乡镇工会档案管理制度

PAGE乡镇工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合乡镇工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇工会机关及所属各基层工会组织形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。乡镇工会档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则。档案应如实反映工会工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性。3.方便利用原则。档案管理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则。加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门乡镇工会设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.编制档案检索工具，建立健全档案管理制度，提高档案管理水平。3.负责档案的借阅、查阅服务，按照规定办理借阅手续，及时催还档案。4.定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。5.参与档案的鉴定、销毁工作，严格按照规定程序进行操作。6.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为工会工作提供参考依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会下发的各类文件、通知、指示、规定等。2.乡镇工会制定的工作计划、总结、报告、决议、决定等文件材料。3.工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等会议记录、纪要、决议等。4.工会组织建设、会员管理、劳动竞赛、职工维权、文化活动等方面形成的文件材料。5.工会财务预决算、经费收支、资产管理等方面的文件材料。6.工会与其他单位、部门的往来文件、信函、协议等。7.反映工会工作的照片、音像资料、荣誉证书等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理室。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，采用统一的分类标准和编号方法。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为党群工作类、行政管理类、工会业务类、财务管理类、声像档案类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数等内容，以便查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案应在次年上半年完成归档工作。2.重大活动、重要事件形成的档案应及时归档。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合整理要求。2.归档的档案应编制移交清单，双方签字确认。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映乡镇工会主要职能活动和历史面貌对乡镇工会工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为30年和10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。（四）保管措施1.档案管理室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家法律法规和本制度的规定。2.服务大局原则。档案利用应围绕乡镇工会工作大局，为工会各项工作提供支持。3.方便快捷原则。档案利用应简化手续，提高效率，方便利用者查阅。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案管理室查阅档案。2.借阅：因工作需要，利用者可办理借阅手续，将档案借出使用，但应按时归还。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容等，经档案管理人员同意后，方可查阅。2.借阅档案：利用者应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，应办理续借手续。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.查阅档案时，应在档案管理室指定的地点进行，不得将档案带出室外。3.借阅的档案应按时归还，如需延期，应提前办理续借手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和乡镇工会档案管理规定为依据。2.从档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等方面进行综合鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其价值和保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、内容、形式等因素，综合分析其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.编制销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、数量等内容。3.经乡镇工会领导批准后，按照规定程序进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。5.销毁清册应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.乡镇工会撤销、合并时，应按照规定将档案移交给有关部门。移交档案时，应编制移交清单，双方签字确认。2.档案管理人员工作变动时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。八、附则（一）本制度自发布之日起施行。（二）本制度由乡镇工会负责解释。日期：[具体日期]乡镇工会