万科采购规章制度

PAGE万科采购规章制度一、总则（一）目的本采购规章制度旨在规范万科集团及下属各公司（以下统称"公司"）的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、透明，保障公司利益，提高采购质量和效益，满足公司业务发展需求。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于工程建设、物资设备、服务等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.公正性原则：采购活动应公平、公正、公开，维护供应商合法权益，杜绝不正当竞争。5.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，严格保密，不得泄露。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等。其职责为：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责具体采购项目的实施。采购部门职责如下：1.制定采购计划和预算，报采购决策委员会审批。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的进度跟踪、质量控制和验收工作。4.建立和维护供应商管理体系。5.整理和归档采购文件和资料。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择和验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算等工作。3.法务部门：对采购合同等法律文件进行审核，提供法律咨询和支持。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求识别：各需求部门根据业务发展需要，识别采购需求，填写《采购需求申请表》详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.需求审核：采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。对于重大采购需求，需提交采购决策委员会审议。（二）采购计划制定1.采购计划编制：采购部门根据审核通过的采购需求，结合公司库存情况、市场供应情况等，编制采购计划，并明确采购方式、采购预算等内容。采购计划报采购决策委员会审批后实施。2.采购预算编制：财务部门根据采购计划，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额、支付方式等。采购预算经审批后，作为采购资金控制的依据。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括企业资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.供应商实地考察：对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，评估其是否具备满足采购需求的能力。3.供应商评审与确定：采购部门组织需求部门、法务部门等相关人员对潜在供应商进行综合评审，根据评审结果确定合格供应商名单。合格供应商名单报采购决策委员会备案。4.供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等。定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。(四)采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与确定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，维护公司利益，争取有利的采购条件。2.合同起草与审核：采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。法务部门对采购合同进行审核，确保合同合法合规。3.合同签订：采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门负责合同的签订、履行和存档工作。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购项目实施与监控1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购标的、数量、交货期等具体要求。2.进度跟踪：采购部门定期跟踪采购项目的实施进度，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。对于出现的问题，及时采取措施解决，并向相关部门汇报。3.质量控制：需求部门和采购部门共同对采购项目的质量进行控制。在采购过程中，按照合同约定的质量标准进行检验和验收。对于不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其采取整改措施或重新供货。（六）采购验收1.验收准备：采购项目完成后，采购部门通知需求部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组，制定验收方案，明确验收标准和方法。2.验收实施：验收小组按照验收方案对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等方面。验收过程中，应严格按照合同约定和相关标准进行检验，确保采购项目符合要求。3.验收报告：验收完成后，验收小组出具验收报告。验收报告应包括验收结论、存在问题及整改建议等内容。验收报告经相关人员签字确认后存档。对于验收合格的采购项目进入付款流程，对于验收不合格的采购项目，采购部门应根据合同约定要求供应商整改或承担相应责任。（七）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同金额支付金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告等相关文件。2.付款审核：财务部门收到《采购付款申请表》后，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，报公司领导审批付款。3.付款执行：财务部门根据公司领导的审批意见，按照采购合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。付款过程中，应严格遵守财务管理制度，确保付款安全、准确。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。2.招标程序：采购部门制定招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标条件不具备、时间紧迫或需要与供应商进行谈判以确定采购方案的采购项目。2.谈判程序：采购部门确定参与谈判的供应商名单，与供应商进行谈判。谈判过程中，采购人员应与供应商就采购价格、交货期、质量标准等条款进行协商，争取有利的采购条件。根据谈判结果确定成交供应商。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购标的规格、标准统一市场供应充足、价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其提供报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十等特殊情况的采购项目。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。报采购决策委员会审批。审批通过后，与供应商签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商。与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿措施。定期对供应商进行评价和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购过程中的质量控制。要求供应商提供质量保证文件，对采购项目进行严格检验和验收。对于质量不合格的采购项目，及时与供应商协商解决，要求其采取整改措施或重新供货。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格预警机制。在采购谈判中，充分了解市场行情，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可以采用套期保值等方式进行价格风险管理。4.法律法规风险管理：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，及时咨询法务部门，防范法律风险。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购文件和资料的完整性、采购合同的履行情况等。发现问题及时整改，并向公司领导汇报。2.内部审计：公司内部审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性。审计内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、合同签订与履行、采购资金使用等方面。对于审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关