某律师事务所案件管理细则

某律师事务所案件管理细则一、总则

(一)目的：依据《律师执业行为规范》及律师事务所内部经营战略，针对案件管理中存在的流程不清晰、资源分配不合理、客户沟通效率低等问题，设定本细则。核心目标在于规范案件承接、执行、归档等环节，防控执业风险，提升服务质量，降低运营成本。

1、明确案件从受理到办结的全流程管理标准。

2、建立以客户需求为导向、以风险防控为底线的管理体系。

(二)适用范围：覆盖律师事务所全体律师、案件管理员、行政人员及合作辅助机构。正式员工须严格遵守，外包服务及合作机构参照执行。涉及重大疑难案件或涉外案件时，由主任会议审议决定是否适用特别管理措施。

1、案件管理员负责全流程跟踪与协调，律师承担专业责任。

2、行政人员提供后勤支持，合作机构按约定提供专项服务。

(三)核心原则：坚持客户至上、风险防控、权责统一、高效协同原则。强调案件管理的专业性、规范性与时效性，确保每个环节责任到人。

1、客户需求响应时间不超过24小时，复杂需求48小时内提供初步方案。

2、风险预警机制须在问题萌芽阶段介入，防止事态扩大。

(四)层级与关联：本细则为部门级管理制度，与人事管理制度、财务报销制度、档案管理制度等关联。制度冲突时，以本细则为准，特殊情况报主任审批。

1、案件管理员向部门负责人汇报工作，接受监督。

2、财务报销需经案件管理员审核，确保符合收费标准。

(五)相关概念说明

1、案件管理员：负责案件全流程跟踪、资源协调与客户沟通的专业人员。

2、风险预警：指在案件执行过程中发现可能导致损失或声誉损害的苗头性问题时，立即启动应对预案。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：律师事务所设主任1名，分管合伙人3名，下设案件管理部、业务执行部、行政部。案件管理部设部长1名，案件管理员4名。层级关系为主任→分管合伙人→部门负责人→岗位人员，确保权责清晰、指令直达。

1、主任负责顶层决策，分管合伙人分管领域重大事项审批。

2、案件管理部独立运行，直接向主任汇报，减少中间环节。

(二)决策与职责：主任负责制定年度案件分配策略，分管合伙人负责审核重大案件执行方案。案件管理员对分配的案件行使跟踪权，但无决策权，重大调整须上报。

1、主任决策范围包括案件分配规则、收费标准、风险容忍度。

2、分管合伙人审批权限为标的额超50万元案件的执行方案。

(三)执行与职责：案件管理员职责包括案件信息录入、客户需求确认、执行团队匹配、进度报告撰写。律师职责为提供专业意见、执行法律文书、撰写工作报告。行政人员提供技术支持。

1、案件管理员须在案件受理后3日内完成需求确认，7日内提交执行方案。

2、律师须在收到执行方案后5日内签署确认，逾期视为同意。

(四)监督与职责：案件管理部每周召开例会，对超期案件、风险案件进行专项讨论。行政部不定期抽查案件材料完整性，结果纳入绩效考评。

1、监督方式为会议纪要、书面检查、系统数据核对。

2、监督结果分为整改、警告、绩效扣减三种应用方式。

(五)协调联动：建立部门间三级沟通机制。一级为日常对接，案件管理员每日与律师沟通；二级为周例会，部门负责人参与；三级为紧急协调，启动主任会商程序。

1、协调内容限于资源调配、客户投诉处理、风险应对。

2、紧急协调须在2小时内完成初步方案，24小时内正式确认。

三、案件承接与分配

(一)承接条件：律师事务所以签订委托代理合同为承接标志。案件受理前，需确认客户身份、案件事实、代理权限，并评估专业匹配度。不符合条件的案件不予承接。

1、客户身份验证通过公安部户籍系统核验，代理权限需客户提供书面授权。

2、专业匹配度由分管合伙人审核，确保律师擅长相关领域。

(二)信息录入：案件管理员在系统内录入案件基本信息，包括客户名称、联系方式、案件类型、标的额、预计周期。信息须在受理后2小时内完成，确保准确无误。

1、系统录入字段包括十项基础信息，不得遗漏。

2、录入错误须在发现后4小时内修正，并通知相关人员。

(三)分配原则：按律师专业特长、案件类型、工作量均衡分配。紧急案件优先分配给资深律师，重大疑难案件由主任指定执行团队。分配结果须在3个工作日内公布。

1、分配依据为律师擅长领域数据库，由业务执行部维护更新。

2、律师对分配结果有异议可申请复核，由分管合伙人裁决。

(四)资源匹配：案件管理员负责协调执行团队，包括律师、助理、书记员。行政部提供技术设备支持，确保执行顺畅。

1、团队配置须在分配后2日内完成，紧急案件12小时内到位。

2、行政部需在收到需求后4小时内完成设备调试。

四、案件执行与跟踪

(一)管理目标与核心指标：设定案件执行准时完成率、客户满意度、风险发生率等核心指标。准时完成率目标为90%，客户满意度不低于95分，风险发生率控制在1%以内。指标统计以系统数据为准，每月汇总分析。

1、案件执行周期按案件类型设定基准值，超出基准值20%需说明原因。

2、客户满意度通过回访问卷统计，每案结束后1个月内完成。

(二)专业标准与规范：制定案件执行阶段管理标准，包括证据收集、法律文书制作、客户沟通等环节。标注高风险控制点，如证据链不完整、法律关系认定错误等，对应防控措施为执行前风险评审。

1、证据收集需完整记录来源、时间、保管人，由案件管理员审核。

2、法律文书制作须经律师复核，复杂案件需分管合伙人把关。

(三)管理方法与工具：采用项目管理法跟踪执行进度，使用案件管理系统记录关键节点。行政部定期更新系统使用培训，确保全员掌握基本操作。

1、系统需记录五个关键节点：证据收集完成、开庭准备就绪、判决/调解书送达、费用结算、归档。

2、培训每季度开展一次，新员工必须参加考核合格后方可独立操作。

五、案件进度与风险控制

(一)主流程设计：案件执行流程为“受理-准备-执行-收尾-归档”。受理阶段由案件管理员确认需求，准备阶段由律师制定方案，执行阶段跟踪进展，收尾阶段完成结算，归档阶段移交材料。各环节责任主体明确，时限按标准执行。

1、受理阶段需在2日内完成客户需求确认，准备阶段5日内提交方案。

2、执行阶段每日提交进度报告，收尾阶段3日内完成费用结算。

(二)子流程说明：证据收集子流程包括需求确认、资源调配、结果验收三个环节。与主流程衔接节点为准备阶段，需提供完整证据链供律师评审。

1、证据收集需求需明确具体要求，如公证、鉴定等特殊程序。

2、资源调配由案件管理员协调，验收由执行律师负责。

(三)流程关键控制点：设立证据完整性校验、法律关系评审、客户沟通确认三个关键控制点。高风险点为证据链不完整，增设双人交叉复核机制。

1、证据完整性校验由案件管理员与律师共同完成。

2、法律关系评审由分管合伙人组织，必要时邀请外部专家参与。

(四)流程优化机制：每年12月启动流程复盘，由案件管理部牵头，行政部配合。优化方案需经主任会议审议，简化审批流程，重点解决高频问题。

1、复盘内容包括周期延误、客户投诉、风险事件三大类。

2、优化方案须在次年3月前实施，并跟踪效果。

六、权限与审批管理

(一)权限设计：按案件类型（民事、刑事、非诉）、标的额（10万以下、10-50万、50万以上）及岗位层级（助理、律师、案件管理员）分配权限。常规权限包括信息查询、进度更新，特殊权限为费用调整、执行方案修改，权限层级分为操作、审核、决策三级。

1、助理仅限查询权限，律师可操作和审核，案件管理员可操作和决策。

2、标的额超过50万的案件需分管合伙人审核，主任决策。

(二)审批权限标准：审批层级按金额划分，10万元以下由律师审批，10-50万元需案件管理员复核，50万元以上分管合伙人审批。审批时限不超过2个工作日，禁止越权审批，审批记录系统自动生成。

1、审批节点设置在关键环节：费用收取、方案变更、紧急情况处理。

2、越权审批视为无效，责任主体承担相应绩效扣减。

(三)授权与代理：正式授权需书面形式，明确代理事项、期限（最长不超过案件周期）、权限范围。临时代理需经分管合伙人批准，最长不超过3日，交接时需书面报备。

1、授权书需客户签字并加盖公章，由案件管理员备案。

2、临时代理需在1日内完成交接，并通知客户。

(四)异常审批流程：紧急情况可启动加急审批，由主任特批。权限外事项需提交书面说明，经分管合伙人解释后按标准审批。异常审批需记录原因、处理人、结果。

1、加急审批须在系统标注特殊标记，优先处理。

2、权限外事项说明需包含风险评估及备选方案。

七、执行监督与考核

(一)执行要求与标准：明确案件执行须在系统记录五个关键节点，信息录入须真实完整。执行不到位判定标准为：周期延误超过10%、客户投诉未及时处理、风险事件未上报。

1、系统记录需包含时间、责任主体、操作内容。

2、执行不到位由分管合伙人约谈，连续两次需绩效考核扣减。

(二)监督机制设计：建立月度例行监督与季度专项监督，覆盖全部案件类型。监督周期为每月最后一个工作日，专项监督每季度第二个月开展，重点检查证据管理、客户沟通两个内控环节。

1、例行监督由案件管理员执行，专项监督由分管合伙人带队。

2、内控环节检查需现场核对，系统数据抽查。

(三)检查与审计：监督内容包括案件周期、客户满意度、风险事件三个维度。检查方法为系统数据比对、材料抽查、客户回访。检查结果形成书面报告，明确整改责任人及完成时限。

1、系统数据比对需核对10%以上案件。

2、整改结果纳入下月例行监督。

(四)执行情况报告：每月5日前提交执行报告，包括案件数量、周期统计、风险事件、客户投诉、改进建议。报告需包含核心数据、问题分析、改进措施，作为绩效考评依据。

1、报告需包含三个核心数据：准时完成率、风险发生率、客户满意度。

2、改进建议需具体可操作，如加强某环节培训、优化某流程节点。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定案件质量、客户满意度、风险防控、效率四项考核指标。权重分别为40%、30%、20%、10%，评分标准为优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）。考核对象为案件管理员、律师及助理，每季度考核一次。

1、案件质量通过胜诉率、调解率、文书质量评估。

2、客户满意度采用回访问卷评分，低于85分启动改进。

(二)评估周期与方法：考核周期为季度，采用自评与部门复核相结合方式。自评由员工提交述职报告，部门复核由分管合伙人组织，重点关注风险防控指标。

1、自评报告需包含案件数据、问题分析、改进措施。

2、部门复核需查阅案件材料，必要时进行访谈。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环，一般问题整改时限15日，重大问题30日。按问题严重程度分为三级：一般（整改后复核）、重大（分管合伙人监督）、特别重大（主任会议审议）。

1、整改方案需明确措施、责任人、时限。

2、复核由案件管理员执行，特别重大问题需联合行政部。

(四)持续改进流程：基于考核结果、检查发现、业务变化每月召开改进会。建议收集通过部门周会，简易评估由分管合伙人审核，审批权限为主任，跟踪由案件管理部负责。

1、改进建议需提交书面方案，包含预期效果、实施步骤。

2、培训由行政部组织，重点讲解修订内容，考核合格率需达95%。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括重大案件突破、风险防控成效显著、客户特别表扬三类。奖励类型为奖金、荣誉证书，标准按贡献等级设定。程序为员工申报、部门审核、主任审批，审批后公示3日，财务部3日内发放。

1、重大案件突破指标的案件胜诉率超90%或标的额超100万。

2、公示通过律所公告栏及内部邮件。

(二)处罚标准与程序：违规行为分为一般（警告、书面检查）、较重（绩效扣减、降级）、严重（解聘）三类。标准按《律师执业行为规范》及内部制度界定。程序为调查取证、书面告知、员工申辩、部门审批，审批后执行。

1、调查取证需两名以上人员参与，形成笔录。

2、员工申辩权在收到告知后3日内行使。

(三)申诉与复议：员工对处罚不服可向主任申请复议，条件为收到处罚决定后5日内。复议由分管合伙人组织，5个工作日内出具结果，全程记录存档。

1、复议需查阅原始材料，必要时进行听证。

2、复议结果为维持、撤销或变更。

十、附则

(一)制度解释权：本细则由案件管理部负责解释。

1、解释结果通过律所内部文件发布。

2、涉及法律问题由法律顾问参与。

(二)相关索引：关联《律师执业行为规范》、《人事管理制度》、《财务报销制度》、《档案管理制度》。

1、《律师执业行为规范》与本细则条款对应关系由案件管理部编制目录。

2、财务报销需参照收费标准，档案管理需同步归档案件材料。

(三)修订与废止：修订条