学院会计档案制度

PAGE学院会计档案制度一、总则（一）目的为了加强学院会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门在会计核算过程中形成的会计档案的管理。（三）定义会计档案是指学院在进行会计核算等过程中接收或形成记录和反映学院经济业务事项具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。学院会计档案管理工作由学院财务部门统一领导，各部门负责本部门会计档案的收集、整理和移交等工作，接受财务部门的监督和指导。2.依法依规原则。严格按照国家法律法规和行业标准对会计档案进行管理，确保会计档案的合法性、规范性和完整性。3.安全保密原则。采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失，同时严格遵守保密规定，防止会计信息泄露。4.方便利用原则。在保证会计档案安全和保密的前提下，应便于学院内部各部门及相关人员查阅和利用会计档案，提高工作效率。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等各种外来和自制的原始凭证。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制记录经济业务的会计分录凭证。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、固定资产明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.辅助账簿，为满足某些特定需要而设置的补充性账簿，如固定资产卡片账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，反映学院月度财务状况和经营成果的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，在月度报告基础上进一步汇总和分析的季度报告。3.年度财务会计报告，全面反映学院年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异的表格。2.银行对账单，银行提供的反映学院银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表，学院按照国家税收法规规定填报的各类纳税申报表。4.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册，记录会计档案移交、保管和销毁情况的清册。5.会计电算化数据备份，包括电子会计凭证、账簿、报表等数据的备份存储介质。6.其他与会计核算相关的资料，如财务分析报告、审计报告等。三、会计档案的整理（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，按期装订成册，并加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容。2.会计账簿应在年度终了后，将各账户的余额结转下年，在摘要栏注明"结转下年"字样，并在新账第一行余额栏内填写上年结转的余额，在摘要栏注明"上年结转"字样。然后将账簿整理装订成册，加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度等内容。3.财务会计报告应按照月度、季度、年度分别整理，装订成册，并加盖单位公章，由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料应按照类别和时间顺序进行整理，分别装订成册或装盒，并注明资料名称、年度、月份等内容。（二）分类编号1.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别进行分类。2.每类会计档案应按照形成时间顺序进行编号，编号应连续、清晰、唯一，便于查找和管理。例如，会计凭证可按照年份和月份顺序编号，如"20XX年X月第X号"；会计账簿可按照账簿名称和年份编号，如"总账20XX年"；财务会计报告可按照年份和报告种类编号，如"20XX年度资产负债表"；其他会计资料可按照资料类别和年份编号，如"20XX年银行存款余额调节表"。（三）装盒或上架1.整理好的会计档案应装入专门的档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息，便于快速查找和取用。2.档案盒应采用符合档案管理要求的规格和材质，确保档案的安全保存。档案柜应定期检查和维护，保证档案存放环境的干燥、通风和安全。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿中，总账、明细账、日记账的保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告中，月度、季度财务会计报告的保管期限为10年，年度财务会计报告的保管期限为永久。4.其他会计资料中，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表的保管期限为10年；会计档案移交清册的保管期限为30年；会计档案保管清册和销毁清册的保管期限为永久；会计电算化数据备份应与纸质会计档案保管期限一致。（二）保管地点1.学院应设立专门的会计档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全保存。2.会计档案保管库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合档案保管要求，一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.会计档案也可采用电子存储方式进行备份保管，但电子存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。电子存储地点应具备安全可靠的网络环境和数据备份设备，防止数据丢失或损坏。（三）保管人员职责1.负责会计档案的整理、装订、编号、装盒或上架等工作，确保会计档案的整理规范、有序。2.严格按照规定的保管期限和保管要求，对会计档案进行妥善保管，定期检查会计档案的保管情况，发现问题及时报告并采取相应措施。3.负责办理会计档案的查阅、借阅、归还等手续，登记相关记录，确保会计档案的借阅安全和有序。4.保守会计档案的秘密，不得擅自泄露会计档案的内容，防止会计信息泄露给无关人员。5.在会计档案保管期满后，按照规定的程序和要求，负责组织会计档案的鉴定和销毁工作。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学院内部各部门因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字批准后，交财务部门负责人审核同意。2.财务部门应指定专人负责接待查阅人员，按照申请表批准的范围提供会计档案，并在查阅现场进行监督，防止会计档案被篡改、损毁或丢失。3.涉及学院重要财务信息或机密事项的会计档案，查阅范围应严格限定，并经学院主管领导批准后方可查阅。（二）借阅程序1.学院内部各部门因工作需要借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还日期等内容，经本部门负责人签字后，交财务部门负责人审批。2.财务部门负责人根据申请情况进行审核，对于确需借阅应在申请表上签字批准，并注明借阅期限和归还要求。3.借阅人员凭批准后的申请表到财务部门办理借阅手续，借阅人员应在《会计档案借阅登记簿》上签字登记，注明借阅日期、档案名称、编号、借阅期限等信息。4.财务部门应按照批准的借阅期限和归还要求，督促借阅人员按时归还会计档案。借阅人员归还档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后在《会计档案借阅登记簿》上签字注销。（三）查阅与借阅要求1.查阅或借阅会计档案时，查阅或借阅人员应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏或撕毁。2.查阅或借阅人员不得将会计档案带出指定的查阅或借阅地点，如需复印或摘录相关内容，应经财务部门负责人同意，并在规定的范围内进行。3.查阅或借阅人员应严格遵守保密规定，不得将会计档案的内容泄露给无关人员，不得利用会计档案谋取私利。4.查阅或借阅人员在查阅或借阅过程中发现会计档案存在问题或疑问时，应及时向财务部门反映，不得擅自处理。六、会计档案的移交（一）移交时间1.根据学院档案管理规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制会计档案移交清册，移交学院档案管理部门统一保管。2.财务部门在办理会计档案移交手续前，应按照本制度的要求对会计档案进行整理、分类、编号等工作，确保会计档案的完整性和规范性。（二）移交程序1.财务部门在会计档案保管期满前一个月，应通知档案管理部门做好接收准备工作，并编制《会计档案移交清册》，详细列出移交会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。2.档案管理部门收到移交清册后，应进行认真核对，确认无误后，在移交清册上签字盖章，并办理交接手续。交接双方应按照移交清册所列内容，当面逐项核对点收会计档案，确保会计档案的数量和质量相符。3.交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在《会计档案移交清册》上签名或盖章，注明交接日期。《会计档案移交清册》应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。（三）移交要求1.移交的会计档案应保持原整理状态，不得随意拆封、重新整理或更改编号。2.对于电子会计档案，移交时应确保电子数据的完整性和可读性，同时提供相应的存储介质和读取设备，并在移交清册中注明电子会计档案的存储格式、软件版本等信息。3.档案管理部门接收会计档案后，应按照规定的保管要求和保管期限进行妥善保管，并建立健全会计档案查阅、借阅等管理制度，确保会计档案的安全和有效利用。七、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且按照国家有关规定已无继续保存价值可以按照本制度规定的程序进行销毁。2.对于涉及未结清的债权债务的原始凭证，在结清债权债务前，不得销毁。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门会同档案管理部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》应报学院主管领导审批。主管领导应认真审核销毁意见和销毁清册，确保销毁的会计档案确已无保存价值，并符合国家有关规定。3.经主管领导批准后，由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学院主管领导。（三）销毁要求1.销毁会计档案时，应当采用焚烧、粉碎等可靠方式进行，确保会计档案的彻底销毁，防止会计档案信息的恢复和泄露。2.对于电子会计档案的销毁，应按照国家有关电子数据销毁的规定进行操作，确保电子数据被彻底删除或格式化，无法再被恢复。3.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并将记录作为会计档案销毁清册的附件一并保存。八、附则（一