万科零星采购管理制度

PAGE万科零星采购管理制度一、总则（一）目的为规范万科集团各公司零星采购行为，加强零星采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于万科集团旗下各房地产开发公司、物业管理公司及其他相关业务公司（以下统称"公司"）的零星采购活动。（三）定义1.零星采购：指公司因日常经营、工程维修、办公需求等临时性、小额性采购活动，单次采购金额一般在[X]元以下（具体金额标准可根据公司实际情况设定）。2.采购主体：指负责具体实施零星采购活动的公司内部部门或人员。（四）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开透明接受公司内部监督，确保公平竞争。4.及时性原则：根据业务需求及时进行采购确保生产经营活动不受影响。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出：各部门根据实际工作需要填写《零星采购申请表》详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.审批：申请表提交至相关审批层级，按照公司审批权限规定进行审批。审批通过后申请表作为采购依据流转至采购部门。（二）采购实施1.采购部门选择供应商根据采购需求在公司合格供应商名录中选择合适供应商进行询价、比价或议价。若名录中无合适供应商采购部门可通过公开渠道寻找新供应商进行资质审核与评估合格后纳入名录。向选定供应商发送《采购询价单》或《采购订单》明确采购物品或服务的各项要求、交货时间、付款方式等条款并要求供应商签字确认。2.供应商报价及确认供应商收到询价单或订单后应在规定时间内进行报价。采购部门对各供应商报价进行比较分析选择价格合理、质量可靠、信誉良好的供应商确定最终采购价格与供应商签订采购合同或采购协议（若单次采购金额较小可不签订正式合同但需有采购订单等书面记录）。采购合同或协议应明确双方权利义务包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款确保在采购过程中双方权益得到保障。（三）验收与付款1.验收采购物品或服务到货后采购部门应及时通知需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员按照合同约定的质量标准、规格、数量等要求对采购物品或服务进行检验核实。根据验收结果填写《验收报告》验收合格的由验收人员签字确认；验收不合格的应注明不合格原因并提出处理意见及时与供应商沟通协商解决办法。2.付款需求部门根据验收合格的《验收报告》及采购合同或协议填写《付款申请单》注明付款金额、付款方式、收款单位等信息并附上相关发票、送货单等凭证提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核核对相关凭证与合同条款无误后按照公司财务制度及审批流程进行付款审批。审批通过后财务部门办理付款手续将款项支付给供应商。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求编制零星采购预算。预算内容应包括采购项目名称、规格、数量、预计金额等详细信息并按照公司预算编制要求和时间节点提交至财务部门汇总。2.财务部门对各部门提交的采购预算进行审核与平衡结合公司年度财务预算目标和资金状况编制公司整体零星采购预算报公司管理层审批。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算应按照公司预算调整流程进行申请与审批。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控定期统计分析各部门采购支出与预算的差异情况及时发现并纠正超预算采购行为。四、供应商管理（一）供应商选择与评估1.供应商选择标准具有合法经营资质具备良好商业信誉和财务状况。产品质量可靠、价格合理、服务周到能够满足公司采购需求。具有较强的生产能力和供应保障能力能够按时、按质、按量交货。遵守国家法律法规和行业规范无不良经营记录。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。建立供应商评估档案记录评估结果作为供应商选择、合作关系维护及淘汰的依据。（二）供应商名录管理1.建立合格供应商名录：采购部门负责收集、整理供应商信息对符合选择标准的供应商进行资质审核与实地考察合格后纳入公司合格供应商名录。2.名录更新与维护：定期对供应商名录进行更新淘汰不合格供应商补充新的优质供应商确保名录中的供应商具备持续供应能力和良好合作信誉。（三）供应商关系管理1.采购部门与供应商保持密切沟通及时了解供应商生产经营状况、产品质量情况等信息协调解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商激励机制对表现优秀的供应商给予一定奖励如优先合作、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改直至淘汰处理。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对零星采购活动进行风险识别分析可能存在的风险因素如供应商违约、质量问题、价格波动、法律合规风险等。2.对识别出的风险进行评估确定风险等级和影响程度为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险在采购合同或协议中明确违约责任条款加大对供应商违约行为的约束力度。加强对供应商的日常管理与监督定期评估供应商信用状况及时发现潜在违约风险并采取相应措施。通过要求供应商提供履约保证金、银行保函等方式降低供应商违约造成的损失。2.质量问题风险在采购合同中明确质量标准和验收条款加强对采购物品或服务的质量检验确保符合要求。要求供应商提供质量合格证明文件并在验收过程中严格按照标准进行检验。建立质量反馈机制对出现质量问题的供应商及时进行沟通协商并要求其采取整改措施如换货、退货、赔偿损失等。3.价格波动风险关注市场价格动态与供应商协商签订价格调整条款或采用灵活的定价方式如定期定价、随行就市定价等。建立价格预警机制当市场价格波动较大时及时调整采购策略或与供应商重新谈判价格。4.法律合规风险加强对采购人员法律法规培训提高法律意识确保采购活动合法合规。在采购合同签订前对合同条款进行法律审核避免出现法律漏洞和风险。定期对采购活动进行内部审计检查是否存在违反法律法规的行为及时发现并纠正问题。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对零星采购活动进行审计检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本控制等方面内容。2.财务部门负责对采购付款进行审核监督确保付款符合公司财务制度和合同约定。3.采购部门应建立内部监督机制定期对采购工作进行自查自纠发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查积极配合提供相关资料和信息。2