采购询价问价制度

PAGE采购询价问价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价问价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务外包等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价问价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，提供平等的询价问价机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购询价问价过程和结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价问价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价问价流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。(二）采购部门初审1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核。2.审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算情况等。如发现问题，及时与需求部门沟通并提出修改建议。（三）确定询价对象1.根据采购项目的特点和要求，采购部门通过多种渠道确定询价对象。2.渠道包括但不限于公司供应商库、行业网站、供应商推荐、招标平台等。3.选择的询价对象应具有良好的信誉、较强的供应能力和合理的价格水平。（四）发出询价文件1.采购部门向确定的询价对象发出《询价通知书》。2.《询价通知书》应包含采购项目的详细要求、询价报价表、技术规格书、交货时间及地点、售后服务要求等内容。3.明确询价报价的截止时间和方式。（五）供应商报价1.供应商收到《询价通知书》后，应按照要求认真填写询价报价表，并在规定时间内回复采购部门。2.报价应包含物资或服务的单价、总价、交货期、付款方式等详细信息。（六）询价文件整理分析1.采购部门对供应商的报价文件进行整理和分析。2.对比各供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面的差异。3.对于报价明显异常或存在疑问的供应商，及时与其沟通核实。（七）谈判与议价1.根据询价文件整理分析结果，采购部门选择部分供应商进行谈判与议价。2.谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等条款。3.通过谈判争取更有利的采购条件，降低采购成本。（八）确定供应商1.采购部门综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，确定最终供应商。2.将确定的供应商名单及采购结果报公司领导审批。（九）签订采购合同1.采购部门与确定的供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.确保采购合同符合法律法规及公司要求。三、询价问价相关职责（一）采购部门职责1.负责采购询价问价制度的执行和日常管理工作。2.组织实施采购询价问价流程，包括确定询价对象、发出询价文件、整理分析报价文件、谈判议价、确定供应商等。3.与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的相关问题。4.建立和维护供应商信息库，定期对供应商进行评估和管理。5.负责采购合同的起草、签订、执行和跟踪，确保采购合同的顺利履行。（二）需求部门职责1.提出准确、合理的采购需求，填写《采购申请表》并提交至采购部门。2.配合采购部门进行询价问价工作，提供必要的技术支持和信息。3.参与采购合同的评审，提出意见和建议。4.负责验收采购物资或服务，对不符合要求的及时反馈给采购部门。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责对采购合同中的付款条款进行审核，确保付款方式合理、合规。3.监督采购资金的使用情况，进行财务核算和报销。（四）审计部门职责1.对采购询价问价活动进行审计监督，检查采购过程是否符合制度规定和法律法规要求。2.对采购合同的签订、执行和结算情况进行审计，防范采购风险。3.对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。四、询价问价文件管理（一）文件分类1.采购申请表：记录采购需求的原始文件。2.询价通知书：向供应商发出的询价文件。3.供应商报价文件：供应商提交的报价文件。4.谈判记录：采购部门与供应商谈判的记录。5.采购合同：与供应商签订的采购协议。（二）文件编号1.对各类询价问价文件进行统一编号，以便于管理和查询。2.编号规则应明确、简洁，能够反映文件的类别、年份和顺序号。（三）文件存档1.采购部门负责将询价问价过程中产生的各类文件进行整理和存档。2.存档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，确保文件的完整性和可追溯性。3.规定文件的存档期限，以便于日后查阅和审计。五、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购询价问价活动进行审计检查，重点检查采购流程的合规性、采购结果的合理性等。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价问价过程中违规行为的举报。3.对举报内容进行及时调查核实，如发现违规行为，严肃处理相关责任人。（二）供应商反馈1.建立供应商反馈机制，鼓励供应商对采购询价问价过程中的问题提出意见和建议。2.采购部门对供应商反馈的问题进行及时处理和回复，不断改进采购工作。六、违规处理（一）违规行为界定1.在采购询价问价过程中，存在以下行为视为违规：未按照规定流程进行询价问价，擅自确定供应商。与供应商串通，谋取不正当利益。泄露询价问价信息，给公司或供应商造成损失。其他违反法律法规、公司制度及采购询价问价流程的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，视情节轻重给予相应的处理措施。情节较轻给予警告、批评教育，并责令整改。情节严重给予记过、降职、撤职等处分，涉及经济损失要求责任人赔偿相应损失。构