顺德区档案管理制度

PAGE顺德区档案管理制度一、总则（一）目的为加强顺德区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于顺德区内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则全区各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的完整性和系统性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门顺德区设立专门的档案管理部门，负责全区档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）各单位档案管理职责1.各单位应明确档案管理工作的分管领导和具体负责部门，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.各单位档案管理部门应定期向顺德区档案管理部门报送档案工作情况，接受业务指导和监督检查。（三）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全和完整。3.按照规定的程序和要求，为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。4.积极参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为各项工作提供参考依据。6.遵守档案管理工作的各项规章制度，保守档案机密，维护档案的权威性和严肃性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本单位发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件等。2.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，如业务文件、技术文件、合同协议、人事档案、声像档案等。3.本单位在重大活动、重要事件中形成的文件材料，如活动方案、领导讲话、照片、录像等。4.与本单位有关的其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和保存，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制档案分类方案。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并在卷皮上填写相关信息。2.科技档案按照项目、专业、时间等进行分类，建立科技档案案卷目录。对每份科技文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并在卷皮上填写相关信息。3.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立人事档案目录。对每份人事档案材料进行编号、编目，填写档案材料目录和备考表，装订成册，并在封面上填写相关信息。4.会计档案按照会计档案管理的有关规定进行整理，建立会计档案案卷目录。对会计凭证、账簿、报表等进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并在卷皮上填写相关信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、消防器材等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁。（三）档案的数字化1.积极推进档案数字化工作，逐步实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案数字化应遵循国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量。3.建立数字化档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经本单位档案管理部门同意，并办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案，须按照法定程序办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案利用者可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅档案利用者因工作需要借阅档案，须填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、伪造、损毁或丢失。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和政策为依据，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应详细注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报本单位分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应及时、准确、完整，上报顺德区档案管理部门。（二）移交工作1.本单位撤销、合并或职能变动时，应按照国家有关规定，及时将档案移交给有关部门。2.档案移交应编制档案移交清册，清册应详细注明档案的名称、数量、保管期限等。3.档案移交双方应办理档案交接手续，交接双方负责人和档案管理人员应在档案移交清册上签字。八、附则（一）本制度由顺德区档案管理部门负责解释。（二）本制度自发