供销社采购审批制度

PAGE供销社采购审批制度一、总则（一）目的为加强供销社采购工作的规范化管理，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障供销社的利益，特制定本采购审批制度。本制度旨在规范采购流程，严格控制采购成本，提高采购质量，防范采购风险，促进供销社各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于供销社内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。涉及国家法律法规有特殊规定的采购项目，从其规定并参照本制度执行。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.职责明确原则：明确各部门在采购活动中的职责和权限，建立健全岗位责任制，确保采购工作有序进行。二、采购审批流程（一）采购申请1.使用部门提出申请：各使用部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、用途、预计到货时间等内容，并由部门负责人签字确认。2.申请理由阐述：使用部门应在申请表中清晰阐述采购的必要性，如现有物资无法满足工作需求、设备老化影响工作效率、服务缺失影响业务开展等，以便审批部门全面了解采购需求的合理性。（二）部门初审1.归口管理部门审核：采购申请提交后，由归口管理部门进行初审。归口管理部门应根据本部门职责和相关业务规定，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购项目是否符合部门工作计划、预算是否合理、技术要求是否明确等。2.提出初审意见：归口管理部门在审核后，应在《采购申请表》上签署初审意见。如同意采购，应明确采购方式建议；如不同意采购，应说明理由，并反馈给使用部门。（三）预算审核1.财务部门审核预算：财务部门收到采购申请后，对采购项目的预算进行审核。审核内容包括预算金额是否在部门预算范围内、是否符合财务管理制度和相关规定、资金来源是否落实等。2.出具预算审核意见：财务部门根据审核情况，在《采购申请表》上签署预算审核意见。如预算合理，予以通过；如预算超支或不符合财务规定，应提出调整建议或不予通过，并反馈给使用部门和归口管理部门。（四）采购审批1.分级审批：根据采购项目的金额大小和性质，实行分级审批制度。小额采购：预算金额在[X]元以下的采购项目，由归口管理部门负责人审批。一般采购：预算金额在[X]元至[X]元之间的采购项目，由分管领导审批。重大采购：预算金额在[X]元以上的采购项目，需经供销社领导班子集体研究审批。2.审批决策：审批部门应综合考虑采购申请的必要性、合理性、预算情况、采购方式等因素，做出审批决策。如同意采购，应明确采购方式、采购时间等要求；如不同意采购，应说明理由，并通知使用部门。（五）采购实施1.采购方式确定：根据采购项目的特点和审批意见，确定采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，让其报价，根据报价情况确定成交供应商。2.采购执行：采购人员按照确定的采购方式和审批要求，组织实施采购活动。在采购过程中，应严格遵守相关法律法规和采购程序，与供应商签订合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报归口管理部门和财务部门备案。（六）验收付款1.验收：采购项目到货后，由使用部门和归口管理部门共同组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。验收合格后，填写《采购验收单》，由验收人员签字确认。2.付款：财务部门根据《采购申请表》、采购合同、《采购验收单》等相关资料，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付安全、准确。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。如供销社大规模的物资采购、大型设备采购项目等。2.招标程序编制招标文件：明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。发售招标文件：向报名的供应商发售招标文件，并收取相应的费用。开标评标：按照规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单进行公示，公示期不少于[X]个工作日。签订合同：与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。如特定品牌的设备采购、具有特殊技术要求的服务采购等。2.邀请程序确定邀请供应商名单：根据采购项目的特点和需求，从符合条件的供应商中选择不少于三家的供应商作为邀请对象。发出邀请书：向邀请供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续程序：参照公开招标程序进行开标评标、中标公示、签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。如应急物资采购、定制化软件开发服务采购等。2.谈判程序成立谈判小组：由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。邀请供应商：向不少于三家的供应商发出谈判邀请书。谈判：与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求进行报价和提供相关资料。谈判小组可以要求供应商对谈判文件做出澄清、承诺、补充或修改。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。如特定专利技术产品采购、原有设备配套零部件采购等。2.采购程序提出申请：采购部门应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目的基本情况、拟采购的货物或服务的名称及金额等内容，并附上相关证明材料。审核批准：按照分级审批制度进行审核批准。协商采购：与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。协商过程应形成书面记录，由双方签字确认。签订合同：与单一供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。如办公用品采购、通用设备配件采购等。2.询价程序制定询价通知书：明确询价项目的规格、标准、数量、交货时间等要求。发出询价通知书：向不少于三家的供应商发出询价通知书。供应商报价：供应商应在规定时间内按照询价通知书的要求进行报价。确定成交供应商：采购人员对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。如报价相同，可通过抽签等方式确定成交供应商。四、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购人员应根据采购审批结果和谈判协商情况，起草采购合同。合同内容应包括双方的基本信息、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款明确、具体、合法有效。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交归口管理部门和法律部门进行审核。归口管理部门主要审核合同内容是否符合采购审批要求和业务实际情况；法律部门主要审核合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。审核通过后，由供销社法定代表人或授权代表签字盖章。（二）合同履行1.供应商履约管理：采购部门应跟踪供应商的合同履行情况，督促供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。2.供销社自身履约管理：供销社各相关部门应按照合同约定履行自身义务，如及时支付货款、提供验收条件等。如因供销社自身原因导致合同无法履行或违约，应承担相应的法律责任。（三）合同变更与解除1.变更：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订程序进行审核和签署。2.解除：如出现法定或约定的解除合同情形，双方应协商解除合同，并办理相关手续。解除合同后，双方应按照合同约定或法律规定处理善后事宜，如结算货款、返还货物、赔偿损失等。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等，确保合同档案完整、准确、可查。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和供销社相关规定执行。五、采购监督与审计（一）内部监督1.纪检监察部门监督：供销社纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购过程是否符合法律法规和内部制度规定，是否存在违规违纪行为。对发现的问题及时进行调查处理，并提出整改意见。2.内部审计部门审计：内部审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、合同签订与履行情况、采购效益等。通过审计，发现问题，提出改进建议，促进采购管理水平的提高。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制：供销社应建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为供应商选择、合作关系调整的重要依据。2.接受供应商投诉：设立专门的供应商投诉渠道，接受供应商对采购活动中存在的问题的投诉。对投诉事项进行认真调查处理，及时反馈处理结果，维护供应商的合法权益。（三）社会监督1.信息公开：供销社应按照相关规定，将采购项目的信息进行公开，包括采购项目名称、采购方式、采购金额、中标供应商等内容，接受社会公众的监督。2.接受社会举报：设立社会举报电话和邮箱，接受社会各界对采购活动中违规违纪行为的举报。对举报事项进行认真核实，依法依规处理，并及时向社会公布处理结果。六、责任追究（一）违规责任认定1.采购部门及人员责任：采购部门及人员在采购活动中存在以下行为的，应认定为违规：未按照规定的采购程序进行采购，擅自简化或省略采购环节。与供应商串通，谋取不正当利益。泄露采购机密信息，给供销社造成损失。在采购过程中接受供应商的贿赂或其他不正当利益。其他违反法律法规和本制度规定的行为。2.使用部门及人员责任：使用部门及人员在采购活动中存在以下行为的，应认定为违规：虚报采购需求，骗取采购资金。对采购项目的验收工作不认真负责，出具虚假验收报告。其他违反采购制度规定，影响采购活动正常进行的行为。3.审批部门及人员责任：审批部门及人员在采购审批过程中存在以下行为的，应认定为违规：未按照规定的审批权限和程序进行审批，擅自越权审批或违规审批。对采购申请的审核不认真，导致不合理或违规的采购项目通过审批。其他违反审批制度规定，给供销社造成损失的行为。（二）责任追究方式1.批评教育：对违规情节较轻的人员，给予批评教育，责令其改正错误行为。2.经济处罚：对违规人员视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣发奖金、罚款等。对因违规行为给供销社造成经济损失的，应责令其赔偿损失。3.行政处分：对违规情节严重的人员，给予行政处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。4.法律责任：对违反法律法规