议标采购制度

PAGE议标采购制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的议标采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有采用议标方式进行的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：议标采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与议标的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购信息应在规定范围内公开，接受公司/组织内部监督及相关方的监督。4.择优选择原则：综合考虑供应商的报价、质量、服务、信誉等因素，选择最优供应商。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、议标采购的定义与适用情形（一）定义议标采购是指采购人直接邀请特定的供应商进行谈判，就采购事宜达成协议的采购方式。（二）适用情形1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的：例如某些特定技术、专利产品或服务，只有少数供应商能够提供。2.采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的：考虑到成本效益因素，选择议标方式更为合适。3.涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的：根据相关保密和应急要求，采用议标采购。4.公开招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的：在多次公开招标无果的情况下，可采用议标方式。5.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的：此类项目难以通过公开招标明确采购需求，议标更具灵活性。6.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的：为满足紧急需求，选择议标采购可加快采购进程。7.不能事先计算出价格总额的：如一些创新性项目或服务，价格难以预先确定，适合采用议标方式。三、议标采购的组织与职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策机构，负责对重大议标采购项目进行决策，审核采购计划、采购预算、采购方式选择等重要事项。采购决策机构由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体的议标采购活动组织实施，包括供应商邀请、谈判文件编制、谈判组织、合同签订等工作。采购执行部门应配备专业的采购人员，具备良好的沟通协调能力、商务谈判能力及市场分析能力。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息，并对采购项目的技术可行性、经济合理性等进行评估。2.技术部门：协助需求部门制定采购项目的技术标准和要求，参与谈判过程中的技术条款讨论和审核，提供技术支持和咨询。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同付款条款的审核，确保采购资金的合理使用和安全。4.法务部门：对采购合同进行法律审核，提供法律咨询和建议，确保采购合同的合法性和有效性，防范法律风险。四、议标采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交付时间等信息，并提交至采购执行部门。采购申请表应经需求部门负责人签字确认。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审查，核实采购需求的合理性和完整性。如采购项目符合议标采购适用情形，采购执行部门将采购申请表及相关资料提交至采购决策机构进行审批。采购决策机构根据公司/组织的采购政策、预算安排等因素，对采购申请进行审核，批准后下达采购任务。（三）供应商邀请采购执行部门根据采购项目的特点和需求，从公司/组织供应商库或通过市场调研等方式，选择若干家符合条件的供应商作为议标邀请对象。采购执行部门向被邀请供应商发出议标邀请函，明确议标项目的基本情况、谈判时间、地点、要求等信息。邀请函应加盖公司/组织公章。（四）谈判文件编制采购执行部门根据采购项目需求，编制谈判文件。谈判文件应包括项目概述、采购要求、技术规格、商务条款、报价要求、评标标准等内容。谈判文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。谈判文件编制过程中，采购执行部门应与需求部门、技术部门等相关部门充分沟通，确保谈判文件的要求符合项目实际需求。（五）谈判组织1.谈判准备：采购执行部门在谈判前应做好各项准备工作，包括确定谈判场地、安排谈判人员、准备谈判文件及相关资料等。谈判人员应包括采购人员、技术人员、财务人员等相关专业人员，确保谈判过程中能够全面考虑各种因素。2.谈判过程：谈判开始时，采购执行部门应向供应商介绍谈判的目的、程序和规则。供应商按照谈判文件要求进行报价，并对技术、商务等条款进行阐述和说明。采购执行部门与供应商就采购项目的各项条款进行协商谈判，双方可就价格、质量、服务、交付时间等方面进行沟通和交流，寻求达成一致意见。谈判过程中，采购执行部门应记录谈判内容，形成谈判纪要。谈判纪要应包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识等信息，经双方谈判代表签字确认。（六）评标与定标1.评标标准制定：采购执行部门根据采购项目的特点和需求，制定评标标准。评标标准应明确、具体、可量化，包括价格、质量、服务、信誉、技术方案等方面的评价指标及权重。评标标准应在谈判文件中明确告知供应商。2.评标过程：谈判结束后，采购执行部门组织评标小组对供应商的谈判响应文件进行评审。评标小组由采购执行部门、需求部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。评标小组按照评标标准对供应商的报价、技术方案、服务承诺、信誉等方面进行综合评价，推荐中标候选人。3.定标：采购决策机构根据评标小组的推荐意见，结合公司/组织的采购政策和实际情况，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购执行部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时通知未中标供应商。中标通知书应明确采购项目的名称、中标金额、中标供应商名称、中标日期等信息，加盖公司/组织公章。（七）合同签订采购执行部门与中标供应商按照谈判文件和中标通知书的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、质量要求、价格、交付时间、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应经法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目顺利实施。五、议标采购的监督与管理（一）内部监督1.采购决策监督：采购决策机构对议标采购项目的决策过程进行监督，确保决策符合公司/组织的采购政策和利益，避免决策失误和违规行为。2.采购过程监督：公司/组织内部审计部门或纪检监察部门对议标采购活动的全过程进行监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。监督部门有权调阅采购文件、谈判记录、评标报告等相关资料，对发现的问题及时提出整改意见。3.供应商管理监督：采购执行部门负责对供应商的选择、评价、管理等工作进行监督，确保供应商的选择符合公司/组织的要求，供应商的管理措施有效执行。定期对供应商的供货质量、服务水平、信誉等进行评估，对不符合要求的供应商及时采取措施进行处理。（二）外部监督（如有需要）1.接受政府监管部门监督：公司/组织的议标采购活动应接受政府相关监管部门的监督检查，遵守国家法律法规和政策要求。对于涉及公共利益、国有资金等重大采购项目，应按照规定向政府监管部门备案或报告采购情况。2.接受社会监督：在符合法律法规和公司/组织规定的前提下，公司/组织可适时向社会公开议标采购项目的相关信息，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，应认真对待，及时处理并反馈处理结果。（三）违规处理1.对违规行为的认定：对于在议标采购活动中存在的违规行为，如采购人员与供应商串通谋取私利、泄露采购机密、违反采购程序等，应进行严肃认定。认定违规行为应依据相关法律法规、公司/组织制度及采购文件等证据材料。2.违规处理措施：对于认定的违规行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同、追究法律责任等。对违规供应商，公司/组织将视情况采取暂停合作、取消合作