同的查询和管理。三、合同审批制度（一）审批职责分工1.业务部门业务部门是合同签订的发起部门，负责合同的洽谈、起草、初步审核等工作，对合同的真实性、合法性、可行性负责。2.法务部门法务部门负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、合规性进行把关，提出法律意见和风险防范建议。3.审批领导各级审批领导按照职责权限对合同进行审批，对合同的整体情况进行综合评估，做出审批决策。（二）审批流程与时间要求1.审批流程合同审批应按照规定的流程依次进行，各环节审批人员应认真履行职责，及时完成审批工作。2.时间要求业务部门应在合同洽谈完毕后[X]个工作日内完成合同起草和初步审核工作，并提交至法务部门进行法律审查。法务部门应在收到合同文本后[X]个工作日内出具审查意见。业务部门根据审查意见修改完善合同文本后，按照审批流程依次提交各级审批领导审批。各级审批领导应在收到合同文本后[X]个工作日内完成审批工作。对于紧急合同，应根据实际情况加快审批流程，确保合同及时签订。（三）审批意见反馈与处理1.审批意见反馈各级审批领导在审批合同过程中应出具明确的审批意见，对于不同意签订的合同，应说明理由。审批意见应及时反馈至业务部门。2.处理方式业务部门根据审批意见进行相应处理。如审批意见要求对合同条款进行修改，业务部门应及时修改并重新提交审批；如不同意签订合同，业务部门应与合同相对方协商解决，或根据实际情况调整业务方案。（四）审批监督与考核1.监督机制公司建立合同审批监督机制，对合同审批流程的执行情况进行监督检查。审计部门定期对合同审批情况进行审计，发现问题及时督促整改。2.考核措施将合同审批工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，对合同审批工作认真负责、严格把关，有效防范合同风险的部门和人员给予奖励；对因审批不力导致合同出现重大风险或损失的部门和人员进行问责。四、合同履行与变更1.合同履行合同签订后，业务部门负责组织合同的履行。在履行过程中，应严格按照合同约定的条款履行义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时采取措施解决，确保合同顺利履行。2.合同变更如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同相对方协商，并按照合同签订程序重新进行审批。合同变更未经审批不得擅自执行。五、合同档案管理1.档案归档合同签订后，业务部门应按照公司档案管理规定，及时将合同原件及相关资料整理归档。合同档案应包括合同文本、审批文件、往来信函、履行记录等。2.档案保管与查阅公司档案室负责合同档案