合同拟定与审批管理制度

PAGE合同拟定与审批管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同拟定与审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中所涉及的各类合同的拟定、审批、签订、履行、变更、解除及终止等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的拟定与审批必须遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定。2.审慎严谨原则：在合同拟定与审批过程中，应充分考虑各种风险因素，确保合同条款明确、具体、合法、有效。3.职责明确原则：明确各部门及人员在合同管理中的职责，确保合同管理工作有序进行。4.全程管控原则：对合同从拟定到终止的全过程进行监控，及时发现和解决问题。二、合同管理职责分工（一）业务部门1.负责合同项目的发起，对合同涉及的业务内容进行可行性研究和风险评估。2.负责合同的初步拟定，确保合同条款符合业务实际需求，并对合同的真实性、准确性、完整性负责。3.负责合同的谈判、签订及履行过程中的协调工作，及时解决合同履行中出现的问题。4.配合合同审批部门对合同进行审核，提供必要的业务解释和说明。（二）法务部门1.参与重大合同的谈判，从法律角度对合同条款进行审查，提出法律意见和风险防范建议。2.负责对合同进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.协助业务部门处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。4.定期对公司合同管理情况进行法律风险评估，提出改进措施和建议。（三）财务部门1.参与涉及财务条款的合同谈判，从财务角度对合同条款进行审查，提出财务意见和风险防范建议。2.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同中的财务收支、结算方式等符合公司财务管理制度。3.协助业务部门对合同履行过程中的财务事项进行监督和管理，及时发现和解决财务问题。4.负责对合同执行情况进行财务分析和统计，为公司决策提供财务数据支持。（四）审批部门1.根据公司授权，对合同进行审批，确保合同符合公司整体利益和战略要求。2.对合同的合规性、完整性、可行性等进行全面审查，提出审批意见。3.负责协调合同审批过程中各部门之间的沟通与协作，确保审批工作顺利进行。（五）综合管理部门1.负责合同文本的统一编号、归档和保管，建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和统计。2.定期对合同管理情况进行检查和评估，提出改进措施和建议，促进合同管理水平的提高。3.负责组织合同管理培训，提高公司员工的合同管理意识和业务能力。三、合同拟定（一）合同文本选择1.对于常用的合同类型，公司应制定标准合同文本，供业务部门参考使用。标准合同文本应根据法律法规、行业惯例及公司实际情况进行定期修订和完善。2.如标准合同文本不能满足业务需求，业务部门可根据实际情况自行拟定合同文本，但必须符合法律法规和公司相关规定。（二）合同条款拟定1.合同条款应包括但不限于当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本内容。2.业务部门在拟定合同条款时，应充分考虑合同履行过程中可能出现的各种情况，明确双方的权利和义务，避免模糊不清或歧义性条款。3.涉及公司重大利益、复杂业务或法律风险较高的合同，业务部门应在拟定合同条款前，征求法务部门、财务部门等相关部门的意见。（三）合同审核1.合同拟定完成后，业务部门应首先进行内部审核，确保合同条款符合业务实际需求，并对合同的真实性、准确性、完整性负责。2.内部审核通过后，业务部门应将合同文本提交给法务部门进行合法性审查。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，重点审查合同的主体资格、合同内容的合法性、合同条款的完整性、违约责任的明确性等方面，提出法律意见和风险防范建议。3.对于涉及财务条款的合同，业务部门应将合同文本提交给财务部门进行财务审核。财务部门应从财务角度对合同条款进行审查，重点审查合同中的财务收支、结算方式、资金安排等方面，提出财务意见和风险防范建议。4.审批部门应根据法务部门、财务部门等相关部门的审核意见，对合同进行全面审批。审批部门在审批过程中，应重点审查合同是否符合公司整体利益和战略要求，合同条款是否合理、可行，合同风险是否可控等方面，提出审批意见。四、合同审批（一）审批流程1.业务部门将合同文本及相关资料提交给法务部门进行合法性审查，法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.业务部门将合同文本及法务部门的审查意见提交给财务部门进行财务审核，财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。3.业务部门将合同文本及法务部门、财务部门的审核意见提交给审批部门进行审批。审批部门应根据公司授权，在[X]个工作日内完成审批，并出具审批意见。4.对于重大合同或涉及公司核心利益的合同，审批部门应组织相关部门进行专题会审，会审通过后报公司领导审批。公司领导应在[X]个工作日内完成审批，并出具审批意见。（二）审批权限1.公司应根据合同金额、性质、风险程度等因素，明确不同层级人员的审批权限。具体审批权限如下：合同金额在[X]万元以下的，由[部门负责人]审批；合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由[分管领导]审批；合同金额在[X]万元以上的，由[公司总经理]审批。2.对于涉及公司重大利益、复杂业务或法律风险较高的合同，无论合同金额大小，均需报公司领导审批。（三）审批意见处理1.审批部门如对合同提出修改意见，业务部门应根据审批意见及时对合同进行修改，并重新提交审批。2.如业务部门对审批意见有异议，可与审批部门进行沟通协商，如协商不成，可报公司领导协调解决。3.合同经审批通过后，业务部门应及时将合同文本送综合管理部门进行编号、归档，并按照合同约定组织签订和履行。五、合同签订（一）签订主体资格审查1.在签订合同前，业务部门应对合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查，确保对方当事人具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.对于重要合同或合作对象，业务部门应要求对方当事人提供营业执照副本、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。（二）合同签订程序1.合同经审批通过后，业务部门应按照合同约定的时间、地点与对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保合同文本已经加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.如合同对方当事人要求先签字盖章后再提供合同文本，业务部门应在取得对方当事人签字盖章的合同文本后，及时送综合管理部门进行编号、归档，并按照合同约定组织签订和履行。3.对于多页合同文本，应加盖骑缝章，确保合同文本的完整性和一致性。（三）合同备份与保管1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送综合管理部门进行编号、归档，并按照合同约定组织履行。2.综合管理部门应建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和统计。合同管理台账应包括合同编号、合同名称、合同当事人、合同签订时间、合同履行期限、合同金额、合同履行情况等基本信息。3.合同原件应由综合管理部门妥善保管，保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于重要合同或涉及公司核心利益的合同，应采取专人专柜保管、电子备份等措施，确保合同的安全和完整。六、合同履行（一）履行责任1.合同签订后，业务部门作为合同履行的主要责任人，应按照合同约定全面履行合同义务，确保合同目标的实现。2.业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行中出现的问题。3.如合同履行过程中需要变更合同内容，业务部门应按照本制度规定的合同变更程序进行操作，确保合同变更的合法性和有效性。（二）履行监督1.综合管理部门应定期对合同履行情况进行检查和统计，及时发现和纠正合同履行过程中存在的问题。2.法务部门应定期对合同履行情况进行法律风险评估，及时发现和解决合同履行过程中存在的法律问题。3.财务部门应定期对合同履行情况进行财务分析和统计，及时发现和解决合同履行过程中存在的财务问题。（三）问题处理1.如合同履行过程中出现问题，业务部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。2.对于合同纠纷，业务部门应及时向法务部门报告，法务部门应协助业务部门处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。3.在处理合同纠纷过程中，业务部门应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、会议纪要、付款凭证等，以便维护公司的合法权益。七、合同变更、解除与终止（一）变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容，业务部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议的签订和履行应按照本制度规定的合同签订和履行程序进行操作。3.合同变更后，业务部门应及时将合同变更情况通知相关部门，并按照变更后的合同内容组织履行。（二）解除1.合同履行过程中，如因法定原因或双方协商一致需要解除合同，业务部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，并签订书面解除协议。2.合同解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利和义务等内容。合同解除协议的签订和履行应按照本制度规定的合同签订和履行程序进行操作。3.合同解除后，业务部门应及时将合同解除情况通知相关部门，并按照解除协议的约定办理相关手续，如结算款项、返还财产等。（三）终止1.合同履行期限届满或合同约定的终止条件成就时，合同自动终止。合同终止后，业务部门应及时将合同终止情况通知相关部门，并按照合同约定办理相关手续，如结算款项、返还财产等。2.合同终止后，综合管理部门应及时对合同进行归档整理，并将合同原件按照规定的保管期限进行保管。八、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.公司各部门应加强合同管理，提高合同风险意识，在合同拟定、审批、签订、履行等过程中，严格按照法律法规和公司相关规定操作，避免合同纠纷的发生。2.法务部门应定期对公司合同管理情况进行法律风险评估，及时发现和解决合同管理中存在的问题，提出改进措施和建议，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.如合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时向法务部门报告，并提供相关证据材料。2.法务部门应在接到报告后，及时对纠纷情况进行调查和分析，提出法律意见和解决方案。3.业务部门应根据法务部门的意见和建议，与合同对方当事人进行沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。4.在处理合同纠纷过程中，业务部门应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、会议纪要、付款凭证等，以便维护公司的合法权益。（三）纠纷解决方式1.合同纠纷的解决方式主要包括协商、仲裁、诉讼等。公司应根据合同约定和实际